Een deadline die al verlopen is, een tender die openstaat bij een bedrijf waarmee je geen enkele relatie hebt, de verkeerde mensen uit je salesteam aan tafel schuiven of pas overgaan tot actie wanneer de tender al gepubliceerd is.
Grote kans dat een van deze redenen ervoor zorgt dat tenders aan je neus voorbij vliegen. Wat jij nodig hebt is een efficiënt tenderproces.
Een effectieve methode voor het inschrijven op tenders is de Bidcycle Methodiek®. Deze methodiek bestaat uit drie fases: Beïnvloeden, Voorbereiden en Tenderen. Aan de hand van deze fasen geven we je vijf tips hoe jij de efficiëntie van het tenderproces kan vergroten en op die manier je kansen toenemen.
Tip 1: Wees voorbereid op aankomende tenderpublicaties
Wanneer je wordt overvallen met een tender die plotseling wordt gepubliceerd, ben je te laat. Door goede forecasting kan je hierop beter anticiperen. Hiermee weet je namelijk precies welke contracten wanneer aflopen. Dat geldt voor je eigen contracten, maar ook van die van je concurrenten. Zodra je deze informatie voorhanden hebt, kan je starten met beïnvloeden.
Je kunt dit tot wel twaalf maanden van tevoren inzien met de software van TenderApp. Hierdoor kan je vooraf al invloed uitoefenen en ervoor zorgen dat je met de juiste persoon aan tafel komt. De kans is groter dat je huidige tenders worden verlengd en dat tenders die je de vorige keer net niet won, nu wél binnenhaalt. Lees ook ons eerdere artikel hoe je je optimaal voorbereidt op een naderende tender.
Tip 2: Stoom je salesteam klaar
Is een tender aan je neus voorbijgegaan? Grote kans dat dat kwam omdat je salesteam niet optimaal was voorbereid. Goede voorbereiding is het halve werk. In ons geval: méér dan het halve werk. Doordat je met TenderApp tot twaalf maanden van tevoren inzicht krijgt in welke contracten aflopen en doordat je inzicht krijgt in eerdere gunningsinformatie, kan je je salesteam beter klaarstomen.
Neem de tijd voor het samenstellen van je optimale tenderteam, door te bepalen wie de kernrollen het beste kunnen vervullen. Zo stap je met meer vertrouwen het aanbestedingsproces in.
Tip 3: Bepaal op welke tenders je wilt inschrijven
Dagelijks worden er talloze tenders gepubliceerd op twaalf verschillende platformen. Behoorlijk overweldigend en intensief als je in het wilde weg begint met inschrijven. In de voorbereidingsfase neem je goed gefundeerd het besluit of je je wel of niet inschrijft op een tender.
Factoren die hierbij van belang zijn, zijn onder andere de kwaliteit van de concurrentie maar ook het aantal concurrenten dat zich hierop inschrijft. Hoe minder concurrentie, hoe groter de winkans. Heb je een grote opdracht in het vizier waarop veel concurrenten zich willen inschrijven? Zoek dan ook kleinere aanbestedingen in hetzelfde werkveld die tegelijkertijd met de grote opdracht lopen. Zo vergroot je je winkansen met dezelfde investering.
Tip 4: Gebruik uitsluitend verrijkte tenderdata
Tijd om te tenderen. De tender wordt gepubliceerd en je wilt zoveel mogelijk informatie verzamelen. Deze tenders zijn vaak uitgebreid en brengen een hele lap aan informatie met zich mee. Niet erg efficiënt voor jouw tenderproces.
Bij TenderApp zorgen we dat binnen 24 uur na publicatie de tenders, ínclusief verrijkte tenderdata, aan onze database worden toegevoegd. Aan de originele data wordt een samenvatting toegevoegd met daarin de belangrijkste informatie om snel een weloverwogen go/no-go beslissing te nemen: een samenvattende zin, de scope van werkzaamheden, de omvang of totale waarde van de opdracht, contractinformatie zoals de looptijd en eventuele extra opmerkingen van TenderApp. Zo kan je sneller de benodigde informatie aanleveren en op die manier ruim voor de deadline de tender indienen.
Tip 5: Gebruik TenderApp voor een efficiënter tenderproces
Onze belangrijkste tip? TenderApp gebruiken. We snappen dat deze tip misschien niet helemaal objectief klinkt vanuit ons. Maar keer op keer horen we van onze gebruikers dat ze door het gebruik van TenderApp daadwerkelijk meer aanbestedingen winnen. Lees ter illustratie ook het klantverhaal van Bidmanager Paul Scholten, werkzaam bij Lenovo.
Naast dat je bovenstaande tips kunt automatiseren binnen TenderApp, kun je ook nog gebruik maken van de nieuwste functionaliteit in TenderApp; Taken. Hiermee kan je je tenderprocessen in TenderApp faciliteren door taken aan gebruikers binnen je organisatie toe te wijzen. Hierdoor krijg je helder overzicht van de voortgang van het totale tenderproces van signalering tot inschrijving.
Tot slot wordt onze database aangevuld met tags, waarvan bewezen is dat deze doeltreffender werken dan de CPV-codes van de overheid. Zo zijn eerder gepubliceerde aanbestedingen gemakkelijker in ons systeem te vinden en loop je nooit meer een belangrijke tender mis. Kortom: meer overzicht en een efficiëntere werkwijze.
En is die ene tender dan toch aan je neus voorbij gegaan? Wij vragen gunningsinformatie op en koppelen deze aan de KVK-database. Zo weet je welke organisatie de tender heeft gewonnen. Het is bovendien mogelijk om o.a. je concurrent of specifieke aanbestedende diensten te volgen. Hiermee start je in de toekomst goed geïnformeerd aan ieder tenderproces.
Benieuwd wat TenderApp voor jou kan betekenen? Plan dan snel een vrijblijvende online demo.
