Regelmatig zie je verschillende op het oog interessante tenderpublicaties voorbij komen. Op het moment van publicatie is het alle hens aan dek om de deadline te halen. Volgens deze strategie schrijf je in op zoveel mogelijk tenders, want hoe meer spreiding, hoe meer kans dat je de tender wint. En: niet geschoten is altijd mis, toch? Vaak rijst het gevoel dat inschrijven op aanbestedingen volgens deze strategie gelijk staat aan deelnemen aan een loterij. 

Je zult merken dat wanneer je inschrijft op publicaties, zonder enige voorbereiding vooraf, veel gunningen aan je neus voorbij gaan. Vaak wordt er daarom besloten om niet meer te investeren in inschrijven op aanbestedingen, want dat kost alleen maar veel tijd en dus geld. Maar is dat een terechte conclusie? Kan het wellicht ook anders?

Wij helpen je door gerichter in te schrijven en meer tenders te winnen. Middels het door ons opgestelde stappenplan leer je hoe je eenvoudiger de ultieme tender selecteert en de juiste inschrijving samenstelt. Zo win je meer aanbestedingen met een kleinere tijdsinvestering.

Download jouw plan voor een hogere hitrate

 

Wat zijn aanbestedingen?

Voordat we dieper ingaan op de vijf stappen om gerichter en succesvoller in te schrijven, is het belangrijk om te weten wat aanbestedingen zijn én waarom deze juist wel interessant kunnen zijn voor je organisatie.

Een aanbesteding (of tender) is een inkoopmethodiek waarbij een opdrachtgever vooraf de opdracht bekend maakt. Het doel van deze methode is om ervoor te zorgen dat concurrentie tussen bedrijven wordt gestimuleerd en alle geïnteresseerden partijen een gelijke kans te geven. Jouw bedrijf heeft dus net zoveel kans om de aanbesteding gegund te krijgen als je concurrent, mits je de juiste inschrijving opstelt. Overheidsorganisaties die opdrachten uitzetten boven de drempelwaarde hebben een aanbestedingsplicht en kunnen daarom niet de opdracht gunnen aan een partij naar keuze.

In TenderApp worden binnen 24 uur na publicatie alle aanbestedingen met handige samenvatting en verrijkte tenderdata van 12 bronnen weergegeven. Op basis van je eigen zoekcriteria ontvang je tot tweemaal daags een signaleringsemail met daarin je actuele tenderkansen.

Maar als je pas in actiemodus gaat nadat de aanbesteding is gepubliceerd, ben je eigenlijk al te laat. In TenderApp is het ook mogelijk een uitgebreide forecast van toekomstige kansen te bouwen, inclusief alle eerder gepubliceerde documenten en gunningsinformatie. Voorbereiding is écht het halve werk en met deze stappen leren we je hoe je alles uit je aanbestedingsproces haalt.

 

Vijf stappen in bidmanagement voor de perfecte inschrijving

Om je tenderproces te optimaliseren, is het belangrijk om te focussen op meer kwaliteit in plaats van kwantiteit. Je schrijft je in op minder tenders, maar bereidt ze beter voor met meer gunningen tot gevolg. Met deze vijf stappen ga je aan de slag om je tenderproces te professionaliseren:

  1. Marktonderzoek
  2. Aanbestedingen vinden
  3. Beslissen bid/no-bid
  4. Aanbestedingsstrategie
  5. Inschrijven op de aanbesteding

Bij het aanbestedingsproces gaan wij uit van de Bidcycle methode. Deze methode bestaat uit drie fases: beïnvloeden, voorbereiden en tenderen. Aan de hand van deze methode hebben we vijf hoofdstappen geformuleerd die je helpen de ultieme inschrijving samen te stellen.

Wil je na het lezen van deze blog dieper ingaan op deze stappen? In ons whitepaper bieden we je concrete voorbeelden, tools en handige tips die je helpen bij het doorlopen van deze stappen.

Whitepaper: Verhoog in 5 stappen je hitrate

 

tenders-winnen-is-topsport

 

Stap 1: Marktonderzoek

Voorbereiding is het halve werk. En daarom onderzoek je eerst de kansen in de markt. In deze stap identificeer en verdiep je je in de potentiële klant en hun diensten, maak je een overzicht van de marktbehoeften en bepaal je de scope. Zo kun je maximaal inspelen op de wensen van de aanbestedende dienst (jouw potentiële opdrachtgever) en breng je focus aan in je tenderproces.

Benieuwd hoe je het best een marktonderzoek, zoals hierboven beschreven, kunt uitvoeren in TenderApp? In onze volgende blog wordt hier ruimschoots aandacht aan besteed. Schrijf je in op onze nieuwsbrief en we versturen je een reminder wanneer deze is gepubliceerd.


Stap 2: Aanbestedingen vinden

Je kunt je als organisatie klakkeloos inschrijven op iedere tender die gepubliceerd wordt, maar zonder voorbereiding zijn je kansen nihil. Zonde, want een aanbestedingsproces is een flinke investering op het gebied van tijd én geld. Door een slechte voorbereiding haal je er waarschijnlijk niet uit wat je voor ogen hebt, ook omdat de concurrentie niet stil zit. Op deze manier loop je de kans dat je tenderproces een grote kostenpost voor je organisatie wordt, wat je natuurlijk wilt vermijden.

In plaats van breed inschrijven, zoek je naar aanbestedingen die bij jouw organisatie passen. In deze stap ga je kansen identificeren door het gebruik van actuele en historische data.

TenderSignalering helpt je met slimme filters de juiste, actuele tenders te signaleren. In de volledig verrijkte database TenderIntelligence lokaliseer je eenvoudig de bijbehorende tenderdocumenten en planning. Daarnaast vindt je hier een handmatig samengestelde korte beschrijving van iedere tender met daarin de meest relevante informatie om snel een eerste selectie mee te maken. Ook eerdere publicaties zijn in TenderIntelligence terug te vinden, inclusief documentatie. Interessante tenders plaats je eenvoudig op je TenderForecast, waardoor je ook proactief op toekomstige publicaties kunt anticiperen. Met deze set aan data kun je beter inschatten welke huidige en toekomstige tenders interessant voor je organisatie zijn.

Vanuit deze bronnen maak je een voorselectie aan tenders en analyseer je wat er gevraagd wordt. Verzamel deze informatie door ze toe te voegen aan je TenderManagement. Zo heb je één overzicht in TenderApp met de belangrijkste informatie. Je mist nooit meer een relevante aanbesteding.

 

Stap 3: Bid or no bid?

Met de verzamelde informatie ga je in deze stap van bid management bepalen op welke tenders je gaat inschrijven en of het resultaat de investering waard is. Is de tender interessant genoeg? Dan breng je team aan stakeholders bij elkaar. Samen lopen jullie alle aspecten van de uitvraag door met als doel de belangrijkste vraag in deze stap te beantwoorden: bid or no bid?


Stap 4: Je aanbestedingsstrategie formuleren

Je bent in samenspraak met je team tot de conclusie gekomen dat de aanbesteding past en kunt nu de ultieme inschrijving gaan samenstellen. Maar voordat je dat doet, formuleer je natuurlijk eerst je aanbestedingsstrategie. Je weet het uiteindelijke doel; de aanbesteding winnen. Nu bepaal je welke stappen daarvoor nodig zijn. De korte beschrijving van de tender en de documenten die bij de aanbesteding in TenderApp zijn gepubliceerd geven je de juiste inzichten en helpen je de juiste winstrategie te formuleren. Je stelt je bidteam samen, maakt een planning en bepaalt je marge.


In TenderApp heb je onder TenderManagement de mogelijkheid om planningen per tender te maken op basis van het proces en de aangegeven deadlines. Je kunt je team samenstellen, taken aan medewerkers toewijzen, je verkrijgt overzicht wie aan welke tenders werkt en documenten zijn centraal toegankelijk.


Stap 5: Inschrijven op de aanbesteding

Eindelijk is het moment daar waar je gezamenlijk naartoe gewerkt hebt: het samenstellen van de inschrijving. Dit betreft uiteindelijk de belangrijkste stap, waarin alle relevante gegevens over je organisatie en product of dienst, voortkomend uit de eerdere stappen, helder verwoord dient te worden. Je wilt tenslotte dat ieder onderdeel van de klantvraag wordt beantwoord in jouw plan.

Vergeet ook niet om je tactische, procedurele en informatieve vragen te stellen in de Nota van Inlichtingen (NVI). Dit document wordt uiterlijk zes dagen voor deadline van de aanbesteding gedeeld. Download ons whitepaper om erachter te komen op welke manier dit in je voordeel kan werken.

Zodra je alles driedubbel hebt gecheckt, is het tijd om de inschrijving definitief te maken. Je tender is klaar om ingediend te worden.


Win aanbestedingen met de Bidcycle methodiek

Deze stappen succesvol toepassen binnen bidmanagement? Gebruik de Bidcycle Methodiek. Dit is een methodiek die organisaties helpt om het tenderproces vorm te geven en draagvlak voor tenderen binnen de organisatie te creëren. Gecombineerd met de volledige en verrijkte TenderApp database voorziet de methodiek je van inzichten en handvatten om uiteindelijk middels een continu tenderproces meer gunningen binnen te slepen.

Een succesvol tenderproces verkleint (tijd)verspilling en vergroot de kans op gunning. Met de Bidcycle kun je jouw organisatie zo inrichten dat je maximaal scoort bij tenders. Sterker nog: het structureel toepassen van de Bidcycle methodiek brengt je op een level van succes dat moeilijk te evenaren is voor de concurrentie. Het brengt je van passief en reactief naar proactief tendermanagement. Lees meer over deze stappen in combinatie met de Bidcycle methodiek in onze whitepaper.


Download het uitgebreide stappenplan

 

Schrijf je in voor updates