Aanbestedingen of commerciële opdrachten

Organisaties die overheidsgeld uitgeven zijn verplicht om grote opdrachten te publiceren. Sinds 2012 geldt de aanbestedingswet welke in het leven is geroepen om toezicht te houden op de verdeling en het spenderen van belastinggeld. De verplichting tot aanbesteden is afhankelijk van het zogeheten drempelbedrag. De totale contractwaarde van de opdracht voor, werken diensten of leveringen, bepaalt of een instantie moet aanbesteden of niet.

Concreet:

• Werken met een waarde boven de €5.350.000,-,
• Leveringen en diensten voor centrale overheid boven de €139.000,- en
• Leveringen en diensten voor de decentrale overheid boven de €214.000,-.
  
  

Voordelen aanbesteding

Aanbestedingen hebben een vaak hoge(re) waarde

We hebben meteen het eerste voordeel te pakken, met aanbestedingen haal je flinke opdrachten binnen met een hoge contractwaarde. Uiteraard kan er ook onder deze bedragen gekozen worden om een opdracht middels een aanbesteding te gunnen. Meer over de verschillende vormen van aanbesteden lees je hier. Voor de duidelijkheid gaan we in dit stuk uit van de Openbare Europese Aanbesteding.

Geen ijskoude sales maar keiharde kansen

Een aanbestedende dienst publiceert een aanbesteding omdát ze gaan inkopen. Je bent geen kostbare tijd kwijt aan klanten die uiteindelijk geen interesse blijken te hebben. Windowshopping is niet aan de orde, de eerste stap van het enthousiasmeren van potentiële opdrachtgevers of klanten kan je overslaan. En meteen door naar de volgende stap, het binnenhalen van de opdracht na publicatie.

Transparantiebeginsel

Door het transparante karakter van de aanbestedingsprocedure maakt iedereen in principe gelijke kans op de opdracht. Contact met de aanbesteden dienst opnemen na de publicatie van de aanbesteding is niet toegestaan. Netwerken en via-via is daarom niet meer aan de orde, sterker nog aanbestedingen zijn bedoeld om 'ons kent ons' tegen te gaan en vriendjespolitiek geen kans te geven. Opdrachten worden gepubliceerd waar iedereen het kan inzien waarbij gunning plaats vindt op basis van prijs en/of kwaliteit.

Dit neemt natuurlijk niet weg dat je wel al voor de publicatie een relatie met de inkoper of aanbestedende dienst kunt opbouwen. Benieuwd hoe?Lees hierover meer in de Bidcycle.

Proactief tenderen

Door publicaties in de gaten te houden houd je zelf zicht op je markt en mogelijkheden voor jouw organisatie. Door een account aan te maken en criteria te selecteren ontvang je relevante aanbestedingen in je mailbox. Met TenderApp heb je tevens zicht op relevante contracten die aflopen en dus opnieuw moeten worden gepubliceerd. Je bouwt dus een Forecast op vanwaaruit je automatisch 12 maanden voor het verlopen van een contract een seintje krijgt. Op die manier weet je wat je nog kan verwachten zodat je daar in rekening mee kan houden qua capaciteit.

Duidelijke vragen, duidelijke procedure

Geen 'maak er maar wat leuks van' maar concrete vragen. Een aanbesteding heeft (vaak) een kwalitatief gedeelte waarbij inschrijvers antwoord geven op prangende vragen van de aanbestedende dienst. In de schoonmaak zie je bijvoorbeeld vaak vragen over een stabiele personeelsbezetting, duurzaamheid binnen de schoonmaak en een flexibele en proactieve houding. Door de vragen te beantwoorden krijgt de aanbestedende dienst een goed beeld van jouw organisatie en werkwijze.

Geen vrijblijvendheid, maar verplichtingen

Geen vrijblijvende; 'je hoort nog van ons!' maar duidelijke deadlines voor beiden partijen. Nog een voordeel van aanbesteden is dat de procedure en de aanbestedende dienst zijn gebonden aan wet- en regelgeving. Omdat het doel is om transparantie te realiseren binnen de overheid zijn inschrijvers en aanbestedende diensten verplicht om zich aan bepaalde regels te houden. Zo ben je als inschrijver beschermd tegen oneerlijke concurrentie of manipulatie. Vragen over de aanbesteding worden bijvoorbeeld gesteld via de Nota van Inlichtingen waarvan de beantwoording voor alle geïnteresseerden inzichtelijk is. Uiteraard is het ook mogelijk om de aanbesteding met vragen te sturen, maar dat is weer een ander verhaal.

Duidelijke strategie

Tussen de regels, of vragen, door lees je vaak waar een aanbestedende dienst mee in z'n maag zit. Zijn er veel vragen over personeel, verzuim, vervanging en werving? Dan kan het zo maar zijn dat men nu niet tevreden is over de huidige gang van zaken rondom de personeelsbezetting. Een grondige analyse van de vragen helpt je om tot een goede strategie te komen om de aanbesteding te winnen.

Regeren is vooruitzien

De beoordeling van de inschrijving is vooraf bekend. In de leidraad staat vermeld wie jouw inschrijving beoordelen en waar zij op letten. Er staat omschreven welke beoordeling tot welk resultaat leidt. Maar ook hoe de onderdelen zicht tot elkaar verhouden. Bijvoorbeeld een beoordeling van 80% op prijs en 20% kwaliteit, of juist 70% kwaliteit en 30% prijs. Hoe beter de beantwoording (aansluit bij de aanbestedende dienst), hoe hoger je scoort. Tel alle punten bij elkaar op en er komt een winnaar uit de bus. Uiteraard is deze beoordeling altijd nog onderworpen aan de subjectiviteit van de beoordelaar.

De voordelen van de overheid als opdrachtgever

Aanbestedingen komen vanuit (semi)overheidsinstellingen en overheidsinstelling hebben het grote voordeel dat ze niet snel failliet gaan. Oftewel, het winnen van aanbestedingen voorziet je van een stabiele en langdurige bron van inkomsten. De overheid heeft bij sommige ondernemers de reputatie traag te betalen, maar ook daarin zijn zij gebonden aan wetgeving en hebben ze bovendien een voorbeeldfunctie.

Nadelen aanbesteding

We snappen dat je nu enthousiast bent over aanbesteden en niet kan wachten om mee te dingen naar een mooie opdracht. Echter hebben we wel een kleine kanttekening, of twee.

Aanbesteden is een vak

Ieder voordeel heeft z'n nadeel, toch? Enerzijds is een uitgeschreven procedure prettig voor de transparantie en eerlijke kansen, anderzijds is aanbesteden behoorlijk complex en uitdagend door al die regeltjes en bepalingen. Een aanbestedingsleidraad omvat al snel een pagina of 30, exclusief programma van eisen, conceptovereenkomsten en andere bijlagen. Het vergt behoorlijk wat ervaring om door deze teksten heen te komen en de procedure nauwkeurig te volgen. Een kleine fout kan leiden tot uitsluiting van deelname, een handtekening vergeten betekent dat je al het werk voor niets hebt gedaan. Onderschat niet hoeveel tijd je kwijt bent om een goede en complete aanbesteding in te dienen.

Investering zonder garantie

Een inschrijving kost veel tijd en is daarmee een investering die je als organisatie moet kunnen en willen doen. Daarnaast moet je omdat het overheidsopdrachten betreft vaak voldoen aan bepaalde eisen of certificeringen. Soms is het behalen hiervan wederom een investering zonder dat je zeker weet dat je een opdracht krijgt. Het is sowieso belangrijk dat je alle eisen zorgvuldig doorneemt voordat je besluit in te schrijven. Het kan namelijk zijn dat je niet aan een referentie eis voldoet of een certificaat mist en ook dan is al je werk voor niks geweest. Bij een commerciële opdracht is het vaak stukken makkelijker om iets te corrigeren of mondeling toe te lichten.

Inschrijven op aanbestedingen of niet?!

Inschrijven op aanbestedingen heeft dus veel voordelen, maar ook een aantal aandachtspunten waar je op dient te letten. TenderApp kan je daarbij helpen.

Als je wilt starten met proactief en effectief tenderen doe je er verstandig aan om het jezelf makkelijk(er) te maken. Door vooruit te kijken richt je je tenderproces efficiënt in en laat je geen kans schieten. De BidCycle van TenderApp helpt je hierin goed op weg. Zet TenderApp in om de juiste aanbestedingen te vinden, mooie opdrachten binnen te halen meer omzet te genereren!