Dagelijks wordt de TenderApp database aangevuld met nieuw tenderpublicaties inclusief verrijkte data. Het is verleidelijk om je op een groot deel van deze tenders direct in te schrijven, zodat je je winkansen kan spreiden. Maar hier schuilt ook meteen een gevaar: doordat je geen focus aanbrengt in je tenderproces, zal je zien dat je veel tijd kwijt bent en relatief weinig tenders binnenhaalt. Verklein je visvijver en focus op kwaliteit in plaats van kwantiteit. Zo zul je zien dat je aanbestedingen sneller wint.
Voordat je gaat selecteren op welke tenders je gaat inschrijven, is het belangrijk om marktonderzoek te doen. Voorbereiding is namelijk het halve werk. Met onze tips verbeter je je tenderproces.
Stap 1: Leer je potentiële klant kennen
De kans dat je een tender gegund krijgt van een organisatie waarmee je geen enkele band hebt, is klein. Een netwerk opbouwen is belangrijk: opdrachten worden eerder toebedeeld aan organisaties waarmee in een voorgaand stadium al een relatie is opgebouwd. Zorg dat je de organisatie en haar uitdagingen leert kennen en kom aan tafel met de inkoper van de aanbestedende dienst (jouw potentiële opdrachtgever).
Hoe je dat aanpakt? In TenderForecast van TenderApp kan je interessante tenders uit het verleden volgen en hier historische data uit halen. Je weet meestal aan wie de tender is gegund en krijgt twaalf maanden voordat de initiële contractduur van de tender afloopt een seintje. Zo kan je jouw tenderproces in betere banen leiden en de banden met de aanbestedende partij opbouwen.
Stap 2: Breng de markt in kaart
Voorbereiding is het halve werk. En daarom ga je, voor publicatie van de naderende tender, alvast wat marktonderzoek doen. Zo kijk je bijvoorbeeld naar de trends en ontwikkelingen binnen de branche. Stel: je werkt regelmatig voor gemeenten en hebt gehoord over Rapid Circular Contracting (RCC), waarin geen voorbestemde eindoplossing wordt aanbesteed, maar een samenwerkingscontract. Dan wil je natuurlijk weten of jouw potentiële opdrachtgever dit ook gaat hanteren. Zo kan je beter inspelen op de behoeften.
In de TenderApp database type je bijvoorbeeld ‘RCC’ als tekstfilter in en selecteer je vervolgens de categorie, in dit geval ‘Gemeenten’. Zo zie je per gemeente die een dergelijke aanbesteding heeft uitstaan wat er speelt op dit gebied.
Ook wil je weten welke concurrent(en) eerdere aanbestedingen binnen de branche hebben gewonnen ter voorbereiding van je aanbestedingsproces. Met TenderInsight haal je deze en aanvullende informatie op.
Stap 3: Bepaal de scope
Op basis van de vorige stappen ga je bepalen op welke behoeften je in je toekomstige aanbestedingen gaat focussen, waar je winkansen liggen en welke organisaties daarbij passen. Maak je scope niet te ruim, zodat je je beter kunt focussen op écht interessante tenders. Laat tenders links liggen die niet passen binnen je scope, zodat je niet afgeleid raakt. Deze scope is de input voor je TenderSignalering zoekprofielen. De scope, wanneer goed tot stand gebracht, hoeft uiteindelijk alleen gereviseerd te worden wanneer bijvoorbeeld producten/diensten worden aangepast of er een nieuwe trend in je branche ontstaat.
Stap 4: Maak je tenderproces efficiënter met TenderSignaleringen
Heb je de scope bepaald? Dan ga je de criteria invullen in de TenderSignalering. Op basis van jouw criteria zoek je de juiste partijen en krijg je, na het instellen van de signalering, automatisch dagelijkse singaleringsmails wanneer er nieuwe relevante tenders worden gepubliceerd. Ook bij statuswijzigingen, wanneer er een gegunde partij is toegevoegd en bij acceptatie van een aanbesteding die jij als interessant hebt gemarkeerd, ontvang je een mail.
In een paar stappen naar meer gunningen
Wil je meer tenders binnenslepen en je tenderproces optimaliseren? Dan is een goede aanbestedingsstrategie essentieel. In de bovenstaande stappen hebben we je verteld hoe je je beter kunt voorbereiden door marktonderzoek uit te voeren, je scope te bepalen en deze als basis te gebruiken om de juiste tenders te signaleren. Vervolgens ga je aan de slag om een shortlist aan tenders te selecteren en je erop in te schrijven.
Hiervoor zijn de volgende vervolgstappen, die we in de komende weken in blogposts toelichten essentieel:
- Aanbestedingen vinden
- Beslissen bid/no-bid
- Aanbestedingsstrategie
- De aanbesteding schrijven
We nemen je in de komende weken stap voor stap mee in het proces om trefzekerder in te schrijven op aanbestedingen. Benieuwd hoe TenderApp je hierbij kan helpen? Vraag een demo aan of bekijk via onderstaande button onze demo-video.
