Je kunt er tegenwoordig niet omheen: softwaresystemen. De tenderwereld is hierin geen uitzondering. Je kunt niet zonder, maar je kunt er ook te veel hebben. Welke van die systemen moet je dan kiezen? Wat gebruikt je collega, je voorganger, je concurrent? Wat werkt?


Blog 5 onmisbare tools
Ik ben hier wel benieuwd naar en heb daarom 8 tenderspecialisten opgebeld. De gesprekken varieerden van 5 minuten tot dik een half uur. De hoeveelheid softwaretools die wordt ingezet, is niet alleen afhankelijk van de grootte van het bedrijf of het bidteam. Het hangt ook af de volgende kwestie: wil je zoveel mogelijk van het gehele tenderproces in 1, of denk je meer overzicht te hebben door bepaalde zaken apart bij te houden?

Alles heeft zijn voor- en nadelen. Er zijn in ieder geval bepaalde systemen die heel veel worden ingezet tijdens het tenderproces. Bij deze de top 5 tendertools! 

1. Excel

Met stipt op de eerste plek, want alle 8 de specialisten gebruiken Excel. Grotendeels om calculaties te doen; er lijkt niet eens een vergelijkbare tool te zijn om zulke uitgebreide berekeningen te maken. Daarnaast wordt Excel ook gebruikt om een eigen tenderkalender te maken en om alle lopende contracten (van jezelf en/of concurrenten) te noteren. Het grote voordeel van Excel is dat je het exact naar eigen wens kunt indelen. Daar houden we van. 

tenderen met ExcelVeel van wat er in Excel genoteerd wordt, kan ook in tools die hieronder worden genoemd. Fanatieke Excel gebruikers lijken soms te vergeten dat er andere software is (waar ze al voor betalen) waarin ze bepaalde informatie efficiënter kunnen bewaren en vooral ook bewerken. Toch liever oud en vertrouwd, wel zo gemakkelijk.

Het kost tijd om een nieuwe tool en een nieuwe workflow te integreren; dit wordt vaak vooruit geschoven. Terwijl het je uiteindelijk écht veel tijd en zoekwerk kan schelen om een overstap te maken naar een tool die speciaal is ontwikkeld om te tenderen.

2. Salesforce

"Salesforce is de plek waarin we ons hele sales proces bijhouden. Van het binnenkomen van de eerste leads tot aan het invoeren van factuurgegevens voor onze financiële administratie."

Bijna elke inschrijvende partij heeft een CRM systeem. De meest genoemden zijn Salesforce en SAP. 2 van de 8 hebben geen CRM systeem, maar bewaren klantgegevens in - je raadt het misschien al - Excel. Wij zelf gebruiken overigens Hubspot voor onze klantgegevens.

Grote organisaties hebben vrijwel altijd een CRM systeem. Idealiter komen in dit systeem de klantenservice, sales- en marketingafdeling samen om klantgegevens te verzamelen en om vervolgstappen te plannen. Ook zijn genomen besluiten hierin inzichtelijk voor alle afdelingen.

3. TenderApp

5 van de 8 specialisten gebruiken TenderApp. Alle 5 gebruiken ze TenderApp om tenders te signaleren. Doordat alle gepubliceerde tenders hier op één plek samenkomen, is het bijhouden van andere publicatieplatformen voor hen overbodig geworden.

TenderApp alle tenders op een plek

De andere 3 gebruiken meerdere systemen om alle nieuwe tenders te bekijken of hiervan updates te ontvangen via de mail.

TenderApp wordt niet alleen gebruikt om te signaleren. De specialisten zetten TenderApp ook in om eigen tenders te managen, concurrenten te volgen en om toekomstige tenders te voorspellen. 

TenderApp heeft 6 functies waardoor je efficiënter werkt: 
 

  Bekijk jouw handout

 

4. Sharepoint

De tweede Microsoft tool in het rijtje. Steeds meer collega’s werken online samen. Dit gebeurt vaak middels Sharepoint, een online platform waarop je kunt delen en bewerken. Bij Sharepoint is er middels Microsoft Teamsite (‘teams’ in de “tendervolksmond”) de optie om met klanten te kunnen samenwerken/delen, deze combinatie wordt veel gebruikt.

Er zijn natuurlijk veel meer mogelijkheden om online samen te werken. Zo wordt de Google Drive ook gebruikt, hierin kun je tegelijk in eenzelfde document schrijven/typen en verbetertips voor elkaar achterlaten. Ook de Dropbox wordt nog steeds door een enkeling gebruikt.

5. Trello

Dit systeem wordt door de helft van de ondervraagden ingezet voor het projectmanagement. Trello heeft, net als (bijna) alle andere projectmanagement tools tegenwoordig, een kanban achtige opzet.

Bijna alle TenderApp - gebruikers die ik belde, gebruikten de TenderManagement tool van TenderApp voor hun tenderplanning. Daarnaast is Asana nog genoemd, een softwaretool waarin je al je eigen processen maar ook taken voor het team kwijt kunt. 

Conclusie

Excel is écht onmisbaar. Daarnaast gebruiken vrijwel alle tenderspeciasisten een CRM systeem, een projectmanagement tool en een online samenwerkingsplatform. Ten slotte checken de ondervraagden dagelijks meerdere aanbestedingsplatformen om op de hoogte te blijven van nieuwe tenders. Dit laatste geldt niet voor de TenderApp gebruikers, want daar komen alle tenders op één plek samen en doen mijn collega's het zoekwerk voor je. TenderApp zoekt het voor je uit

"Ons tenderproces heeft een constante heartbeat: het geheel verloopt gestroomlijnd vanaf publicatie tot aan contracteren. Niet revolutionair, maar evolutionair."

Laten we niet vergeten dat er nog steeds - hoeveel tools er ook zijn en bijkomen - veel over en weer wordt gemaild. Collega’s appen zelfs over nieuwe aanbestedingen die ze hebben gevonden. Wist je dat je vanuit TenderApp tenders tenders met één klik op de knop kunt delen met wie je maar wilt? Ook kun je ze als PDF uitprinten, voor die collega die nog steeds liever ‘iets op papier heeft’ en lekker met een marker en geeltjes aan de slag wil. 

Nieuwsgierig hoeveel tijd jij kan besparen met TenderApp?

  Vraag onze videodemo aan

Schrijf je in voor updates