Deel dit
door Josien Tiehuis op 13 september 2019
Helaas worden tips en tops in tenderland niet bepaald van de daken geschreeuwd. Jammer, want het lezen over praktijkervaringen bevordert ieders voorbereidingen op elk aanbestedingstraject. Ik zocht voor je uit waar je als inschrijver op moet letten.
Omdat ik er vanuit ga dat inkopers ook baat hebben bij goede inschrijvingen, heb ik er een aantal opgebeld. Bijna iedereen vertelde enthousiast over zijn werkwijze en gaf nuttige tips. Ha, dat is wat we willen!
Maar eerst, wat is een concurrentiegerichte dialoog?
De aanbestedende dienst heeft een uniek probleem waar nog geen duidelijke oplossing voor is. Door te spreken met specialisten in de markt, moet er een creatieve oplossing bedacht worden.
De inkoper kiest voor een concurrentiegerichte dialoog wanneer een opdracht specialistische kennis vraagt. Hij heeft expertise uit het werkveld nodig om de opdracht te kunnen specificeren.
Inkoper van Veiligheidsregio Gelderland – Zuid: “De markt is de specialist.”
Het kan gaan om technische, financiële of juridische oplossingen. Je kunt hierbij denken aan geïntegreerde vervoersinfrastructuur projecten of grote computernetwerken. Bijvoorbeeld het aanbrengen van warmte werende beplating en camera’s in de Michiel de Ruijtertunnel, of het onderhouden van het GSM-R netwerk van ProRail.
Wie mogen er meedoen?
Iedereen! De minimumeisen die gelden voor de inschrijving bij een concurrentiegerichte dialoog, zijn algemeen en gelden bij elke aanbestedingsvariant. Hierin is er dus geen verschil met bijvoorbeeld een openbare procedure.
Hoe win je een concurrentiegerichte dialoog?
Ik heb deze vraag voorgelegd aan enkele inkopers. Ze kwamen allen tot een soortgelijke conclusie.
1. Een goed begin is (bijna) het hele werk
De partij die bij de selectieronde het hoogst scoort, hobbelt makkelijk door naar het vervolgtraject en wint vaak de gunning. Als je onderaan eindigt, moet je ontzettend veel inspanning willen en kunnen verrichten om nog kans te maken. Als iedereen zijn plan in de volgende ronde(s) in eenzelfde mate verbeterd (wat meestal het geval is) , blijft de laagst scorende partij steeds achter de feiten aan lopen. Besef je dan goed wat voor een proces het gaat worden en hoeveel tijd en moeite het zal gaan kosten.
Inkoper van Gemeente Gooise Meren: "Geef extra gas of stop er mee"
2. Ga uit van eigen kracht
Een tip voor inschrijvers: Ga uit van je eigen kracht. Overtuig, laat het achterste van je tong zien. Wees niet terughoudend in je verhaal omdat je bang bent dat andere partijen aan de haal zullen gaan met je plan. Vraag aan de aanbestedende dienst hoe ze voor de vertrouwelijke behandeling van de verstrekte informatie zorgen.
Hoe scoor je het hoogst in de selectieronde?
3. Wat is het oorspronkelijke probleem?
De opdrachtgever moet het gevoel hebben dat de noodzaak van de opdracht begrepen wordt. Concentreer je als inschrijver op het oorspronkelijke probleem. Je wilt achterliggende zorgen wegnemen; achterhaal hoe deze zijn ontstaan. Wat is het pijnpunt?
Stel de juiste, verdiepende vragen. De uiteindelijke, fysieke opdracht is maar het topje van de ijsberg. De partij die als eerste het hele verhaal boven tafel weet te krijgen en daarop inspeelt, geeft een goed gevoel en is daardoor het meest betrouwbaar. Zo creëer je als inschrijver een voorsprong die moeilijk in te halen is.
Als ondernemer moet je je voor de hand liggende oplossing loslaten, die doet geen recht aan het complexe probleem. Houd het pijnpunt van de opdrachtgever voor ogen, denk vanuit je ‘one of a kind’ oplossing en scoor die opdracht!
Als TenderApp hebben we ook de BidCycle-methodiek ontwikkeld waardoor je meer tenders wint. Soms zelfs als je minder inschrijft. Wil je meer weten?
