Whitepaper: Zet de stap naar een succesvol en efficiënt tenderproces

De belangrijkste uitdagingen voor bidmanagers

Als tendermanager ben je de spin in het web. Je fungeert eigenlijk als vraagbaak, procesleider, tekstschrijver, jurist en salesmedewerker in één. Genoeg uitdagingen dus. Dan wil je niet je tijd verdoen met werkzaamheden die niet bijdragen aan jouw resultaten. Maar wat zijn de belangrijkste uitdagingen?

1. Het niet willen missen van een tender

De Nederlandse overheid publiceert jaarlijks 10.000+ nieuwe aanbestedingen over tien verschillende kanalen en als bidmanager wil je er zeker van zijn dat je elke relevante kans onder ogen krijgt. Toch wil je ook niet overspoeld raken door signaleringen of lange lijsten met mogelijke kansen waar je dagelijks doorheen moet scrollen. Maar hoe organiseer je dat?

2. Meer inzicht in wanneer welke tenders op de markt komen

Of je nu bidmanager, eigenaar of salesmanager bent, je wilt het liefst altijd en overal realtime inzicht hebben in contracttermijnen. Wanneer komt het contract dat je momenteel uitvoert weer op de markt? Welke tenders kun je komend jaar verwachten? Dit zijn belangrijke vragen die je niet een-twee-drie beantwoord hebt. Hiervoor is het belangrijk om complete en gestructureerde data tot je beschikking te hebben, maar in de praktijk blijkt dat het daar vaak aan ontbreekt.

3. Het managen van deadlines en workload

Het managen van deadlines, workload en ad-hoc veranderingen is en blijft een uitdaging. Net wanneer je de workload op orde hebt, volgt er een nota van inlichtingen waarin de deadline verschuift naar die week waarin je eigenlijk al helemaal vol zat. En soms wordt er op het laatste ogenblik besloten, vanuit commercieel oogpunt of geluiden uit de markt, om toch wel op een tender in te gaan schrijven waarvan eerder is besloten om dit niet te doen. Wat erg helpt om hier grip op te krijgen is om eerder — bij voorkeur vóór publicatie — te weten wanneer een tender op de markt komt. Hierdoor kan je resources plannen en gedegen besluiten nemen tijdens een go/no-go overleg met je DMU.

4. Beter inzicht in de concurrentie en de markt

Het is binnen de huidige aanbestedingsmarkt vrijwel onmogelijk om bij te houden waar welke concurrenten actief zijn. Terwijl je het liefst wilt bijhouden welke contracten zij in uitvoering hebben en wanneer deze aflopen, zodat jij tijdig aan tafel komt bij de volgende tender. Ook is het waardevol om te weten welke inkoopadviesbureaus er actief zijn binnen jouw werkgebied en direct te zien welke tenders of aanbestedende diensten zij adviseren. Het is mogelijk om dit inzicht te vergaren, maar hiervoor moet je eigenlijk elke tender monitoren en een goed systeem hebben om dit in vast te leggen en dat is een tijdrovende klus.

5. Een beter archief en meer rapportage-mogelijkheden

Steeds vaker horen wij dat de behoefte naar goede managementrapportages groeit. Het vastleggen van informatie is in de huidige markt namelijk steeds essentiëler. Het management verlangt inzicht in het aantal gesignaleerde kansen, ingeschreven tenders en de hit rate. Goede rapportages maken is lastig en kost veel tijd, maar het geeft je onderaan de streep wel veel inzicht.
Daarnaast kan een archief je ook helpen en daarom is het belangrijk om alles vast te leggen. Is het bijvoorbeeld wel eens voorgekomen dat vanuit de organisatie de vraag kwam waarom er niet was ingeschreven op een bepaalde aanbesteding? Je hoort dan: van de partij die de opdracht nu heeft verkregen hadden wij makkelijk kunnen winnen.

6. Vragen vanuit de organisatie kosten veel tijd

Als tendermanager fungeer je vaak als vraagbaak voor collega’s op het gebied van kennis, maar vooral ook op het gebied van inzicht. Vragen als: ‘Kun je voor me uitzoeken welke partij deze tender heeft gewonnen?’ en ‘Heb je voor mij het prijzenblad en het programma van eisen van tender X?’ zijn veelvoorkomend. Deze vragen zijn voor jou taken die tijd kosten om uit te zoeken. Het liefst zou je willen dat collega’s deze informatie zelf kunnen inzien of opzoeken en zelf de markt met een paar klikken kunnen analyseren. Zodat jij je tijd kunt besteden aan werkzaamheden waarmee je het verschil kunt maken. Met het gebruik van slimme tools is hier veel tijd te besparen.

7. Up to date houden van spreadsheets met contract- en gunningsinformatie

Veel bedrijven houden spreadsheets bij waarin ze een aantal belangrijke bidmanagement zaken vastleggen, zoals publicatiedatum, naam aanbesteding, aanbestedende dienst, contracttermijnen, beslissing go/no-go, aantal inschrijvers en gegunde partij. Dit goed en volledig doen is echter een enorme uitdaging. De kwaliteit van het bijhouden is belangrijk om te blijven beschikken over actuele informatie. We zien vaak dat bedrijven er pas na enkele jaren achterkomen — namelijk op het moment dat de tender opnieuw verschijnt — of de informatie makkelijk te achterhalen is of juist niet. En dan ben je eigenlijk al te laat. Bovendien beheren één of twee teamleden vaak deze spreadsheets en zijn ze niet voor iedereen toegankelijk. Hierdoor wordt kennis niet gedeeld en deze werkwijze creëert eilandjes binnen jouw tenderproces.

In dit whitepaper gaan we dieper in op het tenderproces. Je leest hoe je in 3 stappen naar een succesvol en efficiënt tenderproces komt. We geven je tips en je ontvangt concrete handvatten om hier morgen mee aan de slag te gaan. Download het whitepaper hier en zet de stap naar een succesvol en efficiënt tenderproces.