Waarom AI je aanbestedingsproces niet helpt zonder sterke data

Artificial Intelligence (AI) lijkt dé oplossing voor tenderdruk. Maar zonder actuele en betrouwbare data leidt het vaak tot fouten, gemiste details en schijnzekerheid. In deze blog lees je waarom AI alleen werkt met de juiste fundering en hoe je die opbouwt.

Waarom grijpen tenderteams naar AI? 

Je bent nog bezig met de ene inschrijving, als de volgende aanbesteding zich alweer aandient. Herkenbaar? Voor veel tenderteams is dit de dagelijkse realiteit. De druk om sneller te werken neemt toe, terwijl ervaren tendermanagers schaars zijn.

Niet gek, als je weet dat het aantal aanbestedingen in 2024 met ruim 18% is gegroeid. Ook betrekken aanbestedende diensten de markt eerder en dat vraagt jouw capaciteit. In de afgelopen drie jaar is er een groei waarneembaar in het aantal marktconsultaties met 43%.

(Bron: TenderApp Trends 2025)

De inzet van AI lijkt dan een logische oplossing. Maar hoe zet je het in? En werkt het ook écht?

Welke AI-oplossingen worden ingezet bij aanbestedingen? 

Uit gesprekken met klanten zien we drie veelvoorkomende AI-strategieën:

Generieke AI-modellen

Oplossingen zoals ChatGPT, Copilot en Claude worden ingezet voor het genereren van samenvattingen, documentanalyse of tekstvoorstellen. Makkelijk en snel, maar vaak te algemeen, weinig consistent en zonder de specifieke context die een goede inschrijving vereist. 

Bidmanagement software met automation

AI-gedreven bidmanagement software automatiseert grote delen van het tenderproces en vertrouwt volledig op openbare informatie (zonder controle of verrijking) en de input van de gebruiker. Deze oplossingen beloven het werk van een collega uit handen te nemen, maar om succesvol te zijn vraagt deze aanpak om volledig commitment van het team en een werkwijze die zich aanpast aan het systeem. In theorie efficiënt, maar in de praktijk botsen deze tools vaak met compliance-eisen, interne processen of ontbrekende context.

Eigen AI-oplossingen

Deze worden gevoed met interne data en zijn volledig afgestemd op de werkwijze van de organisatie. Ze bieden maximale controle over privacygevoelige informatie, interne processen en intellectueel eigendom. Dit maakt ze aantrekkelijk voor grotere organisaties en corporates die AI willen integreren zónder afhankelijk te zijn van externe platforms of leveranciers.

In potentie zijn deze oplossingen krachtig en veilig, maar hun succes staat of valt met de kwaliteit van de data. Alleen als die data betrouwbaar, volledig en actueel is, leveren ze waardevolle output.

Wat al deze benaderingen gemeen hebben? Zonder betrouwbare en relevante data blijven de resultaten oppervlakkig of onbruikbaar.

"Onze eigen ontwikkelde AI-tendertool genereert op basis van onze interne database een 80%-versie van de kwaliteitsstukken. Met behulp van de signalering en data uit TenderApp wordt dit een nog efficiënter proces. Nu werken we sneller, gerichter en met nog meer vertrouwen."
Pascal Rademakers, Tendermanager bij Pon

Wat ziet AI niet (maar jouw inschrijving wel moet bevatten)? 

AI kan veel, maar mist vaak de nuance die het verschil maakt tussen een goede en een winnende inschrijving. Bijvoorbeeld:

• Te algemene antwoorden die beoordelingscriteria missen
• Cruciale bijlagen over het hoofd gezien
• Hergebruik van oude teksten die niet passen bij de huidige vraag
• Verkeerde interpretatie van CPV-codes
• Verouderde informatie of ontbrekende verplichtingen

AI zonder context is als rijden in de mist: het lijkt vooruit te gaan, maar je ziet niet waarheen.

Wat bedoelen we met 'context' in AI aanbestedingen? 

AI werkt alleen goed als het begrijpt wat belangrijk is in deze aanbesteding, voor deze opdrachtgever, op dit moment. En dat vraagt om context. Zoals:

• Verkeerde CPV-categorisering
  Een aanbesteding is gecategoriseerd als “softwarediensten”, maar het blijkt specifiek over CRM-software te gaan. Zonder verrijking of contextuele signalering laat je kansen liggen die juist goed bij je passen. Onze matching tags voorkomen dat.
• Beoordelingscriteria 
  Een antwoord over “klantgerichtheid” klinkt anders als het 30% van je score bepaalt en dat de opdrachtgever vraagt om communicatie voor digibeten.
• Tegenstrijdige data
  De deadline van de eerste vragenronde staat in de planning voor 4 juli, maar in de bijlage wordt gesproken over 7 juli. Welke datum klopt? TenderApp checkt het voor je. 
• Details in bijlagen
  De verplichte informatiebijeenkomst stond verstopt op pagina 38 van bijlage F. Wij herkennen dat als cruciaal onderdeel van de agenda. AI meestal niet.
• Historisch gunningsgedrag
  De opdrachtgever gunt bijna altijd aan partijen die een opleidingscomponent bieden. Dan weet je dat je daarop moet inzetten.
• Verouderde teksten
  Je hergebruikt iets over “trede 3” van de CO₂-prestatieladder, terwijl deze aanbesteding trede 5 vereist, inclusief meetbare effecten.

Zonder dit soort contextuele signalen geeft AI je misschien wel een tekst, maar geen winnend antwoord.

Hoe ziet een slimme AI-aanpak voor aanbestedingstrajecten eruit? 

De beste tenderteams zetten AI slim in. Als hulpmiddel, niet als vervanger van een collega. 

Laat AI doen waar het goed in is:

• Structureren en analyseren van documenten
• Snel informatie terugvinden
• Eerste concepten opstellen

Laat mensen doen wat AI niet kan

• Beïnvloeden en inleven in de opdrachtgever
• Strategie en visie formuleren
• Kritisch beoordelen, bijsturen en overtuigen

"Een aanbesteding winnen is méér dan punten scoren. Het vraagt om onderscheidend vermogen, lef en inlevingsvermogen. Precies dat kun je niet automatiseren."
Marcel Hazeleger, CEO bij TenderApp

Wat biedt TenderApp bij AI in aanbestedingen? 

TenderApp is geen AI-tool, maar wel de strategische kennisbron voor jouw AI-aanpak:

• Volledige en verrijkte data van alle Nederlandse openbare aanbestedingen, sinds 2017
• Signalering alle relevante tenders
• Complete samenvatting met belangrijkste inzichten voor go/no-go analyse
• Vergaande inzichten in concurrenten, opdrachtgevers en adviseurs
• Gunningsinformatie gekoppeld aan KvK-data
• Vooruitblik op aflopende contracten tot 24 maanden
• AI-assistent voor documentanalyse en slimme zoekopdrachten

Combineer AI met TenderApp en je team werkt sneller, gerichter en strategischer. Niet meer overal op inschrijven, maar kiezen voor trajecten met echte winkans.

Tender software of AI-tooling: waar bouw je op?

Wil je AI gebruiken voor aanbestedingen? Begin met sterke tenderdata. 

AI kan je tenderteam versnellen, als de basis op orde is. Zonder actuele, betrouwbare data blijft het een gok. Met TenderApp geef je je team grip, richting en overzicht.

Nieuwsgierig hoe jouw tenderstrategie slimmer kan? Vraag een demo aan of probeer TenderApp 14 dagen gratis.