EyeTi: Efficiënter tenderen met beperkte capaciteit | TenderApp

Startsituatie vóór TenderApp

Toen Alwin Roijen startte bij EyeTi Tendermanagement, bevond de organisatie zich in een overgangsfase. Verschillende bedrijven waren recent samengebracht onder één groep en er werd gewerkt aan een centrale aanpak voor aanbestedingen. De tenderdesk had beperkte capaciteit en geen centrale tooling om efficiënt tenders te screenen, prioriteren en beheren. Tenderinformatie werd voornamelijk verzameld via TenderNed, wat tijdrovend en minder overzichtelijk was.

Uitdagingen

De belangrijkste uitdaging was capaciteitsmanagement. Door het beperkte aantal medewerkers was het noodzakelijk om zeer kritisch te selecteren welke aanbestedingen kansrijk en passend waren. Daarnaast waren externe tekstschrijvers kostbaar en gaven ze geen garantie op succes.

Uitdagingen:

• Gebrek aan overzicht en structuur bij het beoordelen van tenders.
• Tijdverlies bij het screenen van irrelevante of ongeschikte aanbestedingen.
• Behoefte aan centrale afstemming met andere ondernemingen uit de groep.
• Gebrek aan tooling voor inzicht in eerdere inschrijvingen en strategische opvolging.

De oplossing: TenderApp

TenderApp werd al snel de centrale spil in het tenderproces van EyeTi. Alwin gebruikt de tool intensief voor:

• Tenderkwalificatie: dankzij matching tags, filters en overzichtelijke samenvattingen kan snel worden bepaald of een tender relevant is.
• Processtructurering: TenderApp biedt een duidelijk overzicht van lopende inschrijvingen en deadlines, wat helpt bij taakverdeling en planning.
• Tijdswinst: volgens Alwin levert TenderApp hem ongeveer een halve dag tijdwinst per week op door de efficiënte informatievoorziening.
• Samenwerking: TenderApp vormt de basis voor overleg in het tenderteam en bij afstemming met andere bedrijven binnen de groep.

"TenderApp bespaart me zeker een halve dag per week. Alles staat overzichtelijk bij elkaar en dat scheelt enorm veel tijd. De signalering is ook goud waard. Je ziet in één oogopslag wat echt interessant is en wat niet."

Resultaten

Sinds de implementatie van TenderApp heeft EyeTi belangrijke stappen gezet:

• Efficiëntere tenderselectie: dankzij snelle en slimme filtering.
• Toename in tenderdeelname: van een beoogde 10 aanbestedingen per jaar naar een verwachte 15, met als doel 25 inschrijvingen in het volgende jaar.
• Professionalisering tenderproces: met een centrale tenderdesk en gestructureerde aanpak.
• Beter gebruik van interne capaciteit: door duidelijke taakverdeling en minder tijdverlies bij de eerste screening.

"TenderApp werkt intuïtief en overzichtelijk. De coderingen en samenvattingen maken het veel makkelijker om snel te beslissen."

Toekomstperspectief

EyeTi Tendermanagement heeft duidelijke ambities voor de toekomst. De centrale tenderdesk wil opschalen van 15 naar 25 inschrijvingen per jaar. Een aanzienlijke groei die alleen haalbaar is met slimme ondersteuning van tools als TenderApp. Hoewel TenderApp momenteel vooral wordt ingezet voor selectie, coördinatie en overzicht, ziet Alwin ook kansen voor verdere strategische inzet. Denk aan het proactief tenderen vanuit historische data en inzichten op basis van eigen inschrijvingen. EyeTi bouwt stap voor stap aan een steeds professionelere en datagedreven aanpak van het aanbestedingsproces, waarbij TenderApp een onmisbare spil vormt in hun groeistrategie.

Wil je net als EyeTi meer grip op je aanbestedingsproces en je tendercapaciteit beter benutten? Ontdek wat TenderApp voor jouw organisatie kan betekenen.