.svg){kind=small}
Startsituatie voor TenderApp
Voor TenderApp was het vinden van interessante tenders een tijdrovende klus. Paul moest zelf documenten verzamelen via verschillende en vaak onoverzichtelijke tenderplatformen. Dat kostte veel tijd en maakte het lastiger om snel te beoordelen welke kansen echt relevant waren.
Daar kwam bij dat ook het handmatig bijhouden van planningen en deadlines onderdeel was van het werk. Dat betekende veel operationele taken, nog voordat er echt aan strategie of positionering gewerkt kon worden.
“Voorheen was dit een tijdrovende klus waarin ik zelf documenten verzamelde via onoverzichtelijke platformen.”
De uitdaging
De grootste uitdaging voor Lenovo zat in het efficiënt signaleren en beoordelen van relevante tenders. Er zijn veel tenderplatformen, maar niet allemaal zijn ze gebruiksvriendelijk of ingericht op snelle selectie. Daardoor ging veel tijd zitten in zoeken, downloaden, uitpluizen en samenvatten.
Daarnaast was er behoefte aan meer grip op het proces eromheen: weten welke deadlines eraan komen, wanneer vragen gesteld kunnen worden en hoe tenderteams tijdig voorbereid kunnen worden. Voor Paul was het belangrijk om zeker te weten dat er niets gemist werd, zodat hij de juiste informatie op tijd met het salesteam kon delen.
Onze oplossing
Met TenderApp ontvangt Paul dagelijks per e-mail de voor hem interessante tenders, gebaseerd op zoekprofielen en matching tags. Die matching tags zijn volgens hem zo specifiek, dat je vooraf bijna zeker weet dat een tender goed past. In de mail staat per tender een korte introductie en via een heldere samenvatting is direct te beoordelen of inschrijven relevant is.
“Nu komen de tenders gewoon naar mij.”
Daarnaast gebruikt Lenovo TenderApp om deadlines en gebeurtenissen in het tenderproces actief te volgen. Paul ontvangt meldingen wanneer er belangrijke momenten aankomen, zoals de Nota van Inlichtingen of het verschijnen van antwoorden. Ook gebruikt hij TenderManagement om de status van tenders te volgen en TenderForecast om toekomstige relevante tenders te zien, gekoppeld aan zijn zoekprofielen en matching tags. Voor de voorbereiding op een tender gebruikt hij ook TenderInsight en TenderIntelligence, waarmee hij inzicht krijgt in lopende en gesloten contracten, eerdere uitvragen en winnende partijen.
“Je ziet direct of je je organisatie moet inschrijven.”
Het resultaat
Voor Lenovo betekent dit vooral minder handmatig werk en meer focus op de onderdelen waar echt waarde wordt toegevoegd. Urenlang tenders scannen, documenten downloaden, samenvattingen schrijven en planningen handmatig bijhouden is volgens Paul verleden tijd. TenderApp maakt zijn werk niet alleen makkelijker, maar ook leuker.
De tijd die hierdoor vrijkomt, gebruikt hij om zich meer te richten op de oriëntatiefase van de klant. Dat is voor Lenovo essentieel: juist vóór publicatie van een aanbesteding wil Paul klanten kunnen voorzien van inzicht in de laatste technologische ontwikkelingen en zo beter invloed uitoefenen op de voorbereiding van een tender. Ook helpt het inzicht in eerdere tenders en gunningscriteria bij het ontwikkelen van een sterkere tenderstrategie.
“Ik kan mij meer focussen op de oriëntatiefase van de klant.”
Toekomstperspectief
Paul gebruikt TenderApp sinds januari 2020 en kijkt positief naar de samenwerking. Volgens hem verliep de implementatie soepel en onderscheidt TenderApp zich niet alleen door de gebruiksvriendelijke tool, maar ook door de betrokken specialisten die luisteren naar wensen en waar mogelijk aanpassingen direct doorvoeren. Dat maakt het platform voor Lenovo niet alleen functioneel, maar ook een echte toevoeging in het dagelijkse werk. Met TenderApp heeft Lenovo een fundament om relevantere tenders sneller te signaleren, teams proactiever voor te bereiden en met meer focus te werken aan strategie en beïnvloeding in het tenderproces.
