Aan de slag met overheidsopdrachten: zo werken aanbestedingen voor ondernemers

De Nederlandse overheid is de grootste opdrachtgever van het land. Jaarlijks koopt de publieke sector voor meer dan 100 miljard euro aan leveringen, diensten en werken in, en toch komen er nog steeds aanbestedingen voorbij waar slechts één partij zich op inschrijft. In dit artikel delen we waarom overheidsopdrachten de moeite waard zijn en hoe je als ondernemer aanbestedingen kunt winnen.

In het kort

• Mkb-bedrijven winnen ruim de helft van de opdrachten waarop ze samen met grootbedrijven inschrijven.
• Het winnen van aanbestedingen begint ruim vóór de publicatie.
• Een aanbesteding staat gemiddeld 40 dagen op de markt binnen een looptijd van vier jaar. Wie in de resterende 1.420 dagen al actief is, weet meer en heeft meer kans.
• Gratis beginnen kan, met een TenderNed-account, zoekcriteria en marktconsultaties.
• TenderNed dekt ongeveer 60 procent van de tenders, de rest staat verspreid over andere platforms en onderhandse inkoopagenda’s.
• AI lost het schrijfprobleem op, maar helpt je niet winnen van concurrentie.
• Het grootste onderscheid maak je met je strategie, timing en informatie die anderen niet hebben.

Alle details volgen in de rest van het artikel, geschreven op basis van een diepte-interview met Marcel Hazeleger, oprichter en CEO van TenderApp en oud-bidmanager. Hij werkt zijn hele carrière al met aanbestedingen, en die inzichten kunnen je helpen meer omzet te halen uit de publieke sector.

Wie is de overheid als opdrachtgever?

“De overheid” is geen enkele inkoper. Het zijn ministeries, provincies, gemeenten, waterschappen, de politie, scholen, zorginstellingen en uitvoeringsorganisaties, elk met een eigen budget, eigen inkopers en eigen beleid.

Wat ze inkopen varieert meer dan veel ondernemers verwachten. Denk daarbij aan koffieautomaten, sportschoenen, maar ook leaseauto’s en energie. Elk waterschap, politiekorps en elke gemeente hebben voertuigen die aanbesteed worden.

Ook komen er telkens nieuwe categorieën bij. Waar de aanbesteding van drones door de politie ooit uniek was, volgen nu ook andere aanbestedende diensten, elk met hun eigen inzet van drones. Zo ontstaat er een nieuwe markt binnen de markt.

Hoeveel koopt de Nederlandse overheid per jaar in via aanbestedingen?

Het totale inkoopvolume van de Nederlandse overheid bedroeg ongeveer 116 miljard euro in 2023. Een deel daarvan wordt openbaar aanbesteed. Zo ziet TenderApp jaarlijks rond de tienduizend openbare tenders voorbij komen, verspreid over alle sectoren en overheidslagen.

De grootste beweging zit op dit moment in defensie, de energietransitie en nieuwe technologie. De defensiebudgetten groeien, en daarmee groeit ook het aantal en de omvang van de aanbestedingen in dat domein.

De opdrachten die je tegenkomt hebben doorgaans een waarde van ongeveer €200.000 over vier jaar, en daar moet je als bedrijf op ingericht zijn. Kun je opdrachten van die omvang niet aan, dan wordt het lastig, al is dat een momentopname die binnen een jaar kan veranderen.

Wat is een aanbesteding precies?

Een aanbesteding, ook wel tender genoemd, is een inkoopprocedure waarbij een overheidsorganisatie een opdracht vooraf bekendmaakt en meerdere partijen de kans geeft daarop in te schrijven.

Boven bepaalde bedragen is die procedure verplicht. De aanbestedende dienst mag de opdracht dan niet gunnen aan een partij naar keuze, maar moet iedereen een gelijke kans geven. Op die manier wordt voorkomen dat opdrachten onderhands bij bekenden belanden.

Er zijn drie hoofdvormen, en het verschil is belangrijk om te weten voor de juiste aanpak:

• Openbaar. De opdracht wordt gepubliceerd en iedereen mag zich inschrijven. Dit is de vorm die je zelf kunt signaleren en waar je zelf op kunt reageren.
• Meervoudig onderhands. De organisatie nodigt drie of vier partijen uit, zonder publieke aankondiging van de opdracht zelf. Hiervoor moet je uitgenodigd worden.
• Enkelvoudig onderhands. Eén partij wordt gevraagd een aanbieding te doen. Bij opdrachten tot ongeveer €10.000 is dat toegestaan zonder verdere procedure.

Elke aanbesteding wordt beoordeeld op prijs en kwaliteit. Het kwaliteitsdeel moet vaak beschreven worden in een plan van aanpak of implementatieplan. Hoe de verhouding ligt en hoe de prijs wordt uitgevraagd, wisselt per aanbesteding.

Waarom bedrijven niet inschrijven op aanbestedingen, en waarom dat onterecht is

Wanneer je in de private markt een gezond bedrijf hebt opgebouwd kan de publieke markt een interessant domein zijn om naar uit te breiden. Toch wordt de markt onterecht overgeslagen. Daar zijn drie verklaringen voor.

Mythe 1: Er zitten teveel regels vast aan tenderen

Veel bedrijven blijven weg van aanbestedingen, omdat ze denken dat er te veel regels zijn of omdat ze eerder werden uitgesloten of verloren. Ja, er zijn regels en ze kunnen niet verwaarloosd worden. Maar de eisen van een aanbesteding helpen je bedrijf vaak ook naar een volgend niveau door certificeringen of het opbouwen van nieuwe referenties.

De publieke markt kan daarom voor meer zorgen dan flink wat extra omzet. Het kan je uitdagen en helpen groeien op manieren die moeilijker zijn te realiseren wanneer je jezelf alleen maar op de private markt blijft richten.

Mythe 2: Zonder overheidsreferenties maak je geen kans

Veel ondernemers denken dat ze alleen mee kunnen doen als ze eerdere overheidsopdrachten als referentie hebben. Dat klopt niet. Referenties mogen ook uit de private markt komen. Vraagt een gemeente voor de bouw van een nieuw gemeentehuis om referenties, dan mag ze niet eisen dat je eerder gemeentehuizen hebt gebouwd.

Wel mag ze vragen of je een vergelijkbare opdracht qua aard en omvang aankan. Heb je zelf geen referenties die passen? Werk dan samen met een onderaannemer of partner, waardoor hun referenties ook gelden.. Dat gebeurt vaker dan de meeste startende inschrijvers verwachten.

Mythe 3: Tenderen is alleen voor grote partijen met professionele (bid)teams

Naast de grote raamcontracten bij ministeries en organisaties als Staatsbosbeheer bestaan er net zo goed kleinere opdrachten bij kleine gemeenten. Richt je op een lease voor een beperkt aantal auto’s in plaats van op de grootste opdracht in de markt, dan maak je daar een reële kans.

Inkopers willen bovendien vaak geen nummer zijn binnen een grote corporate. Ze doen liever zaken met een ondernemer die hen kent. Zo schrijven bij 41% van de aanbestedingen zelfs alleen mkb-bedrijven in.

Wanneer de publieke markt wel en niet bij je past

Hoewel de kansen reëel zijn voor veel bedrijven, is de publiekelijke markt niet voor iedereen en op ieder moment geschikt. Het begint met een marktanalyse. Wat speelt er en wat is er de afgelopen tijd gepubliceerd? Zijn er al concurrenten actief? Dat beeld bepaalt of er voor jouw bedrijf iets te winnen valt.

Vervolgens komt de vraag of je aan de eisen kunt voldoen. Vraagt een IT-opdracht bijvoorbeeld om referenties van organisaties met 250 medewerkers en heb je die niet, dan wordt het lastig hieraan te voldoen voor de inschrijftijd.

Eén knelpunt is meestal op te lossen. Een reeks knelpunten is een ander signaal. Dan is de vraag niet hoe je dat ene onderdeel regelt, maar of je er als bedrijf al klaar voor bent.

“Je schrijft in om te winnen en niet om mee te doen. Tenderen kost veel tijd energie. Het is ook nog eens de tijd en energie die je kunt investeren in commerciële kansen.” - Marcel Hazeleger, Oprichter & CEO van TenderApp

De meest gemaakte go/no-go beslissing zit hem in sales optimisme. Een commercieel verantwoordelijke ziet een mooie opdracht, denkt direct aan het behalen van targets en beslist voordat de eisen goed doorgenomen zijn.

Tegelijkertijd komt het ook voor dat bedrijven binnen de veertig dagen dat een aanbesteding op de markt staat van nul naar honderd gaan en de opdracht ook daadwerkelijk winnen, mits de analyse aan de voorkant goed is gedaan.

De spelregels van tenderen in vogelvlucht

Je hoeft geen aanbestedingsjurist te worden om mee te kunnen doen. We lichten een aantal van de spelregels voor je toe, in de volgorde waarin je ze tegenkomt. Zodat je zelf de keuze kunt maken of je ermee aan de slag wil of niet.

Drempelbedragen

Boven een bepaald bedrag moet er openbaar aanbesteed worden, en welk bedrag dat is hangt af van het type opdracht en van de vraag of het een centrale of decentrale overheid is.

Bij ‘werken’ ligt de drempel aanzienlijk hoger, ongeacht het type overheid, omdat anders voor elk fietspad of elke lantaarnpaal al een Europese aanbesteding uitgeschreven zou moeten worden.

Geschiktheids- en uitsluitingseisen

Hier bepaalt de aanbestedende dienst wie mag meedoen. Denk daarbij aan omzeteisen, verzekeringen, certificeringen, verklaringen, kerncompetenties en referenties. Dit verklaar je meestal via het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

Selectie- versus gunningscriteria

Deze twee worden vaak door elkaar gehaald, terwijl het om twee opeenvolgende stappen gaat. Selectiecriteria bepalen of je bedrijf mag meedingen. Denk aan een minimale omzet, een verzekering van een bepaalde dekking, of drie jaar aantoonbare ervaring. Voldoe je hier niet aan, dan val je af voordat er naar prijs of kwaliteit is gekeken.

Gunningscriteria bepalen vervolgens wie wint. Bij de meeste aanbestedingen boven de Europese drempel schrijft de Aanbestedingswet 2012 voor dat er in beginsel gegund wordt op de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV, tot enkele jaren geleden bekend als EMVI).

Prijs en kwaliteit worden dan allebei gewogen, bijvoorbeeld 60 procent prijs en 40 procent kwaliteit.

Nieuwe aanbestedingsverordening op komst

Deze regels staan echter niet stil. Eind juli 2026 lekte een conceptvoorstel van de Europese Commissie voor een nieuwe aanbestedingsverordening, die de huidige EU-richtlijnen (en daarmee de basis onder de Aanbestedingswet 2012) moet gaan vervangen.

Het grootste verschil is dat een verordening direct geldt in elke lidstaat. Nederland hoeft de regels niet eerst zelf om te zetten in wetgeving. Voor gunningscriteria betekent het concept dat BPKV niet langer “in beginsel” geldt, maar de standaard wordt.

Kwaliteit moet dan minimaal 30 procent van de weging bepalen, en bij arbeidsintensieve contracten zelfs 50 procent. De verhouding van 60 procent prijs en 40 procent kwaliteit die hierboven als voorbeeld staat, zou onder dit voorstel dus niet meer zijn toegestaan.

Disclaimer: dit is nog geen vastgesteld recht. De Commissie presenteert het naar verwachting in september 2026, de onderhandelingen lopen door tot eind 2027, en de verordening zou pas in 2028 in werking treden. Tot die tijd blijft de Aanbestedingswet 2012 gewoon gelden.

De nota van inlichtingen

Dit is officieel de vragenronde, maar in de praktijk het belangrijkste strategische moment in het hele traject. Verderop in dit artikel lees je waarom.

Deadlines en vormvereisten

Voor de openbare procedure geldt een minimumtermijn van 45 voor tussen het verzenden van de aankondiging en de uiterste inschrijfdatum. Omdat inschrijven digitaal gaat, mag daar vijf dagen vanaf, waardoor 40 dagen in de praktijk de gangbare ondergrens is. In de praktijk zie je vaak vijftig tot zestig dagen, en dat is ook nodig.

In die periode moet informatie uit de eigen organisatie, de pricing, het schrijfwerk en een foutloze inschrijving allemaal samenkomen.

Na de gunning

Na de gunningsbeslissing geldt een verplichte wachttijd van twintig kalenderdagen, de standstill-termijn (ook wel Alcatel-termijn). Pas daarna mag het contract getekend worden. Ben je afgewezen en het oneens met de uitslag, dan is een kort geding binnen die termijn de enige route die de gunning daadwerkelijk opschort.

Een bezwaar bij de Commissie van Aanbestedingsexperts kan ook, maar is slechts een advies zonder pressiemiddel.

Gratis beginnen met tenderen: de eerste drie stappen

Wil je laagdrempelig starten met tenderen, dan kun je gratis starten via TenderNed. We zetten de drie stappen voor je op een rij.

1. Maak een account aan op TenderNed: Ongeveer zestig procent van de tenders loopt via TenderNed. Het is ook de plek waar je daadwerkelijk inschrijft. Je werkt dan met een digitale kluis waarin vragen gesteld en documenten geüpload worden. Ook wanneer je later andere hulpmiddelen gebruikt, begin je hier.
2. Zet zoekcriteria op en begin met kijken: Stel criteria in op CPV-codes zodat er signaleringen binnenkomen, of loop de publicatielijst handmatig door. Lees daarna een paar volledige tenders door. Twee uur lezen leert meer over de eisen in een sector dan wanneer je artikelen doorspit.
3. Doe mee aan marktconsultaties en bel een paar inkopers: Bij een marktconsultatie legt een organisatie vragen voor aan de markt voordat de tender geschreven wordt, en de antwoorden op die vragen worden vaak meegenomen in de uiteindelijke uitvraag. Het kost een reactie en niets meer, en het is het goedkoopste moment waarop invloed uitgeoefend kan worden op een opdracht die nog niet bestaat.

De gratis aanpak heeft zijn beperkingen. Zo blijft een deel van de markt buiten beeld, staan documenten niet op één plek en mis je inzichten. Wanneer er enkele tenders per jaar verschijnen in de markt waarin je opereert is dit houdbaar.

Zodra je serieus gaat tenderen zal screenen meer tijd kosten en neemt de kans op het missen van relevante aanbestedingen toe. Een tool als TenderApp neemt dat signaleren uit handen door continu te zoeken op relevante tenders die rechtstreeks in je mailbox belanden.

Waarom bedrijven kansen missen die er wel zijn

Ook wanneer je bovenstaande stappen op orde hebt, blijft er een kans bestaan dat je opdrachten mist. De overheid publiceert aanbestedingen namelijk met CPV-codes, een Europese categorielijst van 9.500 codes.

Inkopers kiezen vaak meerdere codes tegelijk, net als ondernemers die niets willen missen. Dat zorgt voor de verkeerde tenders in je signalering en een hoop onnodige ruis. En daar komt versnippering nog eens bovenop.

TenderNed is met ongeveer zestig procent de grootste bron. De rest vind je op Mercell, wat bestaat uit een aantal andere publicatieplatformen, maar ook bij semi-publieke organisaties, en op TED Europa voor Europese opdrachten, elk met eigen documenten.

Onderhandse aanbestedingen blijven bovendien onder de drempelbedragen en worden nooit als aanbesteding gepubliceerd. Ze worden alleen kenbaar gemaakt via inkoopagenda’s en aanbestedingskalenders van individuele organisaties.

Juist in die onderhandse markt zit een kans voor kleinere en lokale partijen, mits je actie onderneemt voordat de opdracht ontstaat. Zodra een aanbesteding is gepubliceerd, mag de aanbestedende dienst niet meer vrij communiceren met potentiële inschrijvers. Wie eerder op de hoogte is, wint dus niet alleen schrijftijd, maar ook toegang tot een opdracht die daarna beschikbaar is voor iedereen.

TenderApp brengt signalering, alle platforms en de onderhandse markt samen op één plek. Door toegang tot 15+ bronnen en slimme filters en notificaties, blijven kansen nooit liggen doordat ze verspreid of onzichtbaar zijn.

Wat er gebeurt in de 1.420 dagen dat de tender niet op de markt is

Een aanbesteding met een looptijd van vier jaar duurt ongeveer 1.460 dagen. Daarvan staat de opdracht zo’n veertig dagen op de markt. De resterende 1.420 dagen niet. Reactief tenderen betekent dat je wacht tot publicatie.

Vooruitkijken betekent weten welke contracten wanneer aflopen, en weten of daar een opening ontstaat. Iets dat bij een looptijd van vier jaar met twee optiejaren al zo’n twee jaar van tevoren te voorspellen is. Sales kan dan al aan de slag, alleen anders dan gebruikelijk. Een extra tip van Marcel Hazeleger:

“Stuur daar nou niet je beste sales tijger naartoe, want er is vandaag geen omzet te halen. Maar stuur daar een relatiebeheerder naartoe die gesprekken voert.”

Zulke gesprekken en eerdere edities van dezelfde aanbesteding leveren informatie op die net zo waardevol is als een go. Daarom hebben we Tender Intelligence ontwikkeld. Zodat je dankzij een proactieve benadering meer aanbestedingen kunt winnen.

Wat AI in aanbestedingen wel en niet verandert

Vroeger werd een inschrijving mede beoordeeld op schrijfvaardigheid; die wereld is veranderd. AI lost het schrijfprobleem echt op. Wie moeite heeft met schrijven, krijgt er direct hulp bij, en het versnelt bovendien het denkproces waar een aanbieding uit voortkomt.

Alleen geldt dat voor iedereen tegelijk. Zodra elke inschrijver zijn schrijfprobleem heeft opgelost met AI, dienen alle partijen een sterk geschreven aanbieding in, en kan er nog steeds maar één winnen.

Het onderscheid verschuift dan naar strategie, timing en de vragen die gesteld worden in het proces. Aanbesteden blijft in die zin een spel. Verdwijnt het onderscheid op de ene plek, dan verschuift het naar een andere.

De grootste winst van AI op dit moment is snelheid. Bij TenderApp zien we een tijdsbesparing van zo’n 67% op het moment van publicatie tot een bruikbare, verrijkte samenvatting.

Waarom je het beste nu kunt beginnen als een aanbesteding wilt winnen

Aanbesteden is geen snelle handel. Reken vanaf publicatie op minimaal veertig dagen tot de deadline, plus nog eens twee tot drie maanden voordat de aanbestedende dienst tot levering komt. In totaal zitten daar al snel vier tot vijf maanden tussen.

Wie in 2027 omzet uit de publieke markt wil halen, begint dus nu. Start met goede zoekprofielen, met marktconsultaties, en met inzicht in wie wat doet en wanneer contracten aflopen.

Er wordt jaarlijks een flink bedrag gespendeerd aan marketingkanalen, zodat je als bedrijf zichtbaar bent. Zet dat af tegen de moeite die je moet investeren om overheidsopdrachten te winnen, en het helpt je bepalen of je aan de slag wil met overheidsopdrachten of niet.

Het winnen van een overheidsopdracht levert je meer op dan de opdracht zelf. Denk aan een meerjarig contract met vaak nog optiejaren, een referentie die de volgende aanbesteding makkelijker maakt. En soms ook het behoud van een bestaande klant. Als die klant de opdracht alsnog gaat aanbesteden, kun je hem winnen voordat een concurrent er tussen weet te komen.

Wie nu begint, weet volgend jaar waarom hij wint. Wie wacht, betaalt daar volgend jaar de rekening voor.

Wil je weten wat er in jouw sector speelt?

Start een gratis proeflicentie en bekijk zelf welke aanbestedingen er voor jou zijn. TenderApp signaleert relevante tenders uit 15+ erkende bronnen, toont per opdracht de deadlines en voorwaarden, en laat zien welke contracten bij interessante organisaties binnenkort weer op de markt komen.

Je kunt 14 dagen gratis starten met een TenderApp Start account. Registreer je hier vrijblijvend, of vind hier meer informatie over TenderApp Start.

Weet je niet zeker of er iets voor je bij zit? Of kun je wat meer expertise en advies gebruiken? qcore kijkt graag met je mee naar de markt voordat je ergens aan begint.