Deel dit
door Romy Delen op 7 februari 2020
Daarna volgt er in veel bedrijven een periode van (af)wachten. De druk is van de ketel, je hebt alles gegeven. Tijd om even uit te ademen. Hoe zorg je er op dát moment voor dat je team ‘de spirit alive’ houdt en net zo efficiënt en effectief aan het werk blijft?
1. Gericht inschrijven
Dat veel inschrijvingen voor veel gunningen zorgt, is natuurlijk niet persé waar. De uitdrukking ‘Het gaat om kwaliteit, niet kwantiteit’ is hier wel op zijn plek. Bij veel inschrijvingen komt wel veel werk en veel project management kijken, dat is zeker.
De kans op pieken en dalen bij tender werkzaamheden wordt hierdoor groter, zeker wanneer er niet of nauwelijks een methode wordt gebruikt om het ‘flywheel’ op constante snelheid te houden. De combinatie van veel inschrijvingen en weinig strategie komt in praktijk vaak voor en resulteert regelmatig in slechte scores.
Als je gericht en daardoor misschien minder wilt gaan inschrijven, is de volgende vraag belangrijk: begin je bij het team of begin je bij de tender? Ontstaat jouw beste inschrijving doordat de tender perfect aansluit op de capaciteiten van het team, of ontstaat jouw beste team doordat jij weet welke tender je wilt en kunt winnen? Aan jou de taak om de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek te zetten. Dit kan betekenen dat er iets gewijzigd moet worden aan je teamsamenstelling, de werkzaamheden of de tools en software. 
Wanneer je de Bidcycle® methodiek volgt, zul je merken dat je met je bidteam een doordacht stappenplan doorloopt waarbij alles op een logisch moment aan bod komt. Als je ‘cycle’ lekker draait, komt er een flow in je bidmanagement en gaat elke fase als vanzelf over in de volgende. Er is geen begin en geen einde, als je maar voor of na de inschrijving – net hoe je het bekijkt - gaat Beïnvloeden en Voorbereiden.
Doordat de werkzaamheden per tender op deze manier goed meetbaar zijn en verdeeld worden, is het haalbaar om de werkdruk wat meer te verspreiden. Het tenderproces zal zo gelijkmatiger worden en meer gestroomlijnd verlopen. En minder stresspieken opleveren, ook mooi meegenomen.
2. Meer strategie
“Als je minder wilt inschrijven, zul je meer strategie aan de voorkant nodig hebben”.
De succesvolle bidmanager die mij dit vertelde, maakt gebruik van de Bidcycle methodiek ® en doelt met ‘strategie aan de voorkant’ op de Beïnvloedingsfase: de periode waarin je contact legt met de inkoper, nog voordat de tender op de markt is.
Hij is niet de enige die al voor publicatie in actie komt. Wij merken dat er steeds meer bidteams zijn waarbij de strategie aan verandering onderhevig is: waar men zich voorheen vooral bezighield met de inschrijving, wordt er momenteel steeds meer gefocust op de periode vóór publicatie.
Er wordt minder afgewacht en meer gedaan - of in ieder geval geprobeerd - om invloed uit te oefenen op de aanbesteding. De periode waarin de inkoper nadenkt over de nieuwe aanbesteding en aan het bestek is begonnen, is voor jou hét moment om jezelf en je product of dienst voor te stellen. 
In het gesprek vraag je om in de uitvraag nieuwe specificaties op te nemen, zodat ze bij de producten of diensten van jouw organisatie passen. Ook kun je uitvinden wat belangrijke eisen zijn voor de aanbestedende partij. Daar kan je later met je inschrijving op inspelen.
TIP: alle vormen van communicatie zijn tijdens deze Beïnvloedingsfase nog mogelijk, want pas na publicatie wordt je beperkt tot de nota van inlichtingen. Het contact leggen wordt vaak ook zeer gewaardeerd door inkopers, zo blijkt uit ons vragenrondje. Maak hier gebruik van!
Hoe je weet wanneer de aanbesteding weer op de markt komt? Hier moet je heel wat informatie voor vergaren en up to date houden. Zeker omdat data nog wel eens kunnen wijzigen. Veel ondernemers houden alle informatie over interessante contracten zelf bij in bijvoorbeeld een Excel bestand. Bij de software van TenderApp is er een tool die de voorspellingen voor je doet: TenderForecast.
Wil je ook minder werkdruk en minder stress? Andrea vertelt je tijdens een online demo graag welke contracten jij in de gaten moet houden. Of bekijk het zelf en gebruik TenderApp een weekje gratis!
De strategie aan de voorkant helpt jouw team om de werkdruk over een grotere periode te verspreiden. Minder verrassingen op de markt en minder pieken in werkzaamheden tijdens de inschrijfperiodes, doordat je vóór de publicatie al actie onderneemt en contact hebt. Daarnaast geeft meer voorkennis je een betere inschrijving, dus meer kans op gunning. Één en één is twee.
3. Beter samenwerken
Er zijn veel mensen betrokken bij het hele tenderproces. Allerlei signalen komen via verschillende kanalen en bij verschillende afdelingen binnen. Vervolgens moet een gedeelte daarvan bij de juiste personen terecht komen. Dat vraagt om een goed systeem en een nauwe samenwerking tussen sales en projectmanagement. Binnen sales en accountmanagement is er ook nog eens het nodige verloop onder medewerkers, wat het extra uitdagend maakt om de juiste informatie met de juiste collega’s te delen.
Je wilt zo vroeg mogelijk weten waar plannen worden gemaakt voor het opnieuw op de markt brengen van tenders, zodat je hier tijdig op in kunt spelen. Als het om contracten gaat die al in uitvoering zijn bij jouw onderneming, is de kans groot dat dit signaal vroegtijdig opgevangen wordt in je organisatie.
Ook hebben bedrijven vaak een lijstje met tenders die weleens op de markt zouden kunnen komen. Nu is het zaak dat deze informatie ruimschoots voor de publicatie al bij jouw bidmanagers terecht komt. In samenwerking met sales kan nu de eerste stap worden gezet naar het succesvol binnenhalen van de tender. Neem de tijd en verspreid je werkzaamheden.
Conclusie
Als je een constante heartbeat wilt hebben in je bidteam, zorg dan dat het werk overzichtelijk is en verdeeld is over het hele jaar. Overzichtelijkheid creëer je door gericht in te schrijven, verspreiden van de werkzaamheden bereik je door meer strategie buiten de inschrijfperiode in te zetten. Daarbij is het van belang dat er een goed systeem is waarin de verschillende afdelingen in je bedrijf samenwerken en informatie delen.
Wij brengen tenders die voor jou interessant zijn in kaart en leveren daarbij de tool om jouw concurrent in de gaten te houden. Ontdek hoe jij je team efficiënter inzet en vaker tenders wint: