Bidmanagement: 3 fases die je moet kennen

Meer concurrentie bij aanbestedingen.

Tenders blijven winnen

Inhoudsopgave

Wat is Bid Management?
Waarom is bid management van belang?
Hoe de Bidcycle methodiek je grip geeft op bid management
3 levenscyclusfases binnen de BidCycle:
Beïnvloeden
Voorbereiden
Tenderen 

Wat is Bid Management?

Bid management kent veel verschillende variaties, denk aan tendermanagement of proposalmanagement. Ook de job description van de verantwoordelijke binnen de organisatie verschilt. Het vaakst zien we bid manager, tender manager of proposal manager terugkomen in de titel beschrijving van de specialisten binnen het tender management vak.

Bid management omvat de volledige levenscyclus van een bid of tender binnen een organisatie. De levenscyclus bevat de volgende drie fases: beïnvloeden, voorbereiden en tenderen. Om de cyclus goed te doorlopen is betrokkenheid van de volgende disciplines binnen de organisatie nodig: sales, tender management en projectmanagement.

Waarom is bid management belangrijk?

De aanbestedingen die de overheid publiceert hebben vaak een contracttermijn van 3 of 4 jaar met een aantal optiejaren. Over het algemeen zal een tender elke 4 à 5 jaar opnieuw op de markt komen. Het is dus van belang om continu je contracten en relaties te managen.

Binnen organisaties is vaak veel informatie beschikbaar die van groot belang kan zijn bij het winnen van het volgende bid. Deze informatie is vaak versnipperd binnen de organisatie. Zo heeft de supportmedewerker of onderhoudsmonteur regelmatig contact met de gebruikers, terwijl sales een relatie heeft met de inkoper. En staat weer ergens anders in het CRM systeem (of in een Excel bestand) vermeld wat de contracttermijnen en optionele verlengingen zijn.

Verrast door een nieuwe aanbesteding van eigen klant

Stuk voor stuk is dit wel erg waardevolle informatie. Toch worden organisaties nog veel te vaak verrast door het feit dat hun huidige klant een nieuwe aanbesteding op de markt brengt, terwijl er gedacht wordt dat er een goede relatie is met deze klant. Hoe kan dat nou?

Er is simpelweg onvoldoende grip op bid management. Een van de redenen kan zijn dat er een matige samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Ook kan het zijn dat er niemand echt verantwoordelijk is voor bidmanagement of dat er geen draagvlak is binnen de organisatie. Wanneer je als organisatie wilt excelleren op bid management, is het van belang dat je de organisatie zo inricht dat er een perfecte samenwerking ontstaat tussen sales, tendermanagement en projectmanagement.

Hoe de Bidcycle methodiek je grip geeft op bid management

De Bidcycle is een methodiek die organisaties helpt om bid management vorm te geven en draagvlak voor tenderen binnen de organisatie te creëren. Een succesvol tenderproces verkleint (tijd)verspilling en vergroot de kans op gunning. Met de Bidcycle kun je jouw organisatie zo inrichten dat je maximaal scoort bij tenders. Sterker nog: het adopteren van de Bidcycle methodiek en elk onderdeel daadwerkelijk invulling geven brengt je op een level van succes dat moeilijk te evenaren is voor de concurrentie. Het brengt je van passief naar actief tendermanagement. De Bidcycle is dus een model voor continu bid management.

Geef de 3 fases van de Bidcycle invulling:

Beïnvloedingsfase

Hoewel de Bidcycle natuurlijk rond is, nemen we de beïnvloedingsfase als het begin. Iedere nieuwe tender begint met het beïnvloeden van de markt. Om de kracht van de Beïnvloedingsfase van de Bidcycle duidelijk te maken, moeten we weten wat de regels zijn van het aanbesteden door de Nederlandse overheid. In de aanbestedingswet (artikel 2.52a) valt te lezen:

“De communicatie en informatie-uitwisseling tussen een aanbestedende dienst en een ondernemer vindt plaats met behulp van elektronische middelen.”

In artikel 2.53 schrijft de wetgever:

“de aanbestedende dienst beantwoordt de gestelde vragen in een nota van inlichtingen, die hij aan alle gegadigden of inschrijvers verzendt.”

Invloed door vragen stellen?

We weten allemaal dat communiceren via een nota van inlichtingen of vraag-en-antwoordmodule op een inkoopplatform niet de manier is om een goede relatie op te bouwen. Zeker niet wanneer je weet dat alles wat je vraagt/schrijft anoniem gedeeld wordt met de andere gegadigden. Na publicatie van de aanbesteding is de mate van invloed gering en er zullen geen grote wijzigingen meer plaatsvinden. Als de specificaties of dienstverlening van jouw concurrent als basis zijn gebruikt, kan dit zorgen voor grote uitdagingen bij het opstellen van jouw inschrijving/bid. Eigenlijk ben je dan al te laat en dit wil je dus voorkomen.

Eerder bouwen aan duurzame relatie

Om maximaal invloed uit te oefenen en een duurzame relatie te bouwen met de betreffende inkoper of adviseur moeten we al vóór publicatie van de tender contact hebben. Dit mag, want bovengenoemde wetgeving gaat alleen maar over contact tijdens een aanbestedingsprocedure. Voor die tijd mag je best contact opnemen met de inkoper. Ervaring leert ook dat steeds meer organisaties resources inzetten om relaties te bouwen met inkopers en de inkoopadviesbureaus. En inkopers vinden het vaak nog prettig ook, zo blijkt uit dit belrondje langs inkopers.

De markt in kaart

Nu we weten waarom de beïnvloedingsfase van belang is kunnen we bekijken hoe deze fase eruit ziet. De Beïnvloedingsfase van de Bidcycle kan grofweg ingedeeld worden in het evalueren van je inschrijving, het uitvoeren van het contract (we gaan er in dit artikel gemakshalve vanuit dat je als gegunde partij bent geëindigd) en het bewerken van de markt. Deze fase is het speelveld van accountmanagers en salesmanagers die samen met de mensen in de uitvoering de markt bewerken. In de beïnvloedingsfase breng je de markt in kaart door een overzicht te maken van wat zich afspeelt binnen de branche en waar de behoeften liggen. Dit is nodig om de scope te bepalen (lees: kiezen welke behoefte(n) jouw organisatie gaat vervullen).Als bidmanager zal je in deze fase wat meer op de achtergrond actief zijn. Toch is het verstandig om aan te sluiten bij salesgesprekken waarin wordt gesproken over tenders die gepubliceerd gaan worden.

Voorbereidingsfase

Als je de scope van jouw organisatie hebt bepaald, ga je door naar de volgende fase: de voorbereidingsfase. Deze fase kan grofweg ingedeeld worden in het signaleren van kansen, beslissen of de kans binnen de scope van jouw organisatie valt en het formuleren van de strategie voor de inschrijving.

Op de hoogte blijven

Hoe je op de hoogte blijft van aanbestedingen leggen we uit in een andere post. Ook lees je welke bronnen je zeker in de gaten moet houden. Doe dit met regelmaat en zorg dat er iemand binnen je organisatie verantwoordelijk is. Wil je het professioneel aanpakken? Overweeg dan een betaalde tool om de signalering van aanbestedingen te laten doen. Dit kan met het platform van TenderApp maar ook via TenderNed of Aanbestedingskalender.

Kansberekening

Wanneer je de potentiële kansen op een rij hebt maak je een shortlist van tenders. Dit doe je aan de hand van de scope die je in de beïnvloedingsfase hebt geformuleerd. Na het signaleren van tenderkansen is het van belang dat er een goede analyse van de uitvraag wordt gedaan. Deze analyse heeft betrekking op gestelde eisen en wensen en is nodig om je kansen in te schatten.Zie je mogelijkheden? Noteer je motivatie en beleg een pre-bid meeting met de Decision Making Unit (DMU) van jouw organisatie. Tijdens deze meeting kom je met alle stakeholders bijeen.  Jullie gaan alle aspecten van de uitvraag langs om te bepalen of jullie kans op de opdracht de investering rechtvaardigt. De uitkomst is een go/no-go besluit. Ook hier is het weer van belang om het besluit vast te leggen en te onderbouwen, ongeacht wat de uitkomst is. Zo bouw je aan een dossier dat het voor de toekomst makkelijker maakt om beslissingen te nemen.

Winstrategie

De kogel is door de kerk: jullie gaan inschrijven! Nu is het belangrijk om een duidelijke winstrategie te bepalen (de stip aan de horizon te zetten) en een projectbriefing te organiseren met het bidteam. Tijdens deze briefing bepaal je de rolverdeling, maak je een planning en ken je taken toe. De Bidcycle gaat ervan uit dat je de prijsstrategie opstelt vóór de deadline van het vragen stellen. Je analyseert de prijsformule en bepaalt de beoogde marge. Het laatste onderdeel van de voorbereidingsfase is het vragen stellen. Hier stel je samen met je team tactische, procedurele en informatieve vragen op voor de Nota van Inlichtingen. Deze vragen worden gesteld via het platform dat de inkoper gebruikt voor zijn inkoop. Dit kunnen zijn: Negometrix, CTM Solution, Aanbestedingskalender, TenderNed, Commerce-hub, Ariba, EPO, United Nations (UNGM) en NSPA (Nato).

Tenderfase

Nu de voorbereidingen erop zitten, gaat het inhoudelijke werk beginnen: Tenderen. In deze fase worden de inhoudelijke documenten gecreëerd. Er zijn veel verschillende tenderprocedures, maar in de praktijk bestaan de meeste tenders uit een kwaliteitsonderdeel en een prijsonderdeel (die ieder uiteraard aan de vormvereisten moeten voldoen).

Review, review, review

Voordat je daadwerkelijk start met schrijven maak je eerst een opzet en bepaal je de structuur en boodschap van elk onderdeel van de beantwoording. Dit is nodig om de winstrategie in het oog te houden en te implementeren in je stukken. Tijdens het schrijven worden de ideeën verder uitgekristalliseerd en krijgen ze steeds meer vorm. De Bidcycle gaat uit van 3 reviewrondes, waarin de stukken worden verbeterd op (achtereenvolgens) antwoordstrategie, inhoud en formulering. Ook dit met de winstrategie in het achterhoofd.

Final touches

Nadat de stukken gereviewd en inhoudelijk helemaal definitief zijn, maak je tijdens de eindredactie/opmaak de laatste aanpassingen. Je zorgt dat alles voldoet aan de vormvereisten en je maakt de inschrijving op zodat het geheel er netjes uitziet. Het oog wil immers ook wat. Hierna is de inschrijving definitief.Nu de inschrijving compleet is bied je deze aan op de voorgeschreven manier. Misschien volgt er daarna nog een presentatie van je aanbieding. Natuurlijk zorg je ook voor de benodigde bewijsmiddelen voor de eisen aan de onderneming en toon je aan dat je het aangebodene daadwerkelijk kunt gaan leveren. Zo staat niets een gunning nog in de weg. Wanneer je als de gegunde partij bent geëindigd rest het formaliseren van de samenwerking middels een contract. Samen met de opdrachtgever maak je nadere afspraken over de dienstverlening en wordt de overeenkomst ondertekend. Dit is de start van een duurzame samenwerking.

Terug naar het begin

Zo is de cirkel rond, want nu je de hele Bidcycle hebt doorlopen start de beïnvloedingsfase opnieuw en herhaalt de Bidcycle zich. Na het moment van gunnen en evalueren ga je de opdracht uitvoeren en ben je al meteen weer bezig met het ‘masseren van de markt’. Het eerste contact voor de volgende tender is gelegd. Laat die tender maar komen, jij bent er klaar voor!