De Bidcycle is een methodiek die organisaties helpt om bid management vorm te geven. Een succesvol tenderproces beperkt (tijd)verspilling en vergroot de kans op gunning.

Waarom de Bidcycle methodiek van belang is

Met de Bidcycle kunnen bidmanagers, tendermanagers en salesmanagers hun organisatie zo inrichten dat ze maximaal score bij tenders. 

 

Gebruik de Bidcycle als groeimodel

De Bidcycle werkt als een vliegwiel. Er zijn drie factoren die het momentum bepalen:

  1. de snelheid waarmee je draait
  2. de mate van frictie
  3. de samenstelling (gewicht)

Succesvolle teams hebben een strategie bij elke factor.

De snelheid van je Bidcycle wordt verhoogd door meer kracht uit te oefenen op de plaatsen waar dit het grootste effect heeft. Het bewerken van het marktpotentieel en het selecteren van relevante tenders.

Aangezien je allerlei soorten kracht rondom je Bidcycle uitoefent, moet je ervoor zorgen dat de investeringen (in tijd, geld of resources) die je doet niet tegen elkaar inwerken. Een goede samenwerking tussen relatiebeheer en sales draagt er bijvoorbeeld aan bij dat je tijdig op de hoogte bent van een aankomende aanbesteding. Een ander voorbeeld: een duidelijke scope helpt je om te investeren op de tenders met een hoge scoringskans.

Je kunt frictie verminderen door inefficiënties weg te nemen tussen de verschillende afdelingen en disciplines. Het maakt niet uit hoe groot je organisatie is, disciplines als relatiebeheer, support, contractbeheer, sales en bidmanagement moeten zo vloeiend mogelijk samenwerken. Dit vergroot de kans op verlenging van bestaande contracten en de invloed op toekomstige tenders.

Naarmate je de snelheid verhoogt en de frictie vermindert, creëer je meer gunningen en neemt de klanttevredenheid toe. De Bidcycle groeit in gewicht: het aantal opdrachten neemt toe, je organisatie en ervaring groeit. Je hebt betere referenties en metrics en je scoort hoger op geschreven stukken.

De Bidcycle methodiek helpt bidmanagers om continu te groeien en te verbeteren.

 

Ontdek hoe jouw Bidcycle eruit ziet

Laten we starten door te inventariseren welke onderdelen van de Bidcycle er al zijn ingericht binnen jouw organisatie. De Bidcycle bestaat uit drie fases. In elke fase zijn er andere activiteiten en prioriteiten. Dit is hoe we denken over elke fase:

Beïnvloeden:
Om maximaal invloed uit te kunnen oefenen op een gunning, moet je weten wat er speelt. Door de keuzes die je maakt continu te evalueren en analyseren en hiervan te leren, de markt in kaart te brengen en kritisch de scope te bepalen van waar je in investeert, vergroot je de kans om je volgende bid te winnen. Want als je weet wat je beter kunt doen, waar de kansen liggen, waar je concurrenten succes boeken en waar je op moet focussen, dan stop je je kostbare tijd in de juiste tenderkansen.

Voorbereiden:
Een goede voorbereiding is het halve werk. Wil je de kans op succes vergroten dan is het van belang dat je alle kansen op een rij zet, een shortlist maakt en in de wensen en eisen duikt om in te schatten welke kans je maakt. Blind tenders selecteren heeft geen zin, want hoe weet je dan of je kunt voldoen aan de uitvraag? Stop je tijd en energie in tenders met een hoge slagingskans. Besluit je in te schrijven? Dan is het van belang om samen te bepalen wat de juiste strategie is.

Tenderen:
In deze fase van het tender proces ga je aan de slag met het creëren van de aanvraag en bereid je jezelf voor op de gunningsfase. Maak een opzet om te kunnen bepalen wanneer je de winstrategie volledig hebt geïmplementeerd en pas reviews en eindredactie toe om de uitvoering te perfectioneren en de details kloppend te krijgen. Na de aanbieding (en eventuele bewijsvoering en formalisering van een samenwerking) begin je weer van voor af aan: evalueer het proces, leer ervan en pas wat je geleerd hebt vervolgens weer toe.

 

Hieronder vind je 3 stappen om te starten met de Bidcycle.

 

Stap 1: verzamel gegevens en breng de markt in kaart

  • Maak een overzicht met alle contracten uit tenders die je momenteel in uitvoering hebt.
  • Maak een overzicht met alle contracten die je graag had willen winnen of opdrachtgevers waarvoor je graag zou willen werken.
  • Maak een overzicht met alle tenders waarop je hebt ingeschreven maar die je niet gegund hebt gekregen. 

Nu je een overzicht hebt van alle relevante tenders gaan we tenderdata over contracttermijnen verzamelen:

  • Verzamel per tender alle contracttermijnen en de startdatum, verlengdata en einddatum van het contract.
  • Inventariseer per tender welke contactpersonen er vanuit de opdrachtgever bij betrokken zijn.
  • Inventariseer welke accountmanagers, relatiebeheerders en supportmedewerkers al een relatie hebben met deze contactpersonen.

Stap 2: bepaal je scope en leg deze vast

Nu je de markt in kaart hebt gebracht is het van belang om je scope te bepalen. Waar liggen je krachten in relatie tot de markt? Wat is de capaciteit van je tenderteam en organisatie? Noteer welke opdrachten de “must wins” zijn. Het is belangrijk dat je criteria vastlegt voor de selectie van tenders en je hieraan houdt. 

Maak je scope zo concreet mogelijk. Dit is nodig om (snel) te kunnen beslissen in welke tenders je investeert.  

Stap 3: richt signalering in en bereid je voor

Er zijn verschillende aanbestedingswebsites waarop tenders worden gepubliceerd. Je kunt ervoor kiezen om al deze kanalen zelf te monitoren of je kunt een goede partij zoeken die dit voor je doet.

Wil je geen aanbestedingen missen, is het van belang dat je met enige regelmaat (bij voorkeur dagelijks) tenminste de volgende websites raadpleegt:

  • Tenderned
  • Negometrix
  • CTM Solution
  • Aanbestedingskalender
  • Commerce-hub
  • Ariba
  • EPO
  • United Nations
  • NSPA (Nato)
  • TED Europa

Ga verstandig om met je tijd, zorg ervoor dat niet iedereen binnen je organisatie bezig is met het speuren naar kansen. Wanneer je doel is om tenders te winnen is het van belang dat je zaken professioneel aanpakt. Maak één medewerker verantwoordelijk voor het signaleren van aanbestedingen. Wijs ook een back-up aan die hem/haar vervangt bij ziekte of verlof.

Tip: zorg voor goede tooling.
Er zijn verschillende tools in de markt die openbare aanbestedingen verzamelen, TenderApp is daar een van. Binnen TenderApp vind je alle binnen Nederland gepubliceerde openbare aanbestedingen vanuit alle hierboven genoemde bronnen. Elke tender is al voorzien van een korte omschrijving, planning en alle tenderdocumenten.

Doe het goed en maak mensen verantwoordelijk:

  • Bepaal wie er verantwoordelijk is voor het signaleren van tenders.
  • Wijs een back-up aan in geval van afwezigheid.
  • Inventariseer met welke zoekcriteria je tenders vindt die passen bij jou organisatie. Wees hierin kritisch!
  • Bepaal welke tenderwebsites er worden geraadpleegd of zoek een platform dat alle informatie voor je verzamelt en aanlevert.
  • Zorg dat je cijfers bijhoudt over het aantal tenders dat wordt gesignaleerd.
  • Leg per gesignaleerde aanbesteding de respons vast. Dit is nodig om je zoekprofiel te optimaliseren.

Nu je ervoor hebt gezorgd dat de juiste tenders worden gesignaleerd is het van belang dat er een beslissing wordt genomen op welke kansen er resources worden ingezet. Hierover meer in het volgende artikel.

De Bidcycle als groeimodel: meer tenders winnen
Toegang tot informatie vergroot je kennis. Kennis die je kunt gebruiken om het tender proces te beïnvloeden en aanbiedingen optimaal voor te bereiden. Het resultaat? Succesvol(ler) tender management. TenderApp biedt je de sleutel tot alle informatie over openbare aanbestedingen én de tools om je grip op het totale tender proces te vergroten. Het helpt je om slimmer en efficiënter meer aanbestedingen te winnen.

 

Leer alles over de Bidcycle

Schrijf je in voor updates