Inleiding

In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Tenderapp B.V. omgaat met verwerkingen van persoonsgegevens welke plaatsvinden via de website www.tender.app en www.tenderapp.eu Ook vind je hier meer informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens welke te maken hebben met een aantal bedrijfsprocessen van Tenderapp B.V.

Informatie over Tenderapp B.V. en contactmogelijkheden
Tenderapp B.V. is statutair gevestigd in Hoevelaken en ingeschreven onder inschrijvingsnummer 64977110 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Voor vragen over het privacybeleid en contact met de verantwoordelijke voor dit onderwerp is Tenderapp B.V. telefonisch bereikbaar op telefoonnummer 085 018 75 55. Je kunt ook een e-mail sturen naar helpdesk@tender.app of gebruik maken van de chatfunctie op onze website.

Beleid rond Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) binnen Tenderapp
Medewerkers van Tenderapp B.V. beschikken over (basis)kennis van de AVG en zijn gebonden aan een (zoals de AVG het noemt) (intern) gegevensbeschermingsbeleid. Op basis daarvan is het medewerkers alleen toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als dat nodig is voor de uitvoering van een opgedragen taak. Daarnaast zijn medewerkers gebonden aan specifieke instructies over hoe om te gaan met persoonsgegevens. Het creëren van bewustwording bij alle medewerkers is een belangrijk onderdeel van het gegevensbeschermingsbeleid van Tenderapp B.V. Om die reden stuurt Tenderapp B.V. aan op een doorlopende evaluatie van het gegevensbeschermingsbeleid.

Alle medewerkers dienen zich onder meer (uiteraard) te houden aan een strikte geheimhouding. Medewerkers zullen jouw gegevens nooit delen met of toegang geven aan personen die de gegevens niet nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden voor jou. Jouw bedrijfsgevoelige informatie en aanbestedingsstukken zijn dus bij ons in veilige handen.

Tenderapp B.V. als verwerker
Het is mogelijk dat Tenderapp B.V. in opdracht van klanten (als verwerker) persoonsgegevens gaat verwerken. In dat geval is het nodig dat een verwerkersovereenkomst wordt gesloten. In de op onze dienstverlening van toepassing zijnde algemene voorwaarden hebben wij daarom een verwerkersovereenkomst opgenomen welke voldoet aan de AVG. In dit privacybeleid is ook de informatie opgenomen welke een verwerker dient te verstrekken op basis van artikel 28 lid 3 onder h van de AVG. Uitgangspunt is dat we zo min mogelijk persoonsgegevens willen ontvangen en opslaan. In beginsel is dit beperkt tot contactgegevens en mobiel nummer voor 2 factor authenticatie.

Verwerkingen van persoonsgegevens
Hieronder wordt meer informatie gegeven over een aantal belangrijke verwerkingen van persoonsgegevens welke wij uitvoeren.

Administratieve gegevens voor de Belastingdienst
Als gevolg van de fiscale bewaarplicht, moet Tenderapp B.V. haar administratieve gegevens 7 jaar te bewaren. Het is mogelijk dat op basis van deze bewaarplicht Tenderapp B.V. persoonsgegevens moet bewaren. In dit geval is de verwerking noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Meer informatie over de fiscale bewaarplicht (en de gegevens die op basis daarvan bewaard moeten worden), vind je op de website van de Belastingdienst.

Opdrachtgerelateerde informatie en documenten
Opdracht gerelateerde informatie en documenten kunnen tot maximaal 1 jaar plus 6 maanden worden bewaard, gerekend vanaf de dag dat de opdracht is beëindigd. Het is mogelijk door het bewaren van de opdrachtgerelateerde informatie en documenten ook persoonsgegevens worden bewaard. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Tenderapp B.V. Zij beschikt door deze verwerking namelijk over een volledig dossier in het geval sprake is van een aansprakelijkstelling of in het geval tegen haar een juridische vordering wordt ingesteld. Bij opdrachtgerelateerde informatie kun je denken aan overeenkomsten, e-mailcorrespondentie, gespreksverslagen en informatie over afspraken en contactmomenten welke hebben plaatsgevonden.

Documenten over aanbestedingen van de aanbestedende dienst
De in TenderApp te vinden documenten over aanbestedingen zijn afkomstig van de aanbestedende diensten. Deze in principe voor iedereen toegankelijke informatie stellen wij beschikbaar aan onze klanten. Het is mogelijk dat zich in deze documenten persoonsgegevens bevinden. Denk aan contactinformatie van inkopers van aanbestedende diensten. Aanbestedende diensten zijn er in de eerste plaats zelf voor verantwoordelijk dat de door hen in (aanbestedings)documenten aanwezige persoonsgegevens opgenomen mogen worden op basis van de AVG.

Het verwerken van deze persoonsgegevens door Tenderapp B.V. is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Tenderapp B.V. en van onze klanten. Op deze manier kunnen wij onze klanten namelijk volledig informeren over aanbestedingen.

Als jouw persoonsgegevens in (aanbestedings)documenten opgenomen zijn, kun je natuurlijk gebruik maken van het recht van bezwaar. Tenderapp B.V. zal de persoonsgegevens (als dit in haar macht ligt) verwijderen, tenzij Tenderapp B.V. dwingende gerechtvaardigde gronden kan aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar maken of tenzij de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Verkregen informatie via een contactformulier of de chatfunctie
Het is mogelijk dat je ons informatie stuurt, bijvoorbeeld via een contactformulier of website. Wij verwerken de door jouw verstrekte persoonsgegevens (in de meeste gevallen een naam en een e-mailadres) voor de afhandeling van jouw vraag, klacht of andersoortige communicatie. De daarvoor benodigde persoonsgegevens moeten dan ook verplicht worden ingevuld. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Tenderapp B.V. en van jou of jouw organisatie. De persoonsgegevens worden bewaard zo lang als dit nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag, klacht of andersoortige communicatie. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd. Als je al een bestaande klant bent, dan worden de persoonsgegevens langer bewaard (zie het onderdeel "Het bewaren van opdrachtgerelateerde informatie en documenten").

Informatie over gebruik TenderApp
Tenderapp B.V. verzamelt informatie over het gebruik van TenderApp. Op basis daarvan is voor Tenderapp B.V. inzichtelijk wanneer een gebruiker een bepaald onderdeel van TenderApp gebruikt. Zo is bijvoorbeeld inzichtelijk welke gebruiker een bepaalde aanbesteding heeft bekeken. Dit is nodig om het aantal resterende credits te kunnen verantwoorden en daarmee noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Ook is inzichtelijk welke gebruiker een tender in het onderdeel Tendermanagement heeft geplaatst. Ook dit is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, zodat jij het overzicht daarover behoudt.

Daarnaast wordt informatie over het gebruik van TenderApp gebruikt om de TenderApp te verbeteren en programmeer- en ontwerpfouten mee op te kunnen sporen. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Tenderapp B.V. De informatie wordt niet gebruikt voor commerciële doeleinden zoals acquisitie.

Informeren over vergelijkbare producten en diensten en klanttevredenheidsonderzoek
Tenderapp B.V. informeert bestaande klanten over vergelijkbare producten en diensten. Dit is toegestaan op basis van AVG in samenhang met artikel 11.7 lid 3 van de Telecommunicatiewet. Hiervoor hoeft Tenderapp B.V. niet apart toestemming te hebben van haar klanten. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Tenderapp B.V. Dit belang bestaat concreet uit een commercieel belang van Tenderapp B.V. bij het onderhouden van rechtstreekse contacten met klanten. Bij elke uiting wordt een afmeldmogelijkheid geboden. Wij zullen jouw persoonsgegevens voor dit doel bewaren tot het moment dat jij je afmeldt voor deze uitingen.

Ook kunnen wij op basis van artikel 11.7 lid 3 van de Telecommunicatiewet jou een e-mail sturen met de vraag om mee te doen aan een klanttevredenheidsonderzoek. Voorafgaand aan het onderzoek zullen wij dan toestemming vragen om de persoonsgegevens op te mogen slaan. Met die persoonsgegevens en de uitkomsten van het klanttevredenheidsonderzoek kunnen wij onze dienstverlening verbeteren. Daar is enige tijd voor nodig. Wij bewaren de informatie tot maximaal 12 maanden nadat wij deze hebben ontvangen.

Evenementen
Het is mogelijk dat je je inschrijft voor een door TenderApp georganiseerd evenement. Je dient daarvoor in het bijbehorende formulier de volgende persoonsgegevens te verstrekken: voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Als de genoemde persoonsgegevens niet door jou worden verstrekt, dan kun je je niet aanmelden voor het evenement.

De persoonsgegevens worden gebruikt om een deelnemerslijst van het evenement bij te kunnen houden. Deze deelnemerslijst wordt gebruikt vanuit praktische doeleinden, bijvoorbeeld om te bepalen of een evenement wel of niet door kan gaan in verband met de daarvoor getoonde animo. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Tenderapp B.V. en van jou. Dit belang bestaat concreet uit het praktische belang van Tenderapp B.V. om een evenement te kunnen organiseren.

De persoonsgegevens kunnen na het evenement ook worden gebruikt om telefonisch contact met je op te nemen voor commerciële doeleinden. Concreet houdt dit in dat wij jou binnen 12 maanden na afloop van het evenement éénmaal telefonisch kunnen benaderen om onze dienstverlening onder de aandacht te brengen. De persoonsgegevens worden daarom tot uiterlijk 12 maanden na het evenement, dan wel na het laatste contact in dat kader, door ons bewaard. De rechtsgrond van deze verwerkingen is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk zijn voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. Dit belang bestaat concreet uit een commercieel belang om onze producten en diensten bij jou onder de aandacht te brengen. In ruil voor het organiseren van het evenement vinden wij het redelijk en gerechtvaardigd dat wij jou één keer telefonisch mogen benaderen.

Het is daarnaast mogelijk dat tijdens de evenementen foto's of video's worden gemaakt. Het is mogelijk dat de foto's of beelden worden gepubliceerd op de website, in een nieuwsbrief of in een andere uiting van Tenderapp B.V. Tenderapp B.V. zal dit ten tijde van het evenement ook mededelen en vragen of bezwaar bestaat tegen mogelijke publicatie. Indien mogelijk wordt direct op een mogelijk bezwaar geanticipeerd door de betreffende persoon niet of niet herkenbaar is beeld te brengen. De betreffende foto's zullen niet langer dan vijf jaar na het evenement actief worden gepubliceerd. Dit laat onverlet dat het mogelijk is dat publicaties langer beschikbaar blijven.

De rechtsgrond van deze verwerkingen is dat deze gegevensverwerkingen noodzakelijk zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Tenderapp B.V. Dit belang bestaat concreet uit een commercieel belang. Wij hebben veel tijd en zorg besteed aan het organiseren van een evenement. In ruil voor het organiseren en kunnen bijwonen van het evenement, vinden wij het redelijk en gerechtvaardigd dat bovengenoemde verwerkingen plaatsvinden. Dit zodat wij kunnen onderbouwen dat Tenderapp B.V. actief investeert in haar klanten en relaties. Let op dat je te allen tijde, dus ook voorafgaand aan het moment dat wij telefonisch contact opnemen of foto's of beelden publiceren, gebruik kunt maken van het recht van bezwaar.

Persoonsgegevens van sollicitanten
Tenderapp B.V. kan persoonsgegevens bewaren van sollicitanten. Het kan hierbij gaan om diverse - al dan niet door de sollicitant zelf verstrekte - persoonsgegevens. Uitgangspunt is dat Tenderapp B.V. enkel de persoonsgegevens verwerkt, welke noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van de sollicitatieprocedure. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Tenderapp B.V. en van de betreffende sollicitant. Dit belang bestaat uit het kunnen uitvoeren van een sollicitatieprocedure. De betreffende persoonsgegevens worden 14 dagen na ontvangst daarvan, dan wel 14 dagen na het laatste sollicitatiegesprek, bewaard. Op basis van aan de sollicitant gevraagde toestemming kunnen deze persoonsgegevens langer bewaard worden.

Bewaartermijn
In dit privacybeleid is zoveel als mogelijk aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is. Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart Tenderapp B.V. de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt.

Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. In de cookiebanner lees je meer informatie over de soort cookies die wij gebruiken waarom wij deze gebruiken. Indien nodig vragen wij jou om toestemming op cookies te plaatsen.

Beveiliging
Tenderapp B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zo zijn de websites van Tenderapp B.V. onder meer beveiligd met een zogenoemd SSL-certificaat. De beveiliging van de IT-infrastructuur van Tenderapp B.V. is in overleg met een IT-bedrijf vormgegeven. Daarnaast dienen medewerkers zich te houden aan een gegevensbeschermingsbeleid.

Verwerkers en andere derden
Persoonsgegevens kunnen in opdracht van Tenderapp B.V. worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en subverwerkers. Denk aan het hostingbedrijf dat onze website host. De verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van Tenderapp B.V. en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden (tenzij anders aangegeven in dit privacybeleid) niet verstrekt aan derden, tenzij wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Je privacyrechten
Op basis van de AVG heb je een aantal rechten. Je hebt het recht om Tenderapp B.V. te verzoeken om inzage (artikel 15 AVG) van en rectificatie (artikel 16 AVG) of wissing van je persoonsgegevens (artikel 17 AVG). Ook heb je het recht om Tenderapp B.V. te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (artikel 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heb je ook recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) en het recht van bezwaar (artikel 21 AVG). Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen. Zie daarvoor: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen

Als je van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, neem dan contact met ons op via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Los van bovenstaande rechten, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen en afrondende opmerkingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd, doordat nieuwe verwerkingen plaatsvinden of verwerkingen anders worden ingericht. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Op deze pagina heeft Tenderapp B.V. beschreven hoe zij omgaat met de verwerking van persoonsgegevens en op welke wijze zij de AVG binnen haar organisatie heeft geïmplementeerd. Mocht je hierover nog vragen hebben, nee dan vooral contact met ons op.

Deze pagina is voor het laatst gewijzigd op 1 april 2022.