Blog

Samenwerken met TenderApp; de weg naar meer gunningen

Om het tenderen zo effectief en efficiënt mogelijk te maken is samenwerking key.
Wanneer je in een (multidisciplinair) team volgens een vast omlijnend tenderproces samenwerkt, resulteert dit altijd in een significant grotere kans op gunning. Maar hoe doe je dat; effectief en efficiënt samenwerken binnen een vastomlijnd tenderproces?

In dit artikel bespreken we de kracht van samenwerken aan een tenderproces en beantwoorden we de volgende vragen:

  • Waarom is het belangrijk om met meerdere disciplines aan een tenderproces te werken en hoe doe je dat in TenderApp?
  • Hoe zorg ik ervoor dat het signaleren van aanbestedingen voor verschillende businessunits, afzetmarkten, producten (…) verspreid over meerdere afdelingen overzichtelijk gebeurt?

In TenderApp is het eenvoudig om het aantal gebruikerslicenties en zoekprofielen op te schalen, zodat bovenstaande uitdagingen geen obstakel meer vormen. Om dit te illustreren delen we ervaringen van enkele klanten die het samenwerken in TenderApp al goed onder de knie hebben. Zij vertellen waarom ze hiertoe besloten hebben en hoe dit in de praktijk werkt.

Inhoudsopgave 

  1. Het belang van samenwerken
  2. De kracht van meerdere zoekprofielen koppelen aan gebruikers
  3. Samenwerken in TenderApp
  4. De oplossing voor iedere bidmanager
  5. Pas eenvoudig het aantal gebruikers en zoekprofielen aan
  6. Overige add-ons
Samenwerken met TenderApp; de weg naar meer gunningen

Het belang van samenwerken aan een tenderproces

Samen weet je meer. Samen zie, hoor en voel je meer: je kunt samen meer ontdekken. Als je samenwerkt, worden jullie capaciteiten en talenten ook samengevoegd, waardoor ze elkaar kunnen aanvullen.

Samenwerken heeft veel invloed op de doorloop van het tender proces. Een winnende inschrijving komt namelijk nagenoeg nooit alleen tot stand. Van schrijvers tot calculators en sales tot projectmanagement, hoe groter het team hoe belangrijker de samenwerking. Alleen door goed te communiceren en hetzelfde doel in acht te nemen, waarborg je de voortgang van het tenderproces. Met meer kans op gunning tot gevolg.

Voorbeeld:  Bij jullie bedrijf is één team verantwoordelijk voor het signaleren van aanbestedingen voor verschillende business units. Om aanbestedingen gegund te krijgen is het van belang dat de tender op tijd gesignaleerd, beoordeeld en doorgezet wordt naar de juiste collega of het juiste team. Hierbij vormt het aantal zoekprofielen en het maximumaantal licenties al snel een obstakel. Nu is een deel van het team niet tijdig op de hoogte van wat er gebeurd in de aanbestedingsmarkt en wordt de samenwerking om tot de winnende inschrijving te komen bemoeilijkt.

“Wij werken voor verschillende bedrijfsonderdelen en met afzonderlijke bidteams. Door het instellen van meerdere zoekprofielen krijgen mijn collega’s alleen voor hen relevante tenders te zien.
Vanuit een coördinerende rol krijg ik alle signaleringen binnen, hierdoor ervaar ik meer structuur.” 

Lindy Kraan, Visma Raet


De kracht van meerdere zoekprofielen koppelen aan gebruikers

Voorheen ontving elke TenderApp-gebruiker in uw organisatie tot twee keer per dag alle signaleringen. Soms is dit echter onwenselijk omdat afzonderlijke bidteams aan totaal verschillende typen aanbestedingen werken. Het is nu ook mogelijk om individuele gebruikers te koppelen aan zoekprofielen. Alleen gebruikers die aan een zoekprofiel zijn gekoppeld, ontvangen meldingen over nieuwe tenderpublicaties die voortkomen uit dat specifieke zoekprofiel.

Samenwerken in TenderApp

Het tenderproces is in TenderApp naar eigen inzicht overzichtelijk in te richten. Eerst wordt de Tender gesignaleerd middels onze geavanceerde zoekprofielen. Indien de aanbesteding interessant is kan deze geaccepteerd en in TenderManagement toegevoegd worden.

In TenderManagement is het eenvoudig om je tenderproces vorm te geven en projectmatig met je team samen te werken. Je richt simpelweg het tenderproces naar wens, in verschillende stadia, in; van signalering tot inschrijving.

“In het verleden moesten de commercieel medewerkers en operationeel managers gissen in welk stadium van het tenderproces een project zich bevond. Dankzij de kolommen in TenderManagement is het overzichtelijk voor alle 5 TenderApp gebruikers waar wij staan.”

Frans Paardekoper, Aannemingsbedrijf Vermeulen Benthuizen B.V.

In conclusie kan de projectmanager/ bidmanager in de planning taken aan teamleden toewijzen, waardoor de voortgang van het project (of meerdere projecten) inzichtelijk is en iedereen weet wat er moet gebeuren om die gunning binnen te halen.

De oplossing voor iedere bidmanager

Meerdere gebruikers in TenderApp én zoekprofielen koppelen aan specifieke gebruikers helpt met het efficiënter inrichten van je tenderproces. Een efficiënter tenderproces, waarbij de juiste disciplines op het juiste tijdsstip aansluiten en taakgericht in TenderApp werken, heeft een betere inschrijving en dus ook een hogere slagingskans tot gevolg.

Pas eenvoudig het aantal gebruikers en zoekprofielen aan

Lijkt het je interessant om met meer gebruikers en/of zoekprofielen te werken in TenderApp? Het is eenvoudig om het aantal gebruikers en zoekprofielen aan te passen in het TenderApp platform.


In onderstaande korte tutorial wordt toegelicht hoe je het aantal gebruikers eenvoudig zelf in het TenderApp platform kunt aanpassen.

 

Het is nu mogelijk om gebruikers per setjes van drie toe te voegen. Bij ieder setje van drie gebruikers ontvang je tevens 2 extra zoekprofielen. In ons andere blog artikel “Nieuwe functionaliteiten: Zoekprofielen koppelen aan gebruikers” staat extra informatie over de extra zoekprofielen.

 

Overige add-ons

Het is tevens mogelijk om het aantal domeinen gekoppeld aan je account te verhogen. Wanneer je met personen met mailadressen uit verschillende domeinen wilt samenwerken is dit wellicht handig. Neem hiervoor contact op met je accountmanager.