Benieuwd naar wat je kan leren van mensen die jouw inschrijvingen beoordelen? TenderApp nam contact op met een aantal inkopers en heeft 5 tips van inkopers achterhaald die je inschrijving succesvoller maken.
 
TenderApp wil inschrijvende partijen laten zien wat zij kunnen leren van inkopers. Daarom hebben we gewoon eens gebeld met aanbestedende diensten en voor jou achterhaald wat jij kunt leren van inkopers. Door middel van deze tips & tricks proberen we de brug te slaan tussen inkopers en verkopers, zodat de inschrijvingen voor beide kanten voortaan nóg flexibeler gaan!
 
TenderApp zorgt ervoor dat haar klanten de markt kunnen beïnvloeden, deze blogpost laat zien dat er mogelijkheden liggen! Lees verder en ontdek hoe je de harten van inkopers kan veroveren en hoe je door kleine details veel meer punten kan scoren.
 

Inhoudsopgave

Meest voorkomende fouten
Inkopers zitten niet te wachten op contact? Think again!
Quotes van inkopers na de vraag of de verkoper hun mag benaderen
Hier worden inkopers blij van
5 tips van de inkopers die jouw inschrijving succesvoller maken

Meest voorkomende fouten

Vraag jij jezelf ook vaak af hoe de inkoper denkt? En wat hij/zij zou denken bij het lezen van jouw inschrijving? Wat we vaak te horen kregen is dat inschrijvende partijen duidelijk het bestek niet goed (genoeg) lezen waardoor ze verkeerde vragen stellen bij de nota van inlichtingen of vragen stellen die duidelijk in de leidraad stonden.

Ook is het indienen van het juiste aantal pagina’s cruciaal bij de inschrijving. Als er een limiet aan pagina’s is gesteld en je gaat daar overheen heb je kans dat de overige pagina’s niet beoordeeld worden en is de kans groot dat je de tender niet gegund krijgt. Dat is zowel zonde van de tijd van de aanbestedende dienst als die van de inschrijvers (en dan hebben we het nog niet eens over de geldverspilling!).

Een contactpersoon van een aanbestedende dienst vertelde ons ook dat inschrijvingen soms niet opdracht-specifiek zijn. Als er specifieke zaken worden gevraagd, en er geen duidelijk antwoord gegeven wordt is het kwaliteitsstuk niet specifiek genoeg om te worden beoordeeld. Wat we horen is dat er vaak om de hete brij wordt heen gedraaid zodat een inschrijvende partij alsnog denkt wat punten te kunnen verzamelen. Dit veroorzaakt irritatie bij de aanbestedende dienst.

Inkopers zitten niet te wachten op contact? Think again!

Veel inschrijvers denken dat je niet mag communiceren met de aanbestedende dienst omdat het in de wet staat. Dat is niet waar! Althans, niet bij de inkopers die wij hebben gesproken.

In artikel 2.53 schrijft de wetgever:

“de aanbestedende dienst beantwoordt de gestelde vragen in een nota van inlichtingen, die hij aan alle gegadigden of inschrijvers verzendt.”

Vaak mag je tijdens een aanbestedingsprocedure alleen via de Nota van Inlichtingen communiceren met de aanbestedende dienst, maar er staat in de wet nergens dat je daarbuiten geen contact mag opnemen met de inkoper.

Daarom hebben we de inkopers gevraagd wat ze er van zouden vinden als de aanbieder vóór het moment van (opnieuw) publiceren hun zouden benaderen om zijn/haar producten/diensten aan te bieden. Dit is wat TenderApp bedoelt met de beïnvloedingsfase in de Bidcycle methodiek.

De reacties die de aanbestedende diensten gaven komen zeer waarschijnlijk als een verassing voor je. Een aantal inkopers vindt het verstandig, zo kunnen ze kijken wat het aantal mogelijke inschrijvers is en weten ze wat er op de markt speelt en of er eventuele vernieuwing is in de product/dienst die zij willen aanschaffen. Over het algemeen vinden de inkopers het prima om benaderd te worden of misschien wel even een bakje koffie te drinken met een van je sales managers. Natuurlijk blijven er altijd een aantal inkopers die hier niet op ingaan of die verwijzen naar de aanbesteding en dat je hierop moet inschrijven. Maar het is het proberen waard toch? Ga je voor een sales gesprek, of om bij te praten over de laatste ontwikkelingen?

 

Later nog eens nalezen? Download deze blog in PDF

 

Quotes van inkopers na de vraag of de verkoper hun mag benaderen:

“Ik denk dat dat verstandig is. Ik ben daar ook zeker voorstander van omdat je dan weet wat je mogelijke inschrijvers zijn, en wat er op de markt speelt.”

“Ja dat vind ik prima als dat gebeurd. Ik sta altijd open voor vernieuwingen.”

 

Hier worden inkopers blij van

Veel bedrijven denken dat inkopers al blij zijn als ze simpelweg genoeg inschrijvers hebben en de aanbesteding kunnen gunnen aan het bedrijf met de laagste prijs. Het tegendeel is waar. Er zijn heel veel mogelijkheden om een inkoper echt blij te maken. Inkopers worden blij als ze merken dat inschrijvers zich echt hebben ingelezen in de opdrachtgever, goed weten wat de behoefte is en wat er gewenst wordt. Inkopers worden ook blij als alle documentatie op orde en duidelijk is. Ook worden ze blij als ze zien dat een bedrijf zich echt probeert te onderscheiden van de andere inschrijvers, hierdoor word je extra gewaardeerd. Met andere woorden: als je duidelijk aandacht hebt besteed aan je inschrijving.

Een inkoper vindt het geweldig als zij een partij vinden die precies dat kan bieden wat zij nodig hebben. Daarvoor is wel een goede uitleg nodig over wat je de aanbestedende dienst kan bieden en wat het hen oplevert. Je moet begrijpen waar de behoefte ligt. Daarom is de beïnvloedingsfase ook zo belangrijk. Inkopers vinden het mooi om te zien dat een marktpartij kan doen waar hij goed in is. Als de winnende inschrijver gewoonweg de beste aanbieder is (ongeacht of deze partij een relatie heeft met de aanbestedende dienst) wordt de inkoper hier onwijs blij van.

5 Tips van de inkopers die jouw inschrijving succesvoller maken

We hebben iedere inkoper die we gesproken hebben gevraagd of ze nog tips hebben voor de inschrijvende partijen. Hier zijn een paar hele mooie tips naar voren gekomen waar je absoluut je voordeel mee kan doen.

  1. Lees begrijpend en zorgvuldig
    Veel inschrijvers laten hier echt steken vallen. Ze lezen de leidraad niet goed genoeg en stellen een vraag via de nota’s van inlichtingen en krijgen als reactie dat dit in de leidraad vermeld staat. Een totale afknapper!
  1. Bied meerwaarde aan de aanbestedende dienst
    Niet vertellen hoe goed je ergens in bent, maar vertel waar je de aanbestedende dienst mee kan helpen en vooral hoe je ze hiermee kan helpen. Dit wordt enorm gewaardeerd door de aanbestedende dienst.
  1. Wees oprecht en authentiek
    Een mooie quote van een contactpersoon van de aanbestedende dienst Groninger Forum:

“Wees oprecht en authentiek, laat het anders maar varen. Maak dingen niet mooier dan het is, daar prik je in de long run doorheen. Maak een goede balans tussen groei en authenticiteit en dingen die als organisatie bij je passen.”

  1. Als je vragen hebt, stel ze!
    Blijf niet met onduidelijkheden zitten. De inkoper geeft je genoeg tijd om vragen te stellen. Als je ergens tegen aan loopt, vraag dan hoe de inkoper hier over denkt.
  1. Check, check, dubbel check!
    Wat vooral belangrijk is bij het inleveren/uploaden: Check alles even extra bij het inleveren/uploaden van de documenten. Zijn alle benodigde handtekeningen aanwezig? Zijn de bijlage duidelijk geüpload? Hebben we het aantal pagina’s niet overschreden? Zoals je gelezen hebt in het stukje “meest voorkomende fouten” worden hier ongekend veel fouten in gemaakt die totaal niet nodig zijn.
  1. Bonus tip: Wees secuur en probeer je empathisch vermogen te gebruiken
    Ga zorgvuldig met de inschrijving om, een inkoper heeft liever dat je je op 1 tender 100% focust, dan dat je 5 slordige inschrijvingen tegelijkertijd doet (hangt af van de grootte van je organisatie). Probeer in de huid van de inkoper te kruipen, en vraag jezelf nou eens af: “Hoe zou onze organisatie deze inkoper kunnen ondersteunen in wat daadwerkelijk gevraagd wordt?”. Hiermee zorg je ervoor dat je de inkoper beter begrijpt. Zorg ook voor een beetje (voor)kennis over de inkoper. Neem bijvoorbeeld even een kijkje op de website van de aanbestedende dienst, of zoek de aanbestedingshistorie op.

Ook starten met beïnvloeden?

Wil jij in de huid van de inkoper kruipen? En wil je starten met beïnvloeden? TenderApp helpt je verder. Plan een demo en ik laat je zien hoe wij je helpen om jou en jouw (tender) organisatie naar het volgende level te brengen.

 

Later nog eens nalezen? Download deze blog in PDF

 

Schrijf je in voor updates