Deel dit
door Matthijs Groenevelt op 1 mei 2019
Meer tenders winnen? Wat kan je leren van de mensen die jouw inschrijving beoordelen? TenderApp bouwt aan een brug tussen aanbestedende diensten en inschrijvers. Meer kennis en meer contact leidt tot betere inschrijvingen en mooiere samenwerkingen. Lees hier de tips van inkopers voor tenderspecialisten!
6 Tips van de inkopers
We hebben iedere inkoper die we gesproken hebben gevraagd naar tips voor inschrijvende partijen. Daaruit kwamen de volgende 6 gouden tips naar voren:
1. Bied meerwaarde aan de aanbestedende dienst
Vertel niet alleen hoe goed je ergens in bent, maar vertel waar je de aanbestedende dienst mee kan helpen en vooral hoe je ze hiermee kan helpen. Zorg ook voor wat (voor)kennis over de inkoper. Toon empathie, leef je in. Neem bijvoorbeeld even een kijkje op de website van de aanbestedende dienst, of zoek de aanbestedingshistorie op.
2. Wees oprecht en authentiek
Veel bedrijven denken dat inkopers al blij zijn als ze simpelweg genoeg inschrijvers hebben en de aanbesteding kunnen gunnen aan het bedrijf met de laagste prijs. Het tegendeel is waar. Het liefst zien ze dat een bedrijf zich echt weet te onderscheiden van de andere inschrijvers. Een mooie quote van een contactpersoon van de aanbestedende dienst Groninger Forum:“Wees oprecht en authentiek, laat het anders maar varen. Maak dingen niet mooier dan het is, daar prik je in de ‘long run’ doorheen. Maak een goede balans tussen groei, authenticiteit en dingen die als organisatie bij je passen.”
3. Lees zorgvuldig
Veel inschrijvers laten hier echt steken vallen. Ze lezen de leidraad niet goed genoeg, stellen een vraag via de nota van inlichtingen en krijgen als reactie dat dit in de leidraad vermeld staat. Een totale afknapper voor iedere aanbestedende dienst!
4. Let op het maximale aantal pagina’s
Het juiste aantal pagina’s is cruciaal bij de inschrijving. Soms wordt er namelijk een limiet gesteld aan het aantal pagina’s. Als je dat overschrijdt, heb je kans dat de overige pagina’s niet beoordeeld worden. Dag tender. Zowel voor de aanbestedende dienst als de inschrijvers zonde van de tijd (en dan hebben we het nog niet eens over de geldverspilling!).
5. Een specifieke opdracht vraagt om een specifiek antwoord
Een contactpersoon van een aanbestedende dienst vertelde ons ook dat inschrijvingen soms niet concreet genoeg zijn. Wanneer een vraag heel duidelijk is en er wordt een abstracte oplossing geboden, dan is de inschrijving niet specifiek genoeg om te worden beoordeeld.
“Er wordt om de hete brij heen gedraaid; de inschrijver denkt op die manier alsnog wat punten te kunnen verzamelen. Dit veroorzaakt irritatie tijdens het lezen.”
6. Als je vragen hebt, stel ze!
Blijf niet met onduidelijkheden zitten. De inkoper geeft je genoeg tijd om vragen te stellen. Als je ergens tegenaan loopt, vraag dan hoe de aanbestedende dienst hierover denkt. Logisch? Absoluut, maar het wordt veel te weinig gedaan!
"Neem geen risico omdat je bang bent om onwetend of onervaren over te komen. Beter te veel vragen dan te veel fouten maken, want dan is het sowieso einde oefening."
Bonustip om meer tenders te winnen: Inkopers benaderen vóór het publiceren van een tender
Elke tender resulteert in een langdurige samenwerking tussen de aanbestedende dienst en één van de inschrijvers. Je schrijft je in, je wordt beoordeeld en je wordt (hopelijk) gegund. Een lange periode waarin je veel aan het (af)wachten bent. Maar waarom eigenlijk? Kun je deze tijd niet gebruiken om je kans om tenders te winnen te vergroten?
Als inschrijver kun je de markt beïnvloeden, onder andere door te zorgen dat de aanbestedende dienst jou al kent voordat er überhaupt een (nieuwe) opdracht is. Veel inschrijvers denken dat er slechts één moment is om te communiceren met de aanbestedende dienst.
Deze aanname is ontstaan door artikel 2.53 van de Aanbestedingswet: “De aanbestedende dienst beantwoordt de gestelde vragen in een nota van inlichtingen, die hij aan alle gegadigden of inschrijvers verzendt.”
Oftewel, vragen stellen en antwoord krijgen mag middels de nota van inlichtingen. Dat wil echter niet zeggen dat je niet op een ander moment contact mag opnemen met de inkoper. Voordat de tender op de markt is, bijvoorbeeld. Deze tip gaven we al in dit blog.
Inkopers zitten niet te wachten op contact? Think again!
Dat contact leggen, initiatief nemen, is wat TenderApp bedoelt met de beïnvloedingsfase in de Bidcycle methodiek. Inkopers benaderen vóór het publiceren van een tender, hoe zullen ze daarop reageren?
“Ik denk dat dat verstandig is en ben daar ook zeker voorstander van. Zo kom ik te weten wie mijn mogelijke inschrijvers zijn en wat er op de markt speelt.”
De reactie van deze inkoper komt misschien als een verrassing voor je. Het was geen toevalstreffer, want een ander was positief omdat hij door het contact een betere inschatting van het aantal mogelijke inschrijvers zou kunnen maken.
Een derde inkoper vertelde dat het fijn is om te weten wat er op de markt speelt, met name om te horen over vernieuwingen in bestaande producten/diensten.
Over het algemeen vinden de inkopers het prima om benaderd te worden en misschien zelfs een bakje koffie te drinken met een van je sales managers.
“Ja dat vind ik prima als dat gebeurd. Ik sta altijd open voor vernieuwingen.”
Het blijkt dus het proberen waard. Natuurlijk blijven er altijd een aantal inkopers die hier niet op ingaan of je verwijzen naar de aanbesteding. Vaak is het hoe dan ook een mooie kans om eerder in beeld te komen dan je concurrent, dus wacht niet af en kom in actie!
Wil jij starten met beïnvloeden via de BidCycle?
Over TenderApp
TenderApp laat jou zien welke tenders op de markt komen. Met deze info ben je beter voorbereid op je volgende inschrijving en heb je meer kans om tenders te winnen.
Plan een demo en we laten je zien hoe wij je helpen om jou en jouw (tender) organisatie naar het volgende level te brengen.