Blog

Aanbesteden van mondkapjes in Coronatijd

Het zal je niet ontgaan zijn, kranten staan vol met artikelen over ondeugdelijke mondkapjes die het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, zonder aanbestedingsprocedure, heeft ingekocht via een bekende relatie. Deze artikelen zijn niet bepaald positief. Dan reist de vraag:

"Had het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport de inkoop van mondkapjes moeten aanbesteden?"

We zetten om te beginnen nogmaals kort de procedure voor je op een rijtje. Was het een correct besluit om niet aan te besteden? Gaf de aanbestedingswet te weinig ruimte om in een crisissituatie snel te kunnen handelen? 

Liever de theorie overslaan en direct naar de conclusie? Klik dan hier.

Aanbestedingbeginselen

Om te borgen dat overheidsopdrachten naar de beste partij gaat zijn grote uitgaven door (semi)overheden gebonden aan wet- en regelgeving zoals de Aanbestedingswet 2012. Deze wet stoelt op vier principes:

  1. Non-discriminatie: overheden mogen geen onderscheid maken tussen inschrijvers;
  2. Gelijke behandeling van ondernemers: overheden moeten gelijk behandelen en iedereen van dezelfde informatie voorzien ten einde iedereen gelijke kansen te geven;
  3. Transparantie: ondernemers krijgen inzicht in opdrachten en informatie over aanbestedingen;
  4. Proportionaliteit: de eisen die (semi)overheden stellen bij hun aanbestedingen staan in verhouding tot de werkzaamheden en de omvang van de opdracht.

Wanneer moet je aanbesteden?

De aanbestedingswet is in het leven geroepen om inzicht te krijgen in de besteding van overheidsgelden en is daarmee een manier om transparantie te borgen en discutabele uitgaven, zoals deze deal veelal wordt bestempeld, te voorkomen. Niet iedere opdracht valt onder de aanbestedingswet, er zijn grenzen gesteld aan de aanbestedingsverplichting. Er is bepaald dat opdrachten moeten worden aanbesteed indien:

A. Opdrachtgever een aanbestedende dienst is in de zin van de Aanbestedingswet 2012 en;
B. De totale contractwaarde boven de Europese drempelbedragen ligt.

Wanneer ben je een aanbestedende dienst?

Onder aanbestedende diensten zoals beschreven in de Aanbestedingswet 2012 vallen:

        • De overheid (Staat, provincie, gemeente of waterschap) en
        • Publiekrechtelijke instellingen.


Wat is een publiekrechtelijke instelling?

Organisaties zijn een publiekrechtelijke instelling als zij voldoen aan de volgende criteria:

  • De organisatie is opgericht met het specifieke doel om in behoeften van algemeen belang te voorzien, anders dan van commerciële of industriële aard én;
  • Zijn in het bezit zijn van rechtspersoonlijkheid en;
  • Voldoen aan één van de volgende eisen:
    o Activiteiten van de organisatie worden hoofdzakelijk door Staat, provincie, gemeente, waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling gefinancierd, of;
    o Het beheer van de organisatie staat onder toezicht van een aanbestedende dienst, of;
    o Meer dan 50% van de leden van het bestuur of de raad van toezicht van de organisatie is door een aanbestedende dienst aangewezen.

Wat zijn drempelbedragen bij aanbesteden?

Niet iedere uitgave van een aanbestedende dienst hoeft te worden aanbesteed. Deze procedure vergt namelijk behoorlijk wat tijd en dat moet natuurlijk wel in verhouding staan tot de opdracht. Daarom zijn de volgende drempelbedragen bepaald:

  • Voor werken geldt dat deze moeten worden aanbesteed inzien de totale contractwaarde boven de €5.350.000,- ligt
  • Voor het leveren van diensten voor de centrale overheid is de drempel €139.000,-
  • Voor de decentrale overheid €214.000,- en
  • Voor overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten €750.000,-

Tot nu toe kunnen we concluderen dat in het geval van 'de mondkapjesdeal'

✔ De opdrachtgever een aanbestedende dienst is in de zin van de Aanbestedingswet 2012
✔ De totale contractwaarde boven de Europese drempelbedragen ligt.

Een logische vervolgvraag is nu:

In welke uitzonderingen voorziet de Aanbestedingswet?

Hoewel deze Corona pandemie, en het daarmee nauw verbonden tekort aan medische hulpmiddelen, niet te voorzien was, heeft de Aanbestedingswet wel uitzonderingen die gelden voor situaties zoals deze. De wet voorziet namelijk in meerdere alternatieven.

1. Versnelde procedure

Als er sprake is van een urgente situatie, zoals tijdens deze pandemie wanneer een groot tekort aan essentiële middelen dreigt, is een versnelde procedure een mogelijkheid. Het is hierbij wel van belang dat de urgente situatie niet door toedoen van de aanbestedende dienst mag zijn ontstaan. En hanteren van normale termijnen moet onmogelijk zijn.

2. Onderhandelingsprocedure zonder (voorafgaande) aankondiging

Deze procedure maakt het mogelijk voor aanbestedende diensten om ‘uit de hand te gunnen'. Opdrachten worden rechtstreeks aan een voorkeurspartij gegeven. Uitwijken naar deze procedure is toegestaan indien één van de volgende specifieke omstandigheden van toepassing is.

A. Er zijn geen of geen geschikte inschrijvingen

Als een aanbestedende dienst een opdracht heeft aanbesteed en de openbare of niet-openbare procedure geen of geen geschikte inschrijvingen heeft opgeleverd of er geen geschikt verzoek tot deelneming is ontvangen.

B. Slechts één ondernemer kan de opdracht uitvoeren

Hiervan is sprake als:

  • De aanbesteding ziet op het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of een unieke artistieke prestatie;
  • Als mededinging om technische redenen ontbreekt, bijvoorbeeld als het voor andere ondernemers technisch onhaalbaar is om aan de eisen te voldoen, als specifieke kennis, instrumenten of middelen nodig zijn die maar één ondernemer tot zijn beschikking heeft.
  • Indien uitsluitende rechten zoals intellectueel eigendom, beschermd moeten worden.

C. Dwingende spoed

Wanneer de termijnen voor een (versnelde) openbare of niet-openbare procedure dan wel de mededingingsprocedure met onderhandeling niet haalbaar zijn mag een aanbestedend dienst zich beroepen op dwingende spoed. Dit beroep kan slechts indien:

  • De aanbestedende dienst deze spoed niet had kunnen voorzien,
  • De spoed niet aan de aanbestedende dienst te wijten is en
  • Er een causaal verband bestaat tussen de onvoorziene gebeurtenis en de dwingende spoed.

D. Prijsvraag

Deze uitzondering geldt als een overheidsopdracht voortkomt uit een prijsvraag en aan de winnaar of één van de winnaars van die prijsvraag gegund wordt. In het geval van meerdere winnaars moet de aanbestedende dienst alle winnaars van de prijsvraag tot onderhandelingen uitnodigen.

E. Aanvullende leveringen, werken of diensten

Nieuwe leveringen, werken of diensten mogen tot drie jaar na gunning van de oorspronkelijke overheidsopdracht middels de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging worden verstrekt. Dit betreft herhaling van soortgelijke leveringen, werken of diensten.

F. Andere uitzonderingen

  • Op de grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen;
  • Leveringen of diensten onder gunstige voorwaarden bij een leverancier die handelsactiviteit permanent stopt zoals in geval van faillissement of vergelijkbaar;
  • Levering van producten vervaardigd voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling waarvan de productie in kleine hoeveelheden plaatsvindt ten einde de commerciële haalbaarheid van het product te bepalen of kosten van onderzoek en ontwikkeling te beperken.

Moest het ministerie van VWS de inkoop van mondkapjes aanbesteden?

de-an-sun--o0A00pF8P0-unsplashDat Corona onvoorzien was en vroeg om spoed mag duidelijk zijn. Het beroep op dwingende spoed lijkt daarmee in eerste instantie legitiem. Het ministerie had immers de spoed niet kunnen voorzien, zij hadden geen verwijtbaar handelen dat ten grondslag lag aan de spoed én er is een causaal verband tussen de onvoorziene omstandigheden en de dwingende spoed. Echter, achteraf gezien, lijkt het spreekwoord ‘haastige spoed is zelden goed’, in dit geval van toepassing. Er waren alternatieven die niet in overweging zijn genomen en, zoals nu meer en meer blijkt, was ook de dwingende spoed al op zijn retour en dus in twijfel te trekken op het moment van het sluiten van de inkoopdeal.

De aanbestedingsprocedure geeft vertrouwen

Door het inkopen van de mondkapjes niet volgens de aanbestedingsprocedure te doen mist men inzicht in de gang van zaken en daarmee het vertrouwen op een eerlijke procedure. De borging van de vier basisprincipes waarop de aanbestedingswet stoelt is er niet. Bij een aanbestedingsprocedure doet een aanbestedende dienst onderzoek naar de markt en aanbieders. Een inschrijver moet informatie en gegevens over zichzelf verstrekken ter controle en om aan te tonen dat zij de beste leverancier zijn. Zo weet een aanbestedende dienst precies met wie zij zaken doet. Dit vertrouwen en deze verantwoording mist men waardoor je als aanbestedende dienst de schijn tegen hebt.

Het belang van aanbestedingen

Hoewel een aanbestedingsprocedure soms wordt gezien als noodzakelijk kwaad vanwege de administratieve last, illustreert de mondkapjes-casus het belang van de procedure. Dankzij aanbestedingen kan iedere ondernemer meedingen naar mooie overheidsopdrachten en meer omzet genereren. De strenge eisen waaraan de procedure moet voldoen borgt vertrouwen op een eerlijke en transparante uitgaven van overheidsgeld. Beiden missen in dit geval, waardoor alle commotie rondom de inkoop van mondkapjes geen verrassing kan zijn.

Wil jij als ondernemer verder groeien en de juiste opdrachten voor jouw organisatie binnenhalen? In het gratis whitepaper wordt uiteengezet hoe je de stap naar een succesvol en efficiënt tenderproces zet.

Download whitepaper