Deel dit
door Romy Delen op 28 februari 2020
Met de schepen al een tijdje in het vizier komen we aan in Den Helder, waar het hoofdkantoor van Glomar Offshore zich aan de rand van de haven bevindt. Marion wacht ons op; vanuit haar raam zien we 2 knaloranje 40 meter lange schepen: de Glomar 4 winds en de Glomar Avior.
Werken met standby schepen
Marion heeft van kleins af aan geweten dat ze ‘iets technisch’ wilde gaan doen. Toen ze erachter kwam dat er robots zijn die onder water kunnen werken, wist ze het zeker! Ze moest in de scheepvaart terecht zien te komen en dat is haar gelukt.
Glomar Offshore is met 23 operationele schepen de grootste standby schepen rederij van Nederland. Standby schepen? Dit zijn drijvende hospitalen met medisch teams, die 28 dagen lang paraat liggen bij olie- of gasplatformen om in te grijpen in geval van nood. Na die periode moet zo’n schip weer bevoorraad worden en wordt er afgewisseld met een ander schip.
Tenders vinden op zoveel platformen is ingewikkeld
Toen Marion tendermanager werd, merkte ze al snel dat ze tegen een aantal dingen aanliep die ze van tevoren niet had voorzien. De tijd die in het zoeken naar tenders ging zitten, de hoeveelheid verschillende platformen waar op wordt gepubliceerd, ingewikkelde databases…
‘Voorheen miste ik écht het overzicht en vond ik het ook moeilijk om dat zelf te creëren. We deden veel in Salesforce, maar misten een tool om het tenderproces in zijn geheel in kaart te kunnen brengen.”
Behulpzaamheid van medewerkers
Marion heeft TenderApp ontdekt als oplossing voor haar tijdverslindende zoektocht. 'Andrea van TenderApp belde mij op het juiste moment om te vertellen dat tenderen veel efficiënter kan. Dat interesseerde mij natuurlijk wel. Zeker toen ze me vertelde over de snelheid van TenderApp - een aanbestedingsplatform voor ondernemers – en dat alle tenders hier op 1 plek te vinden zijn.”
Wil je zien wat de software van TenderApp kan? 
“Ik zie het contact met de medewerkers van TenderApp eigenlijk meer als een samenwerking."
"Dit komt écht door hun betrokkenheid: een paar dagen nadat ik klant was geworden, werd ik gebeld om te vragen wat mijn eerste bevinding was. Daarnaast kreeg ik instructiefilmpjes toegestuurd over het gebruik van de verschillende onderdelen van TenderApp. Die had ik eerlijk gezegd niet eens nodig, omdat het allemaal heel vanzelfsprekend was.”
Met TenderApp heeft Marion nu een tenderstrategie kunnen uitwerken voor het komende jaar. “De salesfunnel voor het komende jaar is al aangepast."
"Eindelijk heb ik overzicht van alle aanbestedingen op 1 plek."
TenderApp is veel gebruiksvriendelijker dan de inkoopplatformen
Maar waar Marion eigenlijk het meest enthousiast van wordt, is de gebruiksvriendelijkheid van de software. “De platformen die ik voorheen nodig had, zijn lang niet zo toegankelijk als TenderApp. Ook wanneer je weinig weet van allerlei databases of processen, kun je starten met TenderApp."
"Je hoeft niet uit te zoeken hoe het allemaal werkt, want TenderApp leidt je er echt doorheen.”
“Als jij je tendermanagement nog niet voldoende hebt vormgegeven, leer je met deze tools gelijk de meeste efficiënte manier. Het gaat vanzelf, je kunt gelijk beginnen. Dat gaf voor mij echt de doorslag. TenderApp heeft voor mij het wiel uitgevonden en dat is ideaal, gezien de drukte in mijn huidige functie. Vanaf het eerste gebruik bespaar ik zowel tijd als geld.”
Tijd en geld besparen door functioneel aanbesteden!
“TenderApp kost €425,- per maand. Aan de andere kant scheelt het voor mij een complete dag werken per week, dus reken maar uit. Alleen al de tijd die het me kost om alle publicatieplatformen te screenen... Als je dan vervolgens een interessante tender hebt gevonden, moet je weer zoeken naar de documenten. Bij TenderApp komen alle tenders samen, zijn ze compleet en staan alle documenten altijd op dezelfde plek. Ik kan downloaden wat ik nodig heb zonder dat ik moet inloggen op verschillende platformen.”
De software biedt gemak
“Ik krijg van TenderApp per e-mail een signalering van een vooraankondiging van een tender waar je binnenkort op kunt inschrijven, daar moest ik voorheen naar zoeken. Dat het nu voor me gedaan wordt, maakt mijn werk een stuk makkelijker.”
Marion ontvangt in de ochtend en in de middag een tender update van TenderApp in haar mailbox. Ze kan zelf instellen hoe vaak en op welk tijdstip ze die e-mails wil krijgen. “Ik beslis binnen een paar minuten of ik iets met die update ga doen. Middels de matching tags kies ik zelf over welk soort aanbestedingen ik info wil ontvangen. In het onderdeel TenderManagement kan ik aangeven wat we met de aanbesteding willen doen en in welke fase we zitten."
"Als we een aanbesteding willen afwijzen, kan ik daar bij TenderApp ook heel gemakkelijk een reden voor opgeven. Het is super relevant om dat later heel snel terug te kunnen vinden.”
Verder vooruit werken
Marion geeft aan dat ze nu ook verder vooruit kan werken. “Ik zie in TenderForecast nu al wat er aan gaat komen. Daarnaast staan de gegevens van de contactpersoon direct in je allereerste scherm. Ik kom daardoor heel makkelijk bij de juiste mensen terecht en kan gelijk onze diensten aanbevelen."
Kijken inkopers vreemd op wanneer je ze ver voor de aanbesteding opbelt? “Nee hoor. Ik ben iemand van sales, dus ze verwachten wel dat ik achter werk aanjaag. Ze zijn niet verbaasd dat ik door TenderApp contact met ze opneem en ik heb altijd goede gesprekken.”
Verrassend compleet
Iedereen die niet wint, wil zo snel mogelijk weten wie het dan wel is geworden. “Wanneer de tender niet door ons gewonnen is, kunnen we in TenderApp al snel zien wie hem dan wel gewonnen heeft. Een heel ander iets is dat zelfs de jurisprudentie wordt bijgehouden. Het is echt alles op één plek en in één oogopslag terug te vinden. Ik raad het iedereen aan.”
“Wanneer de tender niet door ons gewonnen is, kunnen we in TenderApp al snel zien wie hem dan wel gewonnen heeft."
Wil je zien hoe TenderApp jou kan helpen?
We zijn weer wat interessante, maar ook spannende zeevaart verhalen rijker en nemen afscheid van de schepen. Met het volledige jaarplan in februari al uitgewerkt, gaat Marion lekker efficiënt aan de slag met nieuwe en lopende aanbestedingen.
Benieuwd naar andere klantverhalen? Onze klant Robert van der Heeft van Clafis Ingenieus omarmt onze Bidcycle methodiek ® en won onlangs een grote aanbesteding van Vitens.