Tenderterminologie: gunningscriteria van EMVI naar BPKV

Via Tenderapp vind je een prachtige aanbesteding, je wil hierop inschrijven én de tender winnen. Met de Bidcycle kom je tot dé aanbestedingsstrategie voor een succesvol en efficiënt tenderproces. De gunningscriteria zijn een belangrijk uitgangspunt bij het opstellen van deze strategie. Maar waar moet je nou precies op letten? Welke gunningsmethoden en -criteria zijn er? Wij lichten de meest voorkomende (sub-)gunningscriteria in dit blog aan je toe.

Inhoudsopgave 

1. Tenderterm: Gunningsmethodiek
2. Van EMVI…
3. …naar Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)
4. Wat zijn subgunningscriteria bij een aanbesteding?
5. Wat is BVP?
6. Wat is het verschil tussen BPKV en BVP?
7. Laagste prijs
8. Gunningscriteria in de praktijk
9. En nu winnen!
   
   

Tenderterm: Gunningsmethodiek

Om te kunnen winnen wil je eerst weten hoe je inschrijving wordt beoordeeld. Iedere inschrijving wordt namelijk beoordeeld aan de hand van een vooraf opgestelde en inzichtelijke methode. Dit staat omschreven in de aanbestedingsstukken onder Gunning, of een soortgelijke benaming. Er zijn verschillende methodes die gehanteerd worden om een aanbesteding te gunnen, te weten de volgende gunningscriteria:

• Beste prijs-kwaliteitverhouding BPKV
• Prestatie-inkoop BPV
• Laagste prijs

Van EMVI…

Voorheen, tot de wijziging van de Aanbestedingswet in 2016, spraken we over EMVI, Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Deze afkorting of term wordt in de huidige aanbestedingswet niet meer gebruikt en heeft plaats gemaakt voor BPKV. Nu wordt EMVI nog vaak gebruikt als overkoepelende term voor de drie eerder genoemde gunningscriteria. Met het woord EMVI-plan of strategie doelt men dan ook vaak op de inschrijving of het kwalitatieve deel van de inschrijving.

…naar Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)

Bij de BPKV-methode, Beste Prijs-Kwaliteitverhouding wordt gegund op prijs en kwaliteit. In de aanbestedingsstukken staat de verhouding tussen prijs en kwaliteit, bijvoorbeeld 20% prijs en 80% kwaliteit. Deze methode maakt het mogelijk om meerdere aspecten mee te wegen bij de gunning van een aanbesteding. De beste partij is niet alleen goedkoop maar levert een bijdrage aan de doelen of visie van de aanbestedende dienst.

Voorbeelden van BPKV-criteria

De aanbestedingswet heeft geen limitatieve lijst met BPKV-criteria. Wel moeten de criteria betrekking hebben op de opdracht en objectief, transparant en proportioneel zijn.

• MVO & SROI
• Duurzaamheid
• Innovatie
• Projectmanagement, levertijden, planning of opleverdatum
• Implementatieperiode
• Klantenservice of garantie
• Overlast omgeving
• Esthetiek
• Assortiment, aanbod
• Flexibiliteit
• Proactieve houding
• Goed werkgeverschap
  
  

Hoe gunt een aanbestedende dienst op BPKV?

De aanbestedende dienst beoordeelt het kwantitatieve (prijs) en kwalitatieve deel (de subgunningscriteria) van jouw inschrijving. Deze twee aspecten beoordeelt de aanbestedende dienst na elkaar, zodat de prijs geen invloed heeft op de kwaliteit. Zij kijken dus eerst naar het kwalitatieve stuk en vervolgens naar de prijs. Het is niet de bedoeling dat een inschrijver met een lagere prijs meer punten krijgt op kwaliteit omdat de prijs lager is, want dan is er geen sprake meer van BPKV.

Wat zijn subgunningscriteria bij een aanbesteding?

Dat aanbestedende diensten verder kijken dan alleen de prijs is natuurlijk een mooie ontwikkeling. Maar hoe laat je als inschrijver zien welke kwaliteiten je in huis hebt? Het kwalitatieve gedeelte van een aanbesteding bestaat uit subgunningscriteria. Dit zijn vragen die je als inschrijver beantwoordt om zo de toegevoegde waarde van jouw organisatie toe te lichten. Hierbij kan je denken aan vragen zoals, hoe ziet de implementatieperiode eruit? Of welke kansen en risico’s ziet u?

Hoe beoordeelt de aanbestedende dienst subgunningscriteria?

In het kader van transparantie staat in de aanbestedingsstukken beschreven welke scores je per onderdeel kan krijgen. En wanneer je welke score krijgt. Deze omschrijving is redelijk transparant maar de beoordeling blijft natuurlijk subjectief. Vooral omdat er termen worden gebruikt zoals, de mate waarin inschrijver innovatief is. Of, indien inschrijver de verwachtingen overtreft. Wat innovatief is of welke verwachtingen een aanbestedende dienst heeft wordt daar niet bij vermeld.

Meerwaarde van de TenderApp

Om goed te scoren op het kwalitatieve gedeelte is het verstandig om je goed te verdiepen in de aanbestedende dienst, de huidige leverancier en eerdere aanbestedingen. Met TenderInsight van TenderApp heb je inzicht in deze data. Zo is het mogelijk in te spelen op de behoeften en wensen van de aanbestedende dienst die niet direct uit de aanbestedingsstukken te herleiden zijn. Ging de vorige gunning naar een concurrent die bekend staat om haar duurzame werkwijze, of naar een lokale leverancier? Dan is de kans groot dat deze eigenschappen hoog worden gewaardeerd door de aanbestedende dienst.

Wat is BVP?

BVP staat voor Best Value Procurement, prestatie-inkoop. Hiermee geeft de aanbestedende dienst aan dat zij op zoek zijn naar de meeste waarde voor de laagste prijs. De inschrijver heeft bij deze methode meer vrijheid want er worden minder eisen gesteld door de aanbestedende dienst. Het is aan de inschrijvers om hun expertise te laten zien, zich te onderscheiden van de concurrentie en om te bepalen hoe zij invulling geven aan kwaliteit. De inschrijver heeft dus de regie en de aanbestedende dienst vertrouwt op diens expertise.

Wat is het verschil tussen BPKV en BVP?

De BVP-methode is een reactie op de BPKV-methode. De BPKV-methode laat minder ruimte voor invulling door de inschrijvers omdat er meer eisen worden gesteld. Omdat hetgeen wat je als inschrijver kan laten zien beperkt is, kan het verschil in kwaliteit tussen de inschrijvers (op papier) erg klein worden. En hoe kleiner het verschil op kwaliteit hoe groter de invloed van de prijs toch weer wordt. Zo komen de winstmarges van inschrijvers onder druk te staan, wat de kwaliteit hoogstwaarschijnlijk niet ten goede komt. En dat is nou juist het tegenovergestelde van wat de aanbestedende dienst wil!

Praktijkvoorbeeld voordeel BVP

In de praktijk kan dat ervoor zorgen dat de aanbestedende dienst uiteindelijk een partij contracteert die eigenlijk met een te lage prijs inschrijft om een kans te maken. Dit zie je gebeuren bij schoonmaakaanbestedingen. De verschillen tussen inschrijvers zijn op kwalitatief gebied minimaal, op prijs kan je een aanbesteding winnen door enorm te zakken. Maar of je dan in het tweede contractjaar nog een schone school hebt is nog de vraag..

Laagste prijs

Dit criterium is eigenlijk niet meer dan de naam al verklapt. De aanbestedende dienst gunt de opdracht aan de inschrijver met de laagste prijs. Uiteraard is het wel vereist om een geldige inschrijving te doen. Dus als inschrijver moet je nog steeds voldoen aan de gestelde eisen, zoals het aantonen van ervaring en/of bekwaamheid. Ook certificaten kunnen onderdeel uitmaken van de eisen en vergeet de termijnen niet. Deadlines bij tenderprocedures zijn zeer strikt, een inschrijving die te laat binnen komt wordt aan de kant gelegd en maakt geen kans meer op gunning.

Waarom kiezen om gunning op laagste prijs?

Waar de beoordeling van kwaliteit ruimte over laat voor subjectiviteit is dat bij cijfers niet aan de orde. Een gunning op laagste prijs is duidelijk. Als zaken zoals visie, beleid of innovatie minder of niet relevant zijn voor de opdracht is gunnen op laagste prijs een relatief eenvoudige gunningsmethode.

Goedkoop is duurkoop?

Een lage prijs hoeft niet per se te betekenen dat de kwaliteit ook laag is. Immers, met bepaalde eisen borg je kwaliteit. Denk hierbij aan ISO of NEN-certificeringen of een tevredenheidsverklaring van de referentie.

Gunningscriteria in de praktijk

Aanbestedende diensten kiezen bijvoorbeeld voor een beoordeling op laagste prijs als:
• De eisen aan de opdracht (kwaliteit, specificaties, prestaties, omvang, planning) eenduidig zijn
• Zij verwachten dat er nauwelijks tot geen kwaliteitsverschillen tussen inschrijvers zijn
• Tijdens marktconsultatie is gebleken dat er geen BPKV-criterium is dat een kwaliteitsverschil oplevert
• De aanbesteding een standaard dienst, product of werk betreft.

En nu winnen!

Welke methode de aanbestedende dienst ook hanteert, met een goede voorbereiding en planning vergroot je de kans op een gunning. Door vooruit te kijken weet je welke, voor jouw organisatie interessante, aanbestedingen er nog komen. Op die manier heb je altijd voldoende capaciteit in je team om een zorgvuldige inschrijving, op tijd, in te dienen!
In ons gratis whitepaper: “Verhoog in 5 stappen je winkans” geven we je handvatten om de kans op gunning te maximaliseren.