Blog

Meer gunningen door een goede samenwerking

Je wilt (meer) aanbestedingen winnen! Je weet dat het samenstellen van het juiste 'bid' een teameffort is, maar hoe zorg je nu voor een productieve samenwerking tussen sales en bidmanagement om de slagingskans van je inschrijving te verhogen? 

Sales denkt vaak dat bidmanagement een 'bid-fabriek' is die vooral de salespipeline kan vullen met kwantiteit en de bidmanager onderschat op zijn beurt de rol van sales met betrekking tot cruciale marktkennis. Wanneer je de kwaliteiten van beide profielen op de juiste manier combineert in een goed gecoördineert bidteam, levert dit gegarandeerd kansrijkere inschrijvingen op. Benieuwd hoe? Lees dan snel verder.

Meer gunningen door een goede samenwerkingOf jouw organisatie nu in de opstartfase zit of al een volwaardig bidteam heeft; er bestaan grote verschillen tussen sales en bidmanagement. In deze blog lees je wat de verschillen zijn, hoe ze elkaar aanvullen en hoe een goede samenwerking zorgt voor meer gunningen. Lees daarom vooral verder hoe je gezamenlijk succesvol invulling geeft aan proactief tenderen middels de Bidcycle® Methodiek.

Leer alles over de Bidcycle

De verschillende rollen in het tenderproces

Accountmanager

Een accountmanager acteert tussen de klant en de organisatie. Hij/zij onderhoudt de relaties en is continue in gesprek met de klant. Accountmanagers weten als geen ander wat er in de markt en bij de klant speelt en fungeren daarom als oren en ogen van de organisatie. Wij zien vaak dat de rol van de accountmanager binnen het bidproces gericht is op het tot stand brengen van de prijsstrategie en de uiteindelijke aanbieding. Bij sommige organisaties wordt ook een deel van de kwalitatieve stukken geschreven door de sales afdeling.


Bidmanager

De bidmanager is de spreekwoordelijke spin in het web wanneer het aankomt op het samenstellen, compleet maken en indienen van de inschrijving. De bidmanager is de regisseur van de inschrijving, het “bid”. Het is een functie waarbij veel interactie is tussen collega’s en onderaannemers (de partijen waar je mee samenwerkt) en dus meer gericht is op de interne organisatie. Daardoor is er vaak weinig interactie tussen de bidmanager en de klanten.

De Bidcycle® methodiek schrijft voor dat de bidmanager bij elke inschrijving zowel een interne als externe  evaluatie organiseert. Er is dus uiteindelijk zeker contact met de klant, maar dit beperkt zich vaak tot de inkopers en heeft uitsluitend betrekking op de inhoud van de tender.

Rollen zijn erg afhankelijk van organisatie en branche

Er zijn dus duidelijke verschillen tussen de typerende rollen van de accountmanager en de bidmanager in het tenderproces. Er zijn echter ook duidelijke verschillen in het tenderproces te identificeren die betrekking hebben op het type bedrijf, de branche waarin men actief is en de opbouw van de organisatie.

Sales gedreven organisaties zien bidmanagement vaak als bidfabrieken. Bidmanagement dient in deze opzet een bepaalde ‘productie’ te draaien en is daarmee mede verantwoordelijk voor het vullen van de salespipeline. De bidmanager als individu denkt hier vaak heel anders over en wil zich meer richten op de inhoudelijke kwalteit en het samenstellen van de perfecte aanbieding.

Er zijn veel verschillen in rollen, inhoud en zienswijze. Of jou organisatie nu gericht is op het inschrijven op zoveel mogelijk tenders of juist heel selectief klanten probeert te scoren; er moet uiteindelijk worden samengewerkt tussen de accountmanager(s) en bidmanager(s) om het tenderproces te optimaliseren enje slagingskans te vergroten.

De ultieme samenwerking tussen accountmanagement en bidmanagement

De Bidcycle® onderscheidt 3 bij het bidproces betrokken disciplines:

  1. Sales - de accountmanager en zijn afdeling
  2. Tendermanagement - de bidmanager en zijn afdeling
  3. Projectmanagement - de collega’s berokken bij de uitvoering van de opdracht

In deze blog ligt de focus op de samenwerking tussen sales en tendermanagement. Wanneer we kijken naar de Bidcycle® kunnen we stellen dat sales veelal vooral betrokken is bij Fase 1: Beïnvloeden en Fase 2: Voorbereiden van de tender. Tendermanagement is naast Fase 2: Voorbereiden ook betrokken bij Fase 3: Tenderen.

Wederkerige afhankelijkheid

De bidmanager heeft de accountmanager nodig om te weten wat er speelt bij de klant en tot het juiste 'bid' te komen. De accountmanager heeft de bidmanager nodig om alles te coördineren, te redigeren, te ondersteunen bij het opstellen vankwaliteitstukken en te zorgen voor een foutloze inschrijving.

Communicatie en de overdracht van informatie zijn daarbij voor beiden van groot belang. We zien dan ook dat in succesvolle bidteams accountmanagers en bidmanagers altijd nauw samenwerken. De samenwerking tussen sales en tendermanagement betreft een wisselwerking die elkaar versterkt. Een vliegwiel dat steeds harder gaat draaien. De samenwerking levert meer succes naarmate de samenwerking vordert.

De resultaten van de samenwerking

De bidmanager kan aan de hand van zijn tenderforecast exact vertellen welke klanten er op korte termijn een aanbesteding gaan publiceren. Hiermee kan de accountmanager op onderzoek uit en probeert aan tafel te komen bij de aanbestedende dienst. Het doel? Informatie achterhalen, weten wat er speelt, weten wat de problemen zijn en bekijken of en hoe jou organisatie die kan oplossen. Ook is het een mooi moment om jezelf te pitchen bij de inkoper, wel zo fijn dat ze weten dat jou organisatie bestaat en waar het sterk in is.

De verkregen informatie is belangrijke input voor de bidmanager. Antwoord op vragen als: wanneer wordt de tender gepubliceerd? Kunnen en willen we hierop inschrijven? Moeten we met iemand samenwerken? Deze informatie wil je op voorhand hebben, want resources kunnen maar één keer ingezet worden. Zo kies je gefundeerd voor projecten met zo’n hoog mogelijke slagingskans.

Proactief tenderen is niet morgen geregeld. Wanneer je besluit om niet tot de publicatie achterover te leunen, maar vooraf aan tafel wilt zitten om jezelf te presenteren, dan is het vaak een intensief en lang traject om te realiseren. Het is uiteindelijk geen 'rocket-science', maar het vergt wel discipline, een goed proces en goede software tools om de juiste informatie te krijgen en vast te leggen.

Het belang van een goed tenderproces

Heeft jou organisatie nog geen duidelijk tenderproces in kaart gebracht? Dan wordt het hoog tijd! Zorg dat je je ideale bidteam hebt samengesteld. Bepaal je winstrategie. Betrek op de juiste momenten je teamleden en evalueer elkaars werk waar nodig. Dit alles helpt je bij het behalen van maximaal resultaat bij de inschrijvingen die jou organisatie indient. De Bidcycle® Methodiek kan je hierbij helpen. De methodiek zet je gegarandeerd aan het denken en helpt je de eerste stappen te zetten op weg naar proactief en succesvol tenderen.

 

Ik hoor je denken: maar dat kost veel tijd. En hoe gaan we dit managen? Wees gerust wij helpen je. Wij hebben al veel werk voor je gedaan en al giga veel contract informatie verzameld. Zo voorspelt TenderIntelligence welke tenders er mogelijk gaan vervallen en helpt de “taken” functionaliteit om sales en bidmanagement beter te laten samenwerkingen bij aanbestedingen. Ook kunnen we je helpen aan  contactgegevens van inkopende overheid organisaties.

We laten geen kans onbenut om te laten zien hoe TenderApp je kan ondersteunen om je tenderproces te optimaliseren en je slagingskans te vergroten. Het product en haar functionaliteit en data spreekt namelijk voor zichzelf. We laten het je dus graag tijdens een vrijblijvende online demo zien.

Vraag een demo van TenderApp aan