Deel dit
door Josien Tiehuis op 13 oktober 2022
Als directeur wil je een florerende business. Je verkoopt geen diensten of producten, maar oplossingen. Door je goede naam in de markt, terugkerende klanten en je sterke netwerk weet je doelgroep je te vinden. Maar ondernemen gaat met ups en downs: het ene moment puilt de planning uit, terwijl je met je collega's op het andere moment de archiefkasten staat te sorteren omdat er minder werk is. Niet erg, maar misschien mis je continuïteit.
Eén manier om voor meer continuïteit te zorgen is door aanbestedingen te winnen. Dit zijn grote publieke opdrachten waar je vaak voor meerdere jaren een gezonde omzet uit haalt. Maar wat is jouw rol als directeur bij aanbestedingen? We vertellen het in dit blog.
In dit blog lees je:
- Waarom inschrijven op aanbestedingen?
- De rol van de directeur binnen een bidteam
- Een passende TenderApp oplossing voor iedere behoefte
- Wat heeft jouw organisatie nodig om succesvol in te schrijven op aanbestedingen
Waarom inschrijven op aanbestedingen?
Overheidsinstellingen die opdrachten uitzetten boven een bepaald drempelbedrag, moeten dit publiceren via een aanbesteding. Maar de kans bestaat dat je een aantal obstakels ziet om aan de slag te gaan met het aanbestedingsproces:
- De voorbereidingen nemen veel tijd in beslag,
- er is specifieke kennis nodig,
- je moet een passende oplossing bieden én
- er kan veel concurrentie zijn omdat iedereen zich kan inschrijven.
Doordat aanbestedingen meestal publiek worden uitgezet, krijgt ieder bedrijf gelijke kansen en daarmee stimuleert de overheid concurrentie.
Ondanks de valkuilen en obstakels biedt een degelijk aanbestedingsproces veel perspectief tot het genereren van meer omzet(zekerheid), mits je het goed aanpakt. Aan de hand van vijf stappen (marktonderzoek uitvoeren, de juiste aanbestedingen vinden, bid/no bid-fase, het formuleren van je aanbestedingsstrategie en de inschrijving samenstellen) kun je de ene na de andere aanbesteding vinden én binnenhalen.
De voordelen van een goed doordacht aanbestedingsproces
✓ Vooraf investeren, op de lange termijn profiteren: aanbestedingen zijn grote projecten met een hoog positief effect op je omzet
✓ Een aanbesteding binnenhalen zorgt voor extra continuïteit
✓ Eenmaal ‘binnen’ bij een overheidsorganisatie, kun je bouwen aan een langdurige relatie
✓ Inkoper en inschrijver weten vooraf precies wat ze van de samenwerking kunnen verwachten
✓ Vraag en aanbod sluiten beter op elkaar aan, met als gevolg een blije klant
De rol van de directeur binnen een bidteam
Naast een gestroomlijnde werkwijze is een ijzersterk bidteam samenstellen een belangrijke succesfactor. Aan de hand van drie scenario’s laten we zien welke rol jij als directielid hierin kunt nemen.
Scenario 1: Jij bent je eenkoppige bidteam
Niet iedere organisatie heeft de luxe van een groot (bid)team. De laatste jaren is je organisatie flink gegroeid en de professionaliteit sterk verbeterd. Je ziet iedere maand betere resultaten, maar als directeur heb je nog graag zelf de touwtjes in handen. Je zit niet alleen in je torenkamertje, maar je werkt graag zelf mee aan het succes van je bedrijf. Je denkt mee in de operatie en bent (mede-)verantwoordelijk voor de sales.
Tijd om op te schalen door aanbestedingen te winnen. Je wéét dat jullie de expertises in huis hebben, maar bent nog op zoek naar een gestructureerde aanpak om het aanbestedingsproces in goede banen te leiden. Jij neemt de kernrollen op je die een goed bidteam bezit: je bent tekenbevoegde, tekstschrijver, prijs-, product-, en tenderspecialist in één.
Voordelen van deze rol:
➕ Je bent volledige controle over het tenderproces van A tot Z.
➕ Je maakt je eigen planning en bent niet afhankelijk van andermans input.
➕Je hebt de volledige vrijheid om in te schrijven op de aanbestedingen die het beste passen bij jouw organisatie.
Uitdagingen van deze rol:
➖ Het is lastig om overzicht van je aanbestedingskansen te verkrijgen.
➖ Het is een tijdrovend proces.
➖ Je mist externe input in je aanbestedingsproces waardoor mogelijk tunnelvisie ontstaat.
➖ De kans is groot dat niet alle kernrollen volledig worden vervuld, waardoor expertise mist.
➖ Je mist belangrijke inzichten omdat sales, project- en bidmanagement niet samenwerken. Dat kan je winkansen aanzienlijk verkleinen.
Scenario 2: De directeur op strategie, je team op uitvoering
Gelukkig is de tijd dat je alles zelf moet doen geweest. Je hebt inmiddels een team opgebouwd die jouw helpt bij de dagelijkse uitvoerende taken.
Je rol als directeur focust zich steeds meer op de strategiebepaling van je eigen bedrijf. Je vindt het belangrijk om betrokken te blijven bij sales, maar dan vooral op hoofdlijnen. Alle aanverwante taken, zoals kansen signaleren, marktonderzoek uitvoeren en een projectplan opstellen laat je aan anderen over. Je wil wel met regelmaat management rapportages van je team ontvangen en gaat hier ook zelf in bijvoorbeeld je CRM systeem naar op zoek. Een rechterhand, bijvoorbeeld je management assistent, helpt je hiermee. Zo kun jij je bezighouden op strategisch niveau.
Je weet dat het binnenhalen van overheidsopdrachten een volgende stap is in het opschalen van je omzet. Hiervoor moet je je echter gaan verdiepen in aanbestedingsprocessen. Maar waar liggen je kansen én potentiële obstakels?
Voordelen van deze rol:
➕ Je bent zijdelings betrokken bij het tenderproces, maar bent altijd op de hoogte.
➕ Je weet waar de capaciteit en expertise in je bedrijf zit.
➕ De uitvoerende taken die te veel tijd kosten, besteed je uit.
➕ Je weet precies welke (tender)kansen er passen bij de strategie van je organisatie.
Uitdagingen van deze rol:
➖ Een deel van je team is nog niet thuis in aanbestedingsprocessen en is terughoudend.
➖ De kans is groot dat niet alle kernrollen in je bidteam volledig worden vervuld, waardoor expertise mist en tunnelvisie dreigt.
➖ Sales, project- en bidmanagement streven andere doelen na en hanteren andere werkwijzen. De samenwerking is niet altijd optimaal.
Scenario 3: Een apart bidteam, los van directie
Er komt een moment dat je de hele operatie rondom sales los laat. Je vertrouwt blind op je medewerkers en bent zelf vooral bezig met strategische beslissingen, opschalen en méér resultaat behalen met minder inspanning. Nog steeds vervul je een sleutelrol binnen het aanbestedingsproces: jij bent tekenbevoegd en dat houdt in dat bij jou de eindbeslissing ligt als het gaat om wel of niet inschrijven op een aanbesteding.
Op basis van input van je team, de managementrapportages die je wekelijks ontvangt en door specialisten op de juiste momenten aan te haken, ben je optimaal voorbereid en is de kans groter dat je aanbestedingen daadwerkelijk wint. De andere kernrollen in je bidteam (tekstschrijver, prijs-, product-, en tenderspecialist) besteed je uit aan professionals.
Voordelen van deze rol:
➕ Als alle kernrollen worden vervuld, heb je een goed lopend team met specialisten in huis. De processen lopen vloeiender en hebben minder sturing nodig.
➕ Je kunt snel opschalen door op meer aanbestedingen tegelijkertijd in te schrijven.
➕ Je hebt voldoende mankracht beschikbaar om niet langer reactief in te schrijven op aanbestedingen. Je kunt proactief toekomstige tenderkansen gaan signaleren en beïnvloeden, met een grotere winkans tot gevolg.
Uitdagingen van deze rol:
➖ Je hebt minder inzicht in de voortgang van de tenderprocessen.
➖ Je invloed op de inschrijving is kleiner: je moet vertrouwen op je team.
Een passende TenderApp oplossing voor iedere behoefte
Van kleine organisaties die de eerste stappen in aanbestedingsland zetten tot grote spelers binnen de markt: je wilt méér winst uit je aanbestedingsproces halen. Je schrijft in op aanbestedingen met als doel ze te winnen. Wij helpen onze klanten middels de juiste tooling en kennis hier graag bij.
TenderApp Essential
Wil je snel en effectief relevante aanbestedingen van álle relevante publicatieplatformen signaleren en beoordelen? Geen enkel platform signaleert zo trefzeker als TenderApp. Middels onze eigen zoekprofielen en slimme filteropties kun je er zeker van zijn dat je geen relevante aanbesteding meer mist. Tot 2 maal daags ontvang je al je tenderkansen automatisch in je inbox.
Ook het beoordelen van de relevantie van de aanbestedingen wordt eenvoudiger en efficiënter. TenderApp is de enige tool die álle aanbestedingsdocumenten handmatig doorspit en voor je samenvat in een korte omschrijving. Hierin staat alle informatie overzichtelijk weergegeven om snel een keuze te kunnen maken of je al dan niet wilt inschrijven.
Daarnaast is het tenderproces eenvoudig en overzichtelijk te managen in TenderApp.
Lees meer over TenderApp Essential
TenderApp Advanced
Meten is weten! Met de juiste inzichten van je tenderkansen, in de markt en de concurrentie kun je doelgericht aan de slag. In TenderApp Advanced heb je overzicht van eerder gepubliceerde aanbestedingen (inclusief alle documenten) en gunningsinformatie.
Je leert niet alleen welke kansen er nu zijn, maar door inzicht in eerdere doorlopen aanbestedingsprocessen schiet je gericht op aanbestedingen waar je een grote kans op gunning hebt.
Lees meer over TenderApp Advanced
TenderApp Professional
Er is veel meer winst / gunningen te behalen wanneer je niet langer reactief inschrijft en je tenderproces transformeert naar proactief. Je weet welke aanbestedingen aan wie gegund zijn én wanneer deze weer op de markt komen. Je bouwt in TenderApp eenvoudig een forecast, met daarin toegang tot de te verwachten publicatiedatum, gunningsinformatie, alle documentatie van de eerdere publicatie(s), marktconsultaties etc. Van je must-wins kun je zelfs een Epic projectpagina maken met daarin alle informatie, aantekeningen en notities geclusterd.
Door slim gebruik te maken van bovenstaande kennis is het succes van je team niet langer afhankelijk van de publicatie data van de aanbestedingen. Jij bepaalt wat er in de uitvraag zit door op de juiste momenten bij de aanbestedende dienst aan tafel te komen. Jouw team kan álle tools in TenderApp Professional gebruiken en de bewezen methodiek van de Bidcycle volledig en correct implementeren en toepassen. Dit is de stap naar professioneel bidmanagement met bewezen tools en volgens een bewezen methodiek!
Lees meer over TenderApp Professional
Wat heeft jouw organisatie nodig om succesvol in te schrijven op aanbestedingen?
Bepaal de behoefte aan ondersteuning bij het tenderproces
- Heb je genoeg kennis van het aanbestedingsproces?
- Heb jij de expertise in huis om zelf in te schrijven?
- Wil je alleen kansen signaleren en beoordelen? Of wil je ook meer marktonderzoek doen?
- Wil jij actief de markt bewerken of wachten op een tenderpublicatie voor je in de actie modus schiet?
- Laat je externe adviseurs aansluiten?
TenderApp heeft tools en oplossingen voor al deze (en meer) behoeften. Ontdek welke licentie het best bij jouw behoeften past middels de gratis proeflicentie, zodat wij geheel vrijblijvend een passend aanbod kunnen doen.
