Wat bid managers kunnen leren van Formule 1 coureurs

Inhoudsopgave

Een optimale voorbereiding
De juiste tooling bepaalt (mede) het succes
Data is onmisbaar
Complete focus (op succes)
Elke race een strategie
Oog voor de competitie
Werk foutloos
Weet waar je kansen liggen
Klaar voor de start?

Een optimale voorbereiding

Een optimale voorbereiding is key. De aanloop naar het Formule 1 seizoen is cruciaal voor elk team. Er wordt gewerkt aan nieuwe technieken en nieuwe software. Er wordt getraind op pitstops en er worden testritten gereden. De Formule 1 winterstop is te vergelijken met Beïnvloedingsfase van een aanbesteding, de fase die vooraf gaat aan de daadwerkelijke publicatie van de aanbesteding. In deze fase probeer je aan tafel te komen met inkopers, probeer je het op te lossen probleem/ de behoefte te achterhalen en presenteer je jouw oplossing. Een optimale voorbereiding is cruciaal voor de race, de beïnvloedingsfase is cruciaal voor de tender die gaat komen. Zorg dat je weet wat er speelt, dat je weet wanneer tenders op de markt komen en zet die stap om in contact te komen met de inkopers. Van reactief naar proactief tendermanagement noemen wij dat.

De juiste tooling bepaalt (mede) het succes

Alleen goed kunnen racen is niet genoeg. Om kampioen te worden binnen de Formule 1 heb je ook een betrouwbare auto nodig. Je moet immers het hele raceseizoen goed presteren en daarvoor moet je over de beste tooling beschikken. Dit draagt bij aan het succes. Een race winnen levert je 25 punten op, uitvallen (of buiten de top 10 eindigen) levert niets op. Daarmee komt het kampioenschap in gevaar.

Ook voor Bidmanagers geldt dat goede tooling bijdraagt aan het succes. Tijd is kostbaar en als bid manager wil je zoveel mogelijk bezig zijn met de taken binnen je werk die het verschil maken en bijdragen aan het succes. Denk aan het bepalen van de winstrategie, het analyseren van bestekken, het schrijven van stukken en evaluatie gesprekken bij inkoper. Kortom je wil zo min mogelijk tijd besteden aan administratieve werkzaamheden, zoals het verzamelen van documenten, het monitoren van verschillende platformen of het bijhouden van lijstjes.

Hoe zet jij tools in om je tenderproces te optimaliseren en je tijd zo efficiënt mogelijk te besteden? Als bidmanager of tendermanager moet je, net als een coureur, tools inzetten om maximaal te presteren. Zorg dat je budget vrijmaakt om je werkt te ondersteunen met goede tooling. De tools van TenderApp zorgen ervoor dat jij je bezig kan houden met leuke dingen. Het bespaart je tijd, het verhoogt je score, geeft je inzicht in de markt en vergroot je invloed op tenders.

Data is onmisbaar

Data-gedreven besluitvoering is cruciaal. Binnen de Formule 1 wordt alles vastgelegd. Zo weet elk team de sectortijden, rondetijden, bandentemperatuur, schakelmomenten, balans van de auto. Maar ook externe factoren als weersverwachting, wind en asfalttemperatuur. We kunnen nog even doorgaan maar ik denk dat het duidelijk is dat er bijna niets is dat niet wordt gemeten of vastgelegd binnen de Formule 1. Al deze data is nodig om te verbeteren, te optimaliseren, kansen te signaleren, snel te schakelen/anticiperen, zowel binnen de Formule 1 als binnen bid- en tendermanagement.

De toegang tot informatie vergroot je kennis. Kennis om het tenderproces te beïnvloeden en aanbiedingen optimaal voor te bereiden. Het resultaat? Succesvol(ler) tendermanagement. Binnen TenderApp vind je informatie over gunningen, adviseurs en aanbestedende diensten. Je signaleert kansen, bouwt je eigen archief en hebt beschikking over de trackrecord van de concurrentie. Over welke data beschik jij? En zet je deze data ook daadwerkelijk in om besluiten te nemen?

Complete focus (op succes)

De focus op succes is iets dat elk Formule 1 team kenmerkt. Elk raceteam, elk teamlid en elke coureur start het seizoen met een duidelijke focus op het succes voor dat seizoen. De overtuiging dat ze races kunnen winnen of punten kunnen scoren brengt een drive en winnaarsmentaliteit naar boven. Tijdens de race is een coureur gefocust op de race en de prestatie die moet worden geleverd. Dit is het moment waar hard voor is gewerkt, waar veel voor is getraind en veel voor is gelaten. Om deze focus te kunnen hebben vertrouwt de coureur op zijn team. Hoe zorg jij dat je de focus behoudt?Focus kan binnen bid- en tendermanagement verschillende betekenissen hebben.

Focus op het winnen van een tender, focus op een bepaalde tender of aanbesteding die gaat komen of focus door zoveel mogelijk bezig te zijn met zaken binnen jouw takenpakket die bijdragen aan het resultaat. Als bid manager is het tijdens de Voorbereidingsfase en Tenderfase van belang dat je jezelf volledig kan focussen op het resultaat. Het is van belang dat jouw organisatie bepaalt waar de focus op zal liggen. Wanneer dit niet het geval is, blijft het lastig om goede besluiten te nemen. Ook gaat er tijd verloren aan het analyseren van uitvragen die uiteindelijk toch geen kansen blijken te zijn. Of erger nog: je investeert samen met je team in een inschrijving die je op een later moment moet stopzetten. De Bidcycle methodiek helpt jou en je team om focus aan te brengen. Het zorgt voor een goed proces waarbij iedereen weet wat hem of haar te doen staat. Als bid manager moet je kunnen focussen op wat echt belangrijk is, het winnen van aanbestedingen! Wees daarom selectief in de kansen waarop je jouw resources inzet.

Elke race een strategie

Binnen de Formule 1 start elke race met een strategie. Deze strategie heeft bijvoorbeeld te maken met bandenkeuze en de strategie om voor een hardere bandencompound te kiezen zodat langer kan worden gewacht met de eerste pitstop. Wanneer je de wedstrijden op televisie kijkt hoor je soms dat er geswitcht wordt naar “plan B”. Ook dit “plan B” is vooraf bedacht en besproken. Denk jij bij elke inschrijving na over jouw “plan B”?

Binnen bidmanagement zou dit niet anders moeten zijn. Je bepaalt in de voorbereidingsfase de strategie (binnen Bidcycle Methodiek de winstrategie en prijsstrategie) maar soms word je verrast bij het verschijnen van de eerste nota van inlichtingen omdat de aanbestedende dienst het kader aanpast of ergens een andere invulling aan geeft. Zorg er daarom altijd voor dat je tijdig nadenkt over een “plan B”. De aanbestedingswet schrijft voor dat er minimaal 10 dagen moeten zitten tussen het uitbrengen van de laatste nota van inlichten en de deadline van het indienen. Als je dan nog na moet denken over een “plan B”, voorspelt dat weinig goeds.

Oog voor de competitie

Binnen de Formule 1 houden alle teams elkaar nauwlettend in de gaten. Elke team heeft mensen in dienst die in de gaten houden wat de andere teams en coureurs doen. Wat ze presteren, wanneer ze pitstops maken en wat hun strategie is. Daarbij worden rekenmodellen in gezet om te bepalen wat hiervan de invloed is op de coureurs van het eigen team.

Binnen bid management is het belangrijk dat je weet wat de concurrenten doen. Op welke tenders schrijven ze in, welke tenders hebben ze gewonnen, bij welke marktconsultaties waren ze aanwezig, welke producten/diensten bieden ze en hoe scoren ze ten opzichte van jouw bids? Zomaar wat vragen die van belang zijn en waar je als succesvol bidmanager antwoord op wilt hebben. TenderApp biedt je toegang tot veel van deze informatie. Wij noemen dat Tenderintelligence. Vul deze informatie zelf aan met inzichten die je zelf hebt vergaard uit bijvoorbeeld evaluaties en je bent klaar voor de toekomst.

Werk foutloos

Niemand wil fouten maken, maar fouten maken is menselijk. Binnen de Formule 1 kan een foutje fataal zijn, maar vaak komen coureurs weg met een klein foutje. Het kost de coureur tijd en soms een positie, maar de eerste 10 gefinishte coureurs krijgen punten. Dat is binnen bid management meestal anders. Vaak krijgt alleen de nummer één de opdracht en de overige inschrijvers ontvangen een brief waarin ze worden bedankt voor de inzet.

Het komt nog te vaak voor dat inschrijvers worden uitgesloten door vormfouten (bijvoorbeeld aanpassingen in een prijzenblad) of het ontbreken van documenten. Hiermee worden niet alleen de kosten (tijd en geld) voor de inschrijving weggegooid. Het duurt vier jaar voordat je opnieuw in aanmerking kan komen voor de opdracht (mits het geen eenmalige opdracht is). Zonde! Zorg ervoor dat je team in staat is om een aanbieding te doen die aan alle vormvereisten voldoet of huur externe begeleiding in om je te helpen bij de inschrijving, zodat jij je kan focussen op de inhoud.

Weet waar je kansen liggen

Weet waar je sterke en zwakke punten liggen. Sommige coureurs en auto’s presteren beter op een stratencircuit met weinig rechte stukken. Andere coureurs staan weer bekend om hun capaciteiten tijdens het racen in de regen. Als bid manager weet je waar jouw sterke punten en die van jouw organisatie liggen. Weet je dit niet? Zorg dan dat je erachter komt. Reserveer tijd om te brainstormen met je team of vraag het de aanbestedende dienst. Pas als je weet hoe je scope eruit ziet kan je ontdekken waar de kansen liggen voor jouw organisatie. Je hebt de scopebeschrijving nodig tijdens het analyseren van kansen. Het zorgt voor focus, zodat jij het goede besluit neemt om wel of niet in te schrijven en resources in te zetten.

Klaar voor de start?

Nu je weet wat je kan leren van een Formule 1 coureur, kijk je misschien toch anders naar de eerstvolgende wedstrijd. Probeer tijd te nemen om na te denken over het tenderproces dat je nu volgt met je team. Soms is het goed om wat afstand te nemen en extra kritisch te kijken naar de stappen die je nu doorloopt en de werkzaamheden die je nu uitvoert, die misschien niet bijdragen aan het succes van jouw organisatie bij een bid. TenderApp helpt tender managers om meer grip te krijgen op bidmanagement. Content van alle aanbestedingen binnen Nederland, software zodat jij beter kan werken en kennis over het tenderproces (Bidcycle Methodiek) zorgen er voor dat jij op topniveau kan opereren. Wij voegen tenderintelligentie toe aan jouw organisatie.