Hoe ziet het tendermanagement binnen jouw organisatie eruit? 

Worden alle mogelijke kansen benut, of zie je nog veel onbenut potentieel? Bij vrijwel iedere organisatie geldt dat het tenderen efficiënter kan worden ingericht. Er wordt bijvoorbeeld ingeschreven op aanbestedingen met een kleine kans op gunning, of tenders die wél interessant waren worden misgelopen.
 
Maar hoe zorg je er nou voor dat je geen relevante tenders misloopt en je geen tijd meer verspilt? Op deze pagina gaan we in op efficiënt en effectief tendermanagement en hoe je dit verwezenlijkt binnen je eigen organisatie. Lees verder.

Effectief Tendermanagement

Tendermanagement is een vakgebied waarin (te) vaak de focus ligt op de periode tussen publicatie en indienen. De omvang en contractwaarde zijn vaak dusdanig groot dat je in dit korte tijdsbestek alle beschikbare resources gaan naar de samenstelling van de ultieme inschrijving. Kan dit ook anders? Is dit een efficiënte werkwijze met een grote kans op gunning?

Om je kans op gunning te vergroten is het wijs om aanbestedingen te ‘forecasten’, om vooraf contact te leggen met de aanbestedende dienst en je inschrijving voor te bereiden.  

Het signaleren van tenderkansen, managen van lopende tenders én een gerichte forecast op tenders die komen gaan. Als je dit allemaal weet te combineren (zoals in de Bidcyclemethodiek van TenderApp), kun je spreken van écht effectief tendermanagement.

De Bidcycle als strategie voor succesvol en efficiënt Tendermanagement

De stap naar efficiënter en dus effectiever tendermanagement kan enkel worden gezet met de juiste strategie, mindset en tools. Stap ook over van reactief naar proactief tendermanagement, van minder ad-hoc naar meer continuïteit, van frustraties naar felicitaties. De Bidcycle helpt bij het zetten van deze stap.

Met de Bidcyle methodiek richt je het tenderproces zo in dat je je tenderkansen optimaal benut en relatief meer gunningen binnensleept. Dat werkt zo.

De Bidcycle is een vliegwiel dat bestaat uit drie belangrijke fases

De beïnvloedingsfase start op het moment dat de tender wordt gegund en eindigt wanneer de scope voor toekomstige tenders is bepaald. Je evalueert het inschrijftraject, leert van je bevindingen, voert de learnings door in je werkwijze, brengt de markt in kaart, legt contact met de inkoper bij de aanbestedende dienst en bepaalt de toekomstige scope. 

In de tweede fase, de voorbereidingsfase, selecteer je de voor jou kansrijke tenders uit je forecast en formuleert de inschrijvingsstrategie. 

Het inhoudelijke werk start wanneer de aanbesteding opnieuw gepubliceerd wordt: het tenderen. In de tenderfase dien je de inschrijving in en lever je, vaak op verzoek, de bewijsstukken aan. Ben je de gegunde partij, dan volgt er een gunning. Het hele proces kan nu weer van vooraf aan starten. Vandaar dat we dit een continu tenderproces noemen.

3. Bid_3 Afdelingen_3 Fases

Het vliegwiel laten draaien

Als het vliegwiel eenmaal op gang is en draait, is het moeilijk af te remmen. De snelheid van je Bidcycle kan worden verhoogd door meer kracht uit te oefenen. Denk hierbij aan het bewerken van je marktpotentieel of het selecteren van de meest relevante tenders.

Rondom de Bidcycle werken allerlei krachten. Om ervoor te zorgen dat je vliegwiel blijft draaien, is het van belang dat de tijd, geld of resources die je inzet elkaar niet tegenwerken. Daarom is een goede afstemming tussen sales, projectmanagement en tendermanagement cruciaal. Het formuleren van een duidelijke scope helpt bij het optimaliseren van je tenderproces; wanneer heb je de hoogste scoringskans?

Lees meer over de Bidcycle
4. Totaal

Tendermanagement en het overstijgen van tenders: continue processen inrichten

Zoals eerder aangegeven:  Tendermanagement is meer dan alleen toewerken naar het inschrijven op zichzelf staande aanbestedingen. Wanneer je dit combineert met het managen van continue tenderprocessen heb je meer grip op je tenderkansen met meer gunningen tot gevolg.

Goed nieuws: voor beide vormen van tendermanagement zijn oplossingen voorhanden die je helpen om effectiever in te schrijven.

Per tender: TenderManagement

Voor het managen op tenderniveau is er de tool TenderManagement binnen TenderApp. TenderManagement geeft je inzicht in de planning en voortgang van afzonderlijke tenderprocessen. In één oogopslag zie je workload en de voortgang van al je lopende processen. 

Zo overzie je snel en overzichtelijk alle relevante tenderinformatie. Dankzij het statusoverzicht zie je welke aanbesteding in welke fase zit. Bovendien kun je per tender een planning maken, teams samenstellen en medewerkers toewijzen. Volg eenvoudig wie aan welke tenders werkt en beheer al je documenten centraal. 

Continue tenderprocessen: Epic

Volgens de Bidcycle methodiek is het van belang een continu tenderproces in te richten, inclusief beïnvloeding en voorbereiding. Met Epic is het mogelijk om een hiërarchische structuur over de voor jouw interessante tenders, aanbestedende diensten of organisaties te leggen, waardoor je deze eenvoudig met elkaar verbindt. Hierdoor heb je altijd een totaaloverzicht van de voor jou meest interessante tenderkansen.

Koppel eenvoudig verschillende (historische) tenderpublicaties en procedures, inschrijvers en aanbestedende diensten aan elkaar. Start bijvoorbeeld met de tender van 4 jaar geleden (inclusief de originele documenten, planning en notities) en koppel deze aan eventuele vooraankondiging, marktconsultatie en de uiteindelijke herpublicatie. Zo verkrijg je inzicht in en controle over de gehele tijdlijn van een (terugkerende) publicatie, inclusief eventuele marktconsultaties en vooraankondigingen én eerder gemaakte aantekeningen en taken. 

Tendermanagement in 5 stappen: zo verhoog jij je winkans

Tendermanagement volgens de Bidcycle bestaat uit 3 fasen: Beïnvloeden, Voorbereiden en Tenderen. 

Met optimalisatie van 5 stappen behorende bij de laatste 2 fasen (Voorbereiden & Tenderen) is veel winst te behalen. Niet alleen qua tijd, maar zeker ook wat betreft het aantal aan jouw organisatie gegunde aanbestedingen. 

De 5 stappen om de effectiviteit van je tendermanagement te vergroten:

    1. Grondig marktonderzoek uitvoeren
    2. Aanbestedingen zoeken én vinden
    3. Bid or no bid?
    4. De aanbestedingsstrategie formuleren
    5. De tender samenstellen

Bij deze 5 stappen is het gebruik van de juiste tendertools essentieel. Naast gunningsinformatie inzien van o.a. je concurrenten, gericht signaleren en niets meer missen, biedt de juiste tooling ook in de tenderfase meerwaarde. Overzicht en voortgang bewaken van je tenderkansen en  tenderprocessen is een uitdaging in vrijwel iedere organisatie. 

Handige tools voor het signaleren en identificeren van toekomstige tenderkansen

Het signaleren van huidige en toekomstige tenderkansen is een van de belangrijkste taken in tendermanagement. Gelukkig zijn er handige tools die je hierbij kunnen helpen.

Zoek op tags, tekst, aanbestedende dienst, locatie etc. en ontvang tot 2 maal daags niewe publicaties die voldoen aan één van je zoekprofielen. In TenderInsight is het mogelijk om contract en gunningsinformatie op te zoeken op verschillende niveaus:

  1. Inschrijvers – dus ook je concurrenten
  2. Aanbestedende diensten
  3. Adviseurs

Je volgt eenvoudig organisaties die voor jou interessant zijn en ontvangt notificaties wanneer deze orgnisaties gekoppeld zijn aan een tender. Zie het als het doen van marktonderzoek. Welke opdrachten krijgt je concurrent gegund en is dus eventueel een toekomstige tenderkans voor jou? Zoek je een adviseur om je gunningskans te vergroten, zoek dan eenvoudig op soortgelijke tenders naar de juiste adviseur.

Een andere manier om toekomstige tenderkansen in kaart te brengen is door een forecast te bouwen. Dat doe je met TenderForecast

Meer inzicht in de markt betekent dat je beter kunt anticiperen op toekomstige tenders. Met name in de beïnvloedingsfase van de Bidcycle neem je zo een voorsprong op de concurrentie!

Bouw een Forecast op basis van historische tenderdata, je eigen contractbeheer, gunningsinformatie en contracttermijnen. Zo krijg je gerichte prognoses van welke contracten dreigen af te lopen en welke nieuwe tenders in bepaalde sectoren uitgezet gaan worden. 

Dit inzicht maakt proactief tendermanagement mogelijk:

  • Signaleer kansen in een vroeg stadium
  • Vraag tijdig informatie op
  • Kom op het juiste moment met de juiste mensen aan tafel
  • Geef gerichte sturing aan je sales afdeling
Verhoog je hitrate in 5 stappen

Zo loop je niets meer mis en win je meer tenders

Download het uitgebreide stappenplan
1643357988