Wat is een onderhandse aanbesteding?

Deze vraag wordt ons momenteel regelmatig gesteld. Velen horen er wel eens iets over, maar hebben er zelf (nog) nooit mee gewerkt. Hier komt ‘ie: Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij de aanbestedende dienst zelf bepaalt hoeveel en welke inschrijvers een offerte kunnen indienen.

Oké, maar dit antwoord lijdt tot meer vragen. Want wanneer mag de aanbestedende dienst onderhands aanbesteden? En waarom zou je het doen? (Hoe) maak je als ondernemer kans om gekozen te worden door de aanbestedende dienst? Kun je onderhandse aanbestedingen signaleren?

Blog onderhands aanbesteden. veel vragen

Laten we bij het begin beginnen. Door middel van de Europese drempelwaarde wordt er bepaald of een opdracht al dan niet Europees moet worden aanbesteed. Deze drempelbedragen zijn afhankelijk van wat er wordt ingekocht: voor leveringen en diensten is dit momenteel € 221.000, voor werken € 5.548.000. 
Met een geraamde opdrachtwaarde onder deze drempel, mag er onderhands of nationaal aanbesteed worden. Welke van deze procedures gevolgd moet worden en hoe hiermee moet worden omgegaan, is afhankelijk van grensbedragen en andere regelgeving. Deze informatie vindt de inkoper in het inkoopbeleid van de aanbestedende dienst. Bij het opstellen van de inkooprichtlijnen moet rekening zijn gehouden met de Gids Proportionaliteit: alle eisen, voorwaarden en criteria die worden opgesteld moeten in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Voor elke procedure onder de Europese drempel zijn er grensbedragen vastgelegd:

  • Enkelvoudig onderhands aanbesteden:
    Leveringen en diensten tot € 50.000 en werken tot € 150.000.
  • Meervoudig onderhands aanbesteden:
    Leveringen en diensten tot € 221.000 en werken tot € 1.500.000.

Zoals je ziet, noemt de Gids voor het meervoudig aanbesteden bij leveringen en diensten de Europese drempel als grensbedrag. De tussenstap nationaal aanbesteden wordt dus alleen voor werken geadviseerd, vanaf €1.500.000.

Enkelvoudig onderhands aanbesteden

Blog onderhands aanbesteden 1 op 1In de volksmond ‘één op één gunnen’, ‘gunning uit de hand’ of ‘onderhands gunnen’. Simpelweg wordt er om één offerte gevraagd, waarna de opdracht rechtstreeks bij deze partij wordt geplaatst.
Of deze procedure de juiste is voor een bepaalde opdracht, is onder andere afhankelijk van de opdrachtwaarde. Valt deze onder het grensbedrag? Dan kan de aanbestedende dienst zich zonder bezwaar wenden tot een leverancier naar keuze; meestal is dit een bekende partij.
Een aantal zaken moeten wel beargumenteerd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld de keuze voor slechts één partij. Ondernemers mogen een verzoek tot schriftelijk motivatie indienen en de aanbestedende dienst is verplicht om hierop te reageren. In praktijk komt dit weinig voor, omdat vrijwel niemand weet dat deze aanbesteding plaatsvindt.

Deze vorm van aanbesteden lijkt weinig op een Europese aanbesteding, maar heeft veel weg van een normale werkopdracht. Echter is er besloten dat alle overheidsinkopen – om inzichtelijkheid te creëren -  aanbesteed moeten worden.

De aanbestedende dienst is bij onderhands aanbesteden niet verplicht tot openbare bekendmaking. Toch wordt het soms wel gedaan, om invulling te geven aan het transpirantiebeginsel. Een gemeente vermeldt bijvoorbeeld soms een gegunde partij en de bijbehorende opdracht op hun website.

Meervoudig onderhands aanbesteden

Blog onderhands aanbesteden kopgroep

Waar bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding één partij wordt benaderd, zijn dit er bij een meervoudig onderhandse aanbesteding 3 tot 5 (of 2 wanneer deze keuze te verantwoorden is). Bij enkelvoudig wordt de partij direct om een offerte gevraagd, bij meervoudig worden de partijen uitgenodigd tot inschrijving.

Een ander verschil is dat er meer regels gelden. In het inkoopbeleid staat beschreven wat de richtlijnen zijn, wederom rekening houdend met de Gids Proportionaliteit.  
Waarom meer regels? Omdat het om meer geld en om meerdere partijen gaat. Er mag niet onderhandeld worden en er moet nu rekening worden gehouden met de basisbeginselen van het aanbesteden: proportionaliteit, gelijke behandeling, transparantie en objectiviteit.
Alle keuzes die de aanbestedende dienst maakt, moeten gemotiveerd en beargumenteerd kunnen worden. Daarnaast dienen de specificaties van de opdracht duidelijk te zijn, om te voorkomen dat de inkoper appels met peren gaat vergelijken.

Kortom, de procedure van een meervoudige onderhandse aanbesteding lijkt al veel meer op een Nationale/Europese aanbesteding. Wederom dient de inkoper het inkoopbeleid te raadplegen om te achterhalen of deze aanbestedingsvorm de juiste is voor de opdracht, waarbij ten eerste wordt gekeken naar de opdrachtwaarde en het grensbedrag.

Er wordt gegund op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Word je als ondernemer niet uitgenodigd en vind je dit niet terecht? Dien een verzoek in om op basis van het gelijkheidsbeginsel tóch mee te mogen doen. De aanbestedende dienst is helaas niet verplicht om de ondernemer dan toe te laten, maar niet geschoten is altijd mis.

Wat zijn de voordelen ten opzichte van Nationaal of Europees aanbesteden?

+ Er is geen verplichting om de Europese minimumtermijnen te hanteren, waardoor het proces kan versnellen.
+ De omgang tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is soepeler.
+ Eigen ervaringen met de leverancier(s) mogen worden meegenomen.

Zover voor iedereen positief, er vanuit gaande dat je als ondernemer goed bekend staat.

Verdere voordelen voor de aanbestedende dienst: Kortere termijnen zorgen voor lagere kosten. Ook is er meer vrijheid bij het inrichten van de procedure. Daarnaast zorgt het kleine aantal inschrijvers voor een simpele, snelle beoordeling.  

Is je een enkelvoudige onderhandse aanbesteding gegund? Maak dan gebruik van je recht om te onderhandelen! Je bent als enige gekozen en dus aan zet. Zoek uit waarover men in deze situatie onderhandeld en wat redelijk is.

Blog onderhands aanbesteden. onderhandelen

De aankomende tijd zal ik in gesprek gaan met aanbestedende diensten, om uit te zoeken hoe de selectie van genodigden tot stand komt bij een meervoudige onderhandse aanbesteding. Hoe word jij 1 van de 5? Ik vraag ze het hemd van het lijf en kom hier later op terug.

Volgende week snijden we alvast een nieuw onderwerp aan: de concurrentiegerichte dialoog.

Tot dan!

Schrijf je in voor updates