De BidCycle methodiek helpt om je tenderproces efficiënt in te richten. Zo zet je de stap van reactief naar proactief tendermanagement. Minder ad-hoc situaties, meer continuïteit in het bidmanagement, met als resultaat; minder frustraties, meer felicitaties.
Met de BidCycle methodiek krijg je grip op tendermanagement en houd je meer tijd over om kwalitatief goed werk te leveren. Door je te richten op nieuwe tenders, feedback verzamelen bij inkopers en optimalisatie van je offertedocumenten. Zo voorkom je gestress voor de avond van de deadline.
Kortom, je bent minder tijd kwijt aan randzaken en hebt meer tijd voor procesoptimalisatie en tender forecast. Dit is toch de ideale situatie voor jou als bidmanager? Goed nieuws: het kan ook!
De BidCycle geeft handvatten om bidmanagement vorm te geven en creëert binnen je organisatie draagvlak voor tenderen. Een succesvol tenderproces vermindert tijdverspilling en vergroot de kans op gunning. Met de BidCycle kun je jouw organisatie zo inrichten dat je maximaal scoort bij tenders. Sterker nog, wij geloven dat als je de BidCycle methodiek op elk onderdeel gebruikt, je zodanig succesvol wordt dat je concurrentie het nakijken heeft.
De BidCycle is een strategie waarmee bedrijven meer aanbestedingen winnen. Door nog voor publicatie contact op te nemen met de aanbestedende dienst wordt informatie verzameld die tijdens het inschrijven wordt benut om een passendere inschrijving op te stellen.
De BidCycle methodiek is ontwikkeld vanuit onze jarenlange ervaring met het inschrijven op aanbestedingen. We zien in de praktijk dat er veel tijd en geld verloren gaat door een niet optimale samenwerking tussen sales, bidmanagement en projectmanagement. De BidCycle laat zien hoe de hele organisatie bijdraagt aan het winnen van meer tenders.
Ga maar eens na hoeveel mensen binnen jouw organisatie een tenderplatform volgen. Of hoeveel kansen er aangedragen worden die jij of je team al gesignaleerd hadden. Met de implementatie van de BidCycle methodiek zorg je voor een efficiënt tenderproces. Ook helpt het om de werkwijze duidelijk te communiceren binnen je organisatie. Met een betere samenwerking als uitkomst.
De BidCycle werkt als een vliegwiel: hij komt lastig op gang, maar als hij eenmaal draait, is het vliegwiel moeilijk af te remmen. Drie factoren bepalen het momentum: de snelheid waarmee het draait, de mate van wrijving en het gewicht. Dit geldt ook voor de BidCycle. Succesvolle teams hebben een strategie bij elke factor.
Je verhoogt de snelheid van je BidCycle door meer kracht uit te oefenen op de plaatsen waar dit het grootste effect heeft. Dus op het bewerken van het marktpotentieel en het selecteren van relevante tenders.
Er werken allerlei krachten rondom je BidCycle: zorg dat de tijd, geld of resources die je inzet, niet tegen elkaar werken. Met goed afgestemde samenwerkingen tussen relatiebeheer en sales ben je tijdig op de hoogte van nieuwe aanbestedingen. En: een duidelijke scope helpt om te investeren in de tenders met een hoge scoringskans.
De BidCycle kent drie grote fases:
Wil je deze info als PDF lezen?
Ook zijn er aanbestedende diensten die kiezen voor een overeenkomst van meerdere jaren. Soms kiezen ze voor een overeenkomst met één partij. Of voor een raamovereenkomst met meerdere leveranciers die jaarlijks via een minicompetitie moeten “offreren” voor de gunning.
In de beïnvloedingsfase kun je de meeste invloed uitoefenen, want er is nog geen aanbesteding gepubliceerd. Zodra een aanbesteding gepubliceerd is, mogen formeel alleen de inkoper en inschrijver(s) contact hebben. En dan uitsluitend via de Nota van Inlichtingen.
Weet jij wie binnen jouw organisatie meebeslissen over de tenders? Breng je Decision Making Unit (DMU) in kaart. Maak een lijstje van betrokkenen en beschrijf van elk hun rol en functie. Deze mensen zijn zeer waarschijnlijk nodig om de scope te bepalen en zijn op een manier betrokken bij een go/no-go besluit.
Zorg voor een duidelijk kader, zodat je weet welke tenderkansen er voor jouw organisatie belangrijk zijn. Een juist tenderproces start met een goede scope en een duidelijke focus. Maak een omschrijving van die opdrachten waarop je wilt focussen. Denk aan het soort opdrachten, de omvang en bijvoorbeeld de regio waarbinnen deze opdrachten moeten plaatsvinden. Wat ook helpt is om een lijst te maken van zaken waarop je beslist niet wilt focussen.
Dit is ook de fase waarop je lastig grip krijgt. Het vraagt om een nauwe samenwerking tussen sales en projectmanagement om de verzamelde informatie en signalen te presenteren aan de juiste personen. Binnen sales en accountmanagement is vaak sprake van hoog verloop onder de medewerkers. Dit maakt de afstemming om het bod bij de juiste beslissers te krijgen extra uitdagend.
Deze zaken zorgen voor wrijving in het vliegwiel van de BidCycle. Wrijving wil je voorkomen. Hoe je dit doet? Door inefficiënties tussen de verschillende afdelingen en disciplines weg te nemen. Het maakt niet uit hoe groot je organisatie is. Disciplines als relatiebeheer, support, contractbeheer, sales en bidmanagement moeten zo soepel mogelijk samenwerken. Dit vergroot de kans op verlenging van bestaande contracten en je invloed op toekomstige tenders.
Je wilt uiteraard ook zo vroeg mogelijk weten wie plannen heeft voor het opnieuw op de markt brengen van interessante tenders. Als het contracten zijn die jouw onderneming al uitvoert, dan vangt jouw organisatie dit signaal waarschijnlijk vroegtijdig op. Ook hebben bedrijven vaak een lijstje met tenders die mogelijk op de markt komen. Deze data is overzichtelijk te vinden in TenderApp. Het is nu zaak dat deze specifieke informatie bij de bidmanager terecht komt.
Samen met sales zet je de eerste stap naar het succesvol binnenhalen van de tender: je organisatie neemt contact op met de betreffende inkoper. Tijdens het gesprek check je of er in de nieuwe uitvraag nieuwe specificaties zijn die passen bij de producten of diensten van jouw organisatie. Ook vraag je na wat belangrijke eisen zijn voor de aanbestedende partij. Zodat je dit met je inschrijving kunt benoemen.
In de tweede fase, de voorbereidingsfase, selecteer je de voor jou kansrijke tenders. Je signaleert tenders, bijvoorbeeld via de software van TenderApp, die jouw organisatie aankan en formuleert de inschrijvingsstrategie.
Het is belangrijk dat jouw organisatie bepaalt op welke tenders de focus ligt. Als de focus onduidelijk is, wordt het lastig om juiste besluiten te nemen. Je verliest tijd bij het analyseren van uitvragen, die geen kansen blijken te zijn. Of erger; je investeert met je team in een inschrijving die je halverwege moet stopzetten.
Om de beïnvloedingfase zo goed mogelijk in te vullen, is het belangrijk om te weten welke tenders op dat moment in uitvoering zijn. Probeer zoveel mogelijk contractinformatie te achterhalen van actuele aanbestedingen. Zoals van degene die in uitvoering zijn (bij jou of de concurrent). En die waar je in het verleden aan hebt gewerkt of hebt uitgevoerd. Noteer ook de contracten waar je in andere vormen bij betrokken bent, bijvoorbeeld als onderaannemer of via een wachtkamerconstructie. Vergeet niet de opdrachten die je graag in je portfolio wilt hebben, maar nu nog in handen van de concurrent zijn.
Achterhaal per tender de startdatum, de einddatum, het aantal optionele verlengingen en de vervaltermijnen. Deze informatie gebruik je voor je forecast en zo oefen je maximaal invloed uit in de beïnvloedingsfase.
Nu de voorbereidingen erop zitten en de eerste aanzet is gemaakt, begint het inhoudelijke werk: het tenderen. In deze fase creëer je de inhoudelijke documenten. Globaal bestaat een tenderprocedure uit: kwaliteit, prijs en een formeel deel. Het is belangrijk om aan de gewenste vormvereisten te voldoen. In de tenderfase dien je de inschrijving in en lever je, vaak op verzoek, de bewijsstukken aan. Ben je de gegunde partij, dan volgt er een contractondertekening.
TenderApp heeft een opgenomen webinar beschikbaar over de BidCycleMethodiek en de database van TenderApp. Loop deze niet mis en vraag hem nu aan:
