De Bidcycle: dé strategie voor een succesvol en efficiënt tenderproces

Je verhoogt de snelheid van je Bidcycle door meer kracht uit te oefenen op de plaatsen waar dit het grootste effect heeft. Dus op het bewerken van het marktpotentieel en het selecteren van relevante tenders. 

Er werken allerlei krachten rondom je Bidcycle: zorg dat de tijd, geld of resources die je inzet, niet tegen elkaar werken. Met goed afgestemde samenwerkingen tussen relatiebeheer en sales ben je tijdig op de hoogte van nieuwe aanbestedingen. En: een duidelijke scope helpt om te investeren in de tenders met een hoge scoringskans.

De 3 fases van de Bidcycle

De Bidcycle kent drie  grote fases: 

- 1. Beïnvloeden

- 2. Voorbereiden

- 3. Tenderen

                                                                                                                                   

1. Beïnvloedingsfase: vergroot je kansen

De beïnvloedingsfase start op het moment dat de tender aan jouw bedrijf gegund is. Het eindigt wanneer je de scope hebt bepaald voor toekomstige tenders waarop je wilt inschrijven. De voorbereidings- en tenderfase hebben vaak een looptijd van enkele weken tot maanden, terwijl de beïnvloedingsfase vaak één of meerdere jaren duurt.

 

Looptijd van het contract

Over de looptijd van het contract en de optiejaren valt vrij weinig te melden. Kerstpakketten en relatiegeschenken worden bijvoorbeeld vaak jaarlijks aanbesteed. Hierdoor moet je elk jaar opnieuw inschrijven om kans te maken.

Ook zijn er aanbestedende diensten die kiezen voor een overeenkomst van meerdere jaren. Soms kiezen ze voor een overeenkomst met één partij. Of voor een raamovereenkomst met meerdere leveranciers die jaarlijks via een minicompetitie moeten “offreren” voor de gunning.

Voor publicatie

In de beïnvloedingsfase kun je de meeste invloed uitoefenen, want er is nog geen aanbesteding gepubliceerd. Zodra een aanbesteding gepubliceerd is, mogen formeel alleen de inkoper en inschrijver(s) contact hebben. En dan uitsluitend via de Nota van Inlichtingen.

Weet jij wie binnen jouw organisatie meebeslissen over de tenders? Breng je Decision Making Unit (DMU) in kaart. Maak een lijstje van betrokkenen en beschrijf van elk hun rol en functie. Deze mensen zijn zeer waarschijnlijk nodig om de scope te bepalen en zijn op een manier betrokken bij een go/no-go besluit.

Zorg voor een duidelijk kader, zodat je weet welke tenderkansen er voor jouw organisatie belangrijk zijn. Een juist tenderproces start met een goede scope en een duidelijke focus. Maak een omschrijving van die opdrachten waarop je wilt focussen. Denk aan het soort opdrachten, de omvang en bijvoorbeeld de regio waarbinnen deze opdrachten moeten plaatsvinden. Wat ook helpt is om een lijst te maken van zaken waarop je beslist niet wilt focussen.

Dit is ook de fase waarop je lastig grip krijgt. Het vraagt om een nauwe samenwerking tussen sales en projectmanagement om de verzamelde informatie en signalen te presenteren aan de juiste personen. Binnen sales en accountmanagement is vaak sprake van hoog verloop onder de medewerkers. Dit maakt de afstemming om het bod bij de juiste beslissers te krijgen extra uitdagend.

Deze zaken zorgen voor wrijving in het vliegwiel van de Bidcycle. Wrijving wil je voorkomen. Hoe je dit doet? Door inefficiënties tussen de verschillende afdelingen en disciplines weg te nemen. Het maakt niet uit hoe groot je organisatie is. Disciplines als relatiebeheer, support, contractbeheer, sales en bidmanagement moeten zo soepel mogelijk samenwerken. Dit vergroot de kans op verlenging van bestaande contracten en je invloed op toekomstige tenders. 

Je wilt uiteraard ook zo vroeg mogelijk weten wie plannen heeft voor het opnieuw op de markt brengen van interessante tenders. Als het contracten zijn die jouw onderneming al uitvoert, dan vangt jouw organisatie dit signaal waarschijnlijk vroegtijdig op. Ook hebben bedrijven vaak een lijstje met tenders die mogelijk op de markt komen. Deze data is overzichtelijk te vinden in TenderApp. Het is nu zaak dat deze specifieke informatie bij de bidmanager terecht komt.

Samen met sales zet je de eerste stap naar het succesvol binnenhalen van de tender: je organisatie neemt contact op met de betreffende inkoper. Tijdens het gesprek check je of er in de nieuwe uitvraag nieuwe specificaties zijn die passen bij de producten of diensten van jouw organisatie. Ook vraag je na wat belangrijke eisen zijn voor de aanbestedende partij. Zodat je dit met je inschrijving kunt benoemen.

Stappen in de beïnvloedingsfase

1. Nabeschouwen: je evalueert samen met alle betrokkenen het inschrijftraject en je legt de bevindingen vast in een rapport.
2. Leren: je analyseert de bevindingen en bepaalt of er aanpassingen zijn die het gezamenlijke bidproces (verder) verbeteren. En zo ja, welke dit zijn.
3. Toepassen: je bepaalt welke aanpassingen je doorvoert in de werkwijze en je zorgt voor de controle en uitvoering ervan.
4. Contract plannen: je bepaalt op basis van de contractinformatie en beschikbare kennis, op welk moment in de contractfase je welke actie onderneemt.
5. Account managen: tijdens deze stap werken sales- en accountmanagers gezamenlijk aan de relatie met klanten en prospects.
6. Markt in kaart brengen: je maakt een overzicht van ontwikkelingen in de branche en waar behoeften liggen.
7. Scope bepalen: je kiest samen met de shareholders welke behoefte(n) je wilt vervullen. Deze scope zorgt voor focus op de meest kansrijke trajecten.

2. Voorbereidingsfase: kies kansrijke tenders 

In de tweede fase, de voorbereidingsfase, selecteer je de voor jou kansrijke tenders. Je signaleert tenders, bijvoorbeeld via de software van TenderApp, die jouw organisatie aankan en formuleert de inschrijvingsstrategie. 

Het is belangrijk dat jouw organisatie bepaalt op welke tenders de focus ligt. Als de focus onduidelijk is, wordt het lastig om juiste besluiten te nemen. Je verliest tijd bij het analyseren van uitvragen, die geen kansen blijken te zijn. Of erger; je investeert met je team in een inschrijving die je halverwege moet stopzetten.

Om de beïnvloedingfase zo goed mogelijk in te vullen, is het belangrijk om te weten welke tenders op dat moment in uitvoering zijn. Probeer zoveel mogelijk contractinformatie te achterhalen van actuele aanbestedingen. Zoals van degene die in uitvoering zijn (bij jou of de concurrent). En die waar je in het verleden aan hebt gewerkt of hebt uitgevoerd. Noteer ook de contracten waar je in andere vormen bij betrokken bent, bijvoorbeeld als onderaannemer of via een wachtkamerconstructie. Vergeet niet de opdrachten die je graag in je portfolio wilt hebben, maar nu nog in handen van de concurrent zijn.

Achterhaal per tender de startdatum, de einddatum, het aantal optionele verlengingen en de vervaltermijnen. Deze informatie gebruik je voor je forecast en zo oefen je maximaal invloed uit in de beïnvloedingsfase.

Stappen in de voorbereidingsfase

1. Identificatie kansen: zet alle potentiële kansen op een rij. Advies: zet naast de overheidsaanbestedingen ook de commerciële tenders in het overzicht. Ook deze beïnvloeden de workload.
2. Selectie tenders: noteer alle potentiële tenders op een shortlist op basis van de scope.
3. Analyse-uitvraag: duik in de eisen en wensen van een tender om je kansen goed in te schatten. Zo overzie je het geheel en kun je de uitvraag doorgronden voor een weloverwogen beslissing.
4. Afwijzing of pre-bid: beslis of het wel of geen zin heeft om de stakeholders bij elkaar te brengen. Het is slim om deze keuze te documenteren en te voorzien van een motivatie.
5. Pre-bid DMU: kom met de betrokken stakeholders bijeen, analyseer alle aspecten van de uitvraag en of de kans op de opdracht de investering rechtvaardigt. Betrokkenheid van de DMU (Decision making Unit) zorgt voor draagvlak en een weloverwogen beslissing.
6. Go/No-Go: besluit om wel of niet te investeren. Deze stap is nodig om besluitvorming vast te leggen en resources toe te kennen. Het is verstandig om je keuze goed te documenteren en te voorzien van motivatie. Zo kun je deze later teruglezen.
7. Winstrategie: bepaal samen met je team de route naar het doel. Wat is jullie strategie om deze tender te winnen? Op welke onderdelen zijn jullie scoringskansen het grootst? Wat verwachten jullie van de concurrentie? Dit zijn een aantal voorbeeldvragen die je jezelf kunt stellen. Bespreek deze strategie direct met de beslisser.
8. Projectbriefing team: een projectbriefing is essentieel voor de duidelijkheid en consensus over het creatieproces, de planning en taakverdeling.
9. Prijsstrategie: tot slot, analyseer de prijsformule en bepaal de marge. Het doorgronden van de prijsformule is een salesactiviteit die je het best uitvoert vóór het vragen stellen in de tenderfase. Nog te vaak staan er fouten in het prijzenblad of doet de aanbestedende dienst aannames op basis van een onduidelijk prijzenblad.
   
   

3. Tenderfase: creëer de inschrijving en dien deze in

Nu de voorbereidingen erop zitten en de eerste aanzet is gemaakt, begint het inhoudelijke werk: het tenderen. In deze fase creëer je de inhoudelijke documenten. Globaal bestaat een tenderprocedure uit: kwaliteit, prijs en een formeel deel. Het is belangrijk om aan de gewenste vormvereisten te voldoen. In de tenderfase dien je de inschrijving in en lever je, vaak op verzoek, de bewijsstukken aan. Ben je de gegunde partij, dan volgt er een contractondertekening.

Stappen in de tenderfase

1. Vragen stellen: stel tactische, procedurele en informatieve vragen voor de Nota van Inlichtingen. Je stelt vragen om onduidelijkheden weg te nemen, om je winstrategie te bevestigen of om het prijzenblad aan te passen. 
2. Opzet: bepaal de structuur en de boodschap voor elk onderdeel van de beantwoording.
3. Schrijven: Leg de antwoorden van de verschillende onderdelen vast.
4. Review 1/2/3: verbeter de stukken op achtereenvolgens de antwoordstrategie, inhoud en formulering. Houd je winstrategie in het achterhoofd.
5. Eindredactie en opmaak: doe de laatste aanpassingen aan de documenten, controleer of alles voldoet aan de vereisten en maak de inschrijving op. Maak nu je inschrijving definitief.
6. Aanbieden: bied de inschrijving aan op de voorgeschreven manier en presenteer eventueel de aanbieding.
7. Bewijzen: lever de bewijsmiddelen gebaseerd op de ‘eisen aan de onderneming’ en toon aan dat je het aangebodene daadwerkelijk kunt leveren.
8. Contract: Als laatste stap maak je detailafspraken over de dienstverlening en onderteken je de tenderovereenkomst. Hiermee is de opdracht formeel een feit.

Voordelen Bidcycle methodiek

• Krijg inzicht in actuele tenders
  Met de Bidcycle methodiek weet je: welke tenders er lopen, in welke fase ze zich bevinden, of ze al gesloten zijn, of er al op gereageerd is en wat je concurrenten doen. Met andere woorden: de Bidcycle helpt jouw organisatie aan een breed gedragen tenderproces. De voortgang van de tenders volg je eenvoudig en stuur je actief bij wanneer dit je kans op succes vergroot.
• Verhoog je score
  Je stopt alleen nog energie in écht interessante tenders, stimuleert kennisdeling en vergroot daarmee de scoringskans. Je behaalt in dezelfde tijd betere resultaten, omdat je alleen nog energie aan zinvolle zaken besteedt. Dat wil toch iedereen?
• Bespaar tijd
  De Bidcycle helpt je om alleen nog te werken aan tenderkansen die er echt toe doen. Je besteedt je tijd efficiënter. Hierdoor heb je meer tijd om je werkzaamheden goed uit te voeren. Met de juiste tooling beschik je met één druk op de knop over relevante tenderinformatie. Administratieve rompslomp is verleden tijd.
• Vergroot je invloed
  Een goede implementatie van de Bidcycle methodiek in je organisatie zorgt dat je op het juiste moment in gesprek bent met de inkoper. Zo krijg je inzicht in contracttermijnen en zorg je ervoor dat je inkoopsignalen tijdig opvangt.
• Schaal op
  De Bidcycle is toepasbaar binnen elke organisatie, dus ook die van jou. De methodiek biedt de mogelijkheid om klein te beginnen en het daarna verder uit te rollen. Alles in één keer implementeren is niet nodig. Heb je één stap succesvol gezet? Op naar de volgende!
• Krijg meer felicitaties
  Door de Bidcycle methodiek te gebruiken verandert de mindset binnen jouw team en organisatie. Minder ad-hoc situaties, meer continuïteit in het bidmanagement met als resultaat: minder frustraties, meer felicitaties. 

Meer weten over de Bidcycle? 

TenderApp heeft een opgenomen webinar beschikbaar over de BidcycleMethodiek en de database van TenderApp. Loop deze niet mis en vraag hem nu aan: