De bidcycle: dé strategie voor een succesvol en efficiënt tenderproces

Sneller monitoren, analyseren en meer tenders winnen

De Bidcycle methodiek helpt je om je tenderproces efficiënt in te richten. Zo zet je de stap reactief naar proactief tendermanagement.

Geen stress

Meer tenders winnen dankzij een efficiënt en goed tenderproces: de BidcycleMet de Bidcycle methodiek krijg je grip op tendermanagement en krijg je meer tijd voor de zaken je leuk en nuttig vindt. Zoals tenders die gaan komen, het evalueren met je team, het verzamelen van feedback bij inkopers en het optimaliseren van je offertedocumenten. Hiermee voorkom je dat je de avond voor de deadline in de stress zit.

Minder tijd kwijt zijn aan randzaken en meer tijd besteden aan procesoptimalisatie en tender forecast, dat is wat veel bidmanagers het liefst zouden willen. En dat kan ook!

Grotere kans op gunning

De Bidcycle geeft handvatten om bid management vorm te geven en binnen de organisatie draagvlak voor tenderen te creëren. Een succesvol tenderproces vermindert (tijd)verspilling en vergroot de kans op gunning. Met de Bidcycle kun je jouw organisatie zo inrichten dat je maximaal scoort bij tenders. Sterker nog, wij geloven dat het adopteren van de Bidcycle methodiek en invulling geven aan elk onderdeel ervan, je op een level van succes brengen dat moeilijk te evenaren is voor de concurrentie.

Wat is de Bidcycle?

De Bidcycle is een strategie waarmee bedrijven meer aanbestedingen winnen. Door nog voor publicatie contact op te nemen met de aanbestedende dienst wordt informatie verzameld die tijdens het inschrijven wordt benut om een passendere inschrijving op te stellen.

De Bidcycle methodiek is ontwikkeld vanuit jarenlange ervaring bij het inschrijven op aanbestedingen. De Bidcycle geeft aan hoe de hele organisatie kan bijdragen aan het winnen van meer tenders. Onze jarenlange ervaring leert dat binnen veel organisaties de samenwerking tussen sales, bidmanagement en projectmanagement niet optimaal is. Hierdoor gaat er veel tijd en geld verloren.
Ga maar eens na hoeveel mensen binnen jouw organisatie TenderNed volgen. Of hoeveel kansen er aangedragen worden die door jouw of je team al waren gesignaleerd.

Met deze methodiek zorg je niet alleen voor een efficiënt tenderproces, het helpt je ook om de werkwijze te communiceren binnen je organisatie wat uiteindelijk de samenwerking verbetert.

Dit is de Bidcycle: een efficiënt tenderproces waarmee je meer aanbestedingen wint.

De 3 fases van de Bidcycle

De BidCycle kent 3 grote fases: 

- 1. Beïnvloeden

- 2. Voorbereiden

- 3. Tenderen

 

We lopen ze stuk voor stuk even langs:

1. Vergroot je kansen in de fase Beïnvloeden

De beïnvloedingsfase reikt vanaf het moment van contractondertekening tot het moment dat je de scope hebt bepaald voor toekomstige tenders waarop je gaat inschrijven. Waar de fases Voorbereiden en Tenderen een looptijd van enkele weken tot enkele maanden hebben, duurt de Beïnvloedingsfase vaak één of meerdere jaren.

Looptijd van het contract

Dit is afhankelijk van de looptijd van het contract en de optie jaren, hier valt in de kern weinig over te zeggen. Kerstpakketten en relatiegeschenken kunnen bijvoorbeeld jaarlijks worden aanbesteed, waardoor je elk jaar opnieuw zou moeten inschrijven om kans te maken.

Er zijn ook aanbestedende diensten die kiezen voor een overeenkomst voor meerdere jaren. Soms kiest men voor een overeenkomst met één partij of een raamovereenkomst met meerdere leveranciers die jaarlijks via een minicompetitie moeten “offreren” voor de gunning.

Nog geen aanbesteding

De beïnvloedingsfase is de fase waarin je de meeste invloed kunt uitoefenen, er is immers nog geen aanbesteding gepubliceerd. Wanneer dit wel het geval is mag er formeel enkel gesproken worden tussen inkoper en inschrijver(s) via de nota van inlichtingen.

Aan de andere kant is dit ook de fase waar je het lastigst grip op krijgt. De vergaarde informatie en signalen moeten bij de juiste personen terecht komen. Dat vraagt een nauwe samenwerking tussen sales en projectmanagement. Er zijn dus veel mensen betrokken. Binnen sales en accountmanagement is er ook nog eens het nodige verloop onder medewerkers, wat het extra uitdagend maakt.

Je wilt zo vroeg mogelijk weten waar er plannen zijn voor het opnieuw op de markt brengen van tenders. Als het contracten zijn die al in uitvoering zijn bij jouw onderneming, is de kans groot dat dit signaal vroegtijdig opgevangen wordt in je organisatie. Ook hebben bedrijven vaak een lijstje met tenders die weleens op de markt zouden kunnen komen. Nu is het zaak dat deze informatie bij de bidmanager terecht komt.

In samenwerking met sales kan nu de eerste stap worden gezet naar het succesvol binnenhalen van de tender. Je organisatie kan al contact opnemen met de betreffende inkoper. In het gesprek kan je aangeven dat er in de nieuwe uitvraag nieuwe specificaties worden opgenomen die passen bij de producten of diensten die jouw organisatie biedt. Ook kan je navragen wat belangrijke eisen zijn voor de aanbestedende partij. Daar kan je later met je inschrijving op inspelen. 

Welke stappen doorloop je in de beïnvloedingsfase?

  1. Nabeschouwen: Tijdens deze stap kijk je samen met alle betrokkenen terug op het doorlopen inschrijftraject en leg je de bevindingen vast.
  2. Leren: Hier reflecteer je op de bevindingen en bepaal je of en welke aanpassingen je kunt doen om het gezamenlijke bidproces (verder) te verbeteren.
  3. Toepassen: Je bepaalt welke aanpassingen je door gaat voeren in de werkwijze en je zorgt dat deze ook daadwerkelijk worden doorgevoerd.
  4. Contract plannen: Aan de hand van de contractinformatie en beschikbare kennis agendeer je op welke momenten jullie tijdens de contractfase actie moeten ondernemen.
  5. Accountmanagement: Tijdens deze stap werken de sales-en accountmanagers aan de relatie met klanten en prospects.
  6. Markt in kaart brengen: Hier maak je een overzicht van wat zich afspeelt in de branche en waar de behoeften liggen.
  7. Scope bepalen: Als laatste stap in de beïnvloedingsfase kies je, samen met de shareholders, welke behoefte(n) je gaat vervullen. De scope bepalen is nodig om de focus te leggen op de meest kansrijke trajecten.

2. Voorbereiden: kansrijke tenders uitkiezen

In de tweede fase, de voorbereidingsfase, selecteer je welke tenders voor jou kansrijk zijn. Je bent vooral bezig met het signaleren van tenders, beslissen of jouw organisatie de opdracht aan kan en het formuleren van de strategie voor de inschrijving. Het is van belang dat jouw organisatie bepaalt waar de focus op zal liggen. Als de focus niet duidelijk is, is het lastig om goede besluiten te nemen. Ook gaat er tijd verloren aan het analyseren van uitvragen die uiteindelijk toch geen kansen blijken te zijn. Of erger nog: je investeert samen met je team in een inschrijving die je op een later moment moet stopzetten.

bidcycle-1

Welke stappen doorloop je in de voorbereidingsfase?

  1. Kansen identificeren: In deze stap zet je alle potentiële kansen op een rij. Wij raden je aan om naast de overheidsaanbestedingen ook de commerciële tenders (RFI’s en/of RFP’s) op te nemen in het overzicht, aangezien deze ook invloed hebben op de workload.
  2. Selectie tenders: Hier zet je alle potentiële tenders op een rij. Je maakt een shortlist van tenders aan de hand van de scope. Het is verstandig om ook tenders te selecteren die van groot belang zijn voor jouw onderneming.
  3. Analyse uitvraag: Je duikt in de eisen en wensen van een tender om in te schatten welke kans je maakt. Deze stap is nodig om het geheel te overzien en de uitvraag te doorgronden, zodat je een weloverwogen beslissing kan nemen.
  4. Afwijzen of pre-bid: Maak de keuze of het wel of geen zin heeft om de stakeholders bij elkaar te brengen. Het is slim om deze keuze te documenteren en te voorzien van een motivatie.
  5. Pre-bid DMU: Kom samen met alle betrokken stakeholders bijeen en analyseer alle aspecten van de uitvraag om te bepalen of de kans op de opdracht de investering rechtvaardigt. Betrokkenheid van de DMU zorgt voor draagvlak en helpt bij het maken van weloverwogen beslissingen.
  6. Go/no-go: In deze stap neem je de beslissing om wel of niet de investering te maken. Ga je inschrijven, ja of nee? Deze stap is nodig om besluitvorming vast te leggen en resources toe te kennen. Ook hier geldt dat het verstandig is om de uiteindelijke keuze te documenteren en te voorzien van een motivatie zodat je het later terug kan lezen.
  7. Winstrategie: Hier bepaal je samen de route naar de stip aan de horizon. Dit is noodzakelijk om te zorgen dat het team gefocust blijft op het doel. Welke strategie gaan jullie hanteren om deze tender tot een succes te maken? Op welke onderdelen kunnen en gaan jullie scoren? Welke concurrentie verwachten jullie? Dit zijn een aantal voorbeelden van vragen die je jezelf kan stellen. Wij raden je aan om deze strategie direct met de DMU te bespreken.
  8. Projectbriefing team: Bepaal samen met je team de rolverdeling, maak een planning en ken taken toe. De projectbriefing is nodig om consensus te bereiken over het creatieproces en de taakverdeling.
  9. Prijsstrategie: Tot slot analyseer je de prijsformule en bepaal je de marge. Het doorgronden van de prijsformule is een salesactiviteit die je het best kunt uitvoeren vóór het stellen van vragen. Nog te vaak zien we fouten in het prijzenblad of dat je aannames moet doen omdat het prijzenblad onduidelijkheden bevat.

3. Tenderen - de inschrijving maken

Nu de voorbereidingen erop zitten en de eerste aanzet is gemaakt, gaat het inhoudelijke werk beginnen: het daadwerkelijke tenderen. In deze fase creëer je de inhoudelijke documenten. Er zijn veel verschillende tenderprocedures, maar in de praktijk bestaan de meeste tenders uit een kwaliteits- en een prijsonderdeel en een formeel deel waarbij het belangrijk is om aan de vormvereisten te voldoen. In de tenderfase dien je de inschrijving in en lever je, vaak op verzoek, de bewijsstukken. Eindig je als de gegunde partij dan volgt er een contractondertekening.

Welke stappen doorloop je in de tenderfase?

  1. Vragen stellen: Tijdens deze stap stel je tactische, procedurele en informatieve vragen voor de Nota van Inlichtingen. Je stelt vragen om onduidelijkheden weg te nemen, je winstrategie te bevestigen of om het prijzenblad aan te passen. Ga hierbij uit van je eigen kracht.
  2. Opzet: Hier bepaal je de structuur en de boodschap voor elk onderdeel van de beantwoording.
  3. Schrijven: Werk tijdens deze stap de antwoorden op de verschillende onderdelen uit.
  4. Review 1/2/3: Verbeter de stukken op achtereenvolgens de antwoordstrategie, inhoud en formulering. Het advies is om dit te doen met de winstrategie in het achterhoofd.
  5. Eindredactie en opmaak: Maak de laatste aanpassingen aan de documenten, controleer of alles voldoet aan de vereisten en maak de inschrijving op. Nu maak je de inschrijving definitief.
  6. Aanbieden: Dien de inschrijving in op de voorgeschreven manier en presenteer eventueel de aanbieding.
  7. Bewijzen: Hier lever je de bewijsmiddelen aan voor de eisen aan de onderneming en toon je aan dat je het aangebodene daadwerkelijk kunnen leveren.
  8. Contract: Als laatste stap maak je nadere afspraken over de dienstverlening en onderteken je de overeenkomst, waarmee formeel de opdracht tot stand komt.

Gebruik de Bidcycle als groeimodel 

De Bidcycle geeft een vliegwiel effect aan je tender resultaat.De Bidcycle werkt als een vliegwiel. Afhankelijk van de mate van verzet kan het lastig zijn om een vliegwiel goed draaiend te krijgen maar als het eenmaal draait is het moeilijk af te remmen en blijft de rotatie gelijkmatig. Er zijn drie factoren die het momentum bepalen:  

  1. De snelheid waarmee het draait
  2. De mate van wrijving
  3. Het gewicht

Deze factoren en het momentum zijn ook van toepassing op de Bidcycle. Succesvolle teams hebben een strategie bij elke factor. 

De snelheid van je Bidcycle wordt verhoogd door meer kracht uit te oefenen op de plaatsen waar dit het grootste effect heeft. Het bewerken van het marktpotentieel en het selecteren van relevante tenders. 

Hogere scoringskans bij tenders

Aangezien je allerlei soorten kracht rondom je Bidcycle uitoefent, moet je ervoor zorgen dat de investeringen (in tijd, geld of resources) die je doet niet tegen elkaar inwerken. Een goede samenwerking tussen relatiebeheer en sales maakt dat je tijdig op de hoogte bent van een aankomende aanbesteding. En: een duidelijke scope helpt je om te investeren op de tenders met een hoge scoringskans.  

Vloeiend samenwerken

Je kunt wrijving verminderen door inefficiënties tussen de verschillende afdelingen en disciplines weg te nemen. Het maakt niet uit hoe groot je organisatie is. Disciplines als relatiebeheer, support, contractbeheer, sales en bidmanagement moeten zo vloeiend mogelijk samenwerken. Dit vergroot de kans op verlenging van bestaande contracten en de invloed op toekomstige tenders. 

Meer opdrachten

Naarmate je de snelheid verhoogt en de frictie vermindert, creëer je meer gunningen en neemt de klanttevredenheid toe. De Bidcycle groeit in gewicht: het aantal opdrachten neemt toe, je organisatie en ervaring groeien. Je hebt betere referenties en metrics en je scoort hoger op geschreven stukken.  De Bidcycle methodiek helpt bidmanagers om continu te groeien en te verbeteren.

voordelen van de Bidcycle Methodiek

  • Krijg inzicht in actuele tenders Met TenderApp en de Bidcycle Methodiek vergroot je je invloed op het gunningsresultaat.
    Met de Bidcycle methodiek weet je welke tenders lopen, in welke fase ze zich bevinden, of ze al zijn gesloten, of er al op is gereageerd en wat je concurrenten doen. Met andere woorden: de Bidcycle helpt jouw organisatie om de stap te zetten naar een breed gedragen tenderproces waarbij je eenvoudig de voortgang van de tenders kunt volgen en bij kunt sturen waar nodig om de kans op succes te vergroten.
  • Verhoog je score
    Je stopt alleen nog energie in écht interessante tenders, stimuleert kennisdeling en vergroot daarmee de scoringskans. Je behaalt in dezelfde tijd betere resultaten en je besteedt alleen nog energie aan zaken die er echt toe te doen. Daar wordt iedereen blijer van.
  • Bespaar tijd
    De Bidcycle helpt je om alleen nog maar te werken aan tenderkansen die er daadwerkelijk toe doen, waardoor je je tijd efficiënter besteedt en meer tijd overhoudt om je werkzaamheden goed uit te voeren. Met de juiste tooling beschik je met één druk op de knop over relevante tenderinformatie. Administratieve rompslomp is verleden tijd.
  • Vergroot je invloed
    Een goede implementatie van de Bidcycle methodiek binnen je organisatie zorgt ervoor dat je op het juiste moment in gesprek bent met de inkoper. Het helpt je inzicht te verkrijgen in contracttermijnen en zorgt ervoor dat je inkoopsignalen tijdig opvangt.
  • Schaalbaar
    De Bidcycle is toepasbaar binnen elke organisatie, dus ook die van jou. De methodiek biedt de mogelijkheid om klein te beginnen en het daarna verder uit te rollen. Alles in één keer implementeren is niet noodzakelijk. Heb je één stap succesvol gezet? Dan kun je door naar de volgende.
  • Meer felicitaties, minder frustraties Dit is de Bidcycle: een efficiënt tenderproces waarmee je meer aanbestedingen wint.
    Door de Bidcycle methodiek te adopteren zal je merken dat de mindset binnen jouw team en organisatie verandert. Minder ad-hoc, meer continuïteit in het bidmanagement met als resultaat: Minder frustraties, meer felicitaties. 


5 Tips om de eerste stappen te zetten naar een efficiënt en succesvol tenderproces

1. Breng je Decision Making Unit (DMU) in kaart

Wie zijn er binnen jou organisatie nodig om besluiten te nemen over jouw tenders? Maak een lijstje van betrokkenen en beschrijf de rol en functie van elke betrokkene. Deze mensen zijn hoogstwaarschijnlijk nodig om de scope te bepalen en zijn op de een of andere manier betrokken bij een go/no-go besluit.

2. Formuleer een scope

Zorg voor een duidelijk kader, zodat je weet welke tenderkansen er voor jouw organisatie van belang zijn. Een goed tenderproces start met een goede scope en een duidelijke focus. Maak een omschrijving van de opdrachten waar je op wilt focussen. Denk daarbij aan het soort opdrachten, de omvang en bijvoorbeeld de regio waarbinnen deze opdrachten uitgevoerd moeten worden. Het helpt om daarnaast een lijstje te maken van zaken waarop je zeker niet wilt focussen.

3. Inventariseer welke bronnen er nu worden geraadpleegd

Maak een overzicht van alle bronnen die je binnen de organisatie momenteel gebruikt om tenders op te zoeken en te vinden. Leg daarbij ook vast welke medewerkers er een inlogaccount hebben op de verschillende bronnen, zoals bijvoorbeeld TenderNed en Negometrix. Je wilt een nulpunt bepalen. Dit is belangrijk om resultaten te meten en te bepalen welke medewerkers je bijvoorbeeld wel of niet moet informeren over het nieuwe te volgen tenderproces.

4. Zoek uit welke tenders er nu in uitvoering zijn

Om invulling te geven aan de beïnvloedingsfase is het belangrijk om inzichtelijk te maken welke tenders momenteel in uitvoering zijn. Daarmee bedoelen we alle lopende opdrachten uit eerdere aanbestedingen. Allereerst opdrachten waarbij jouw organisatie op dit moment (een van) de leverancier(s) is. Noteer hierbij ook de contracten waar je in andere vormen bij betrokken bent, bijvoorbeeld als onderaannemer of via een wachtkamerconstructie. En opdrachten die je graag zou willen, maar die nu bij de concurrent zijn ondergebracht.

5. Verzamel contractinformatie

Probeer zoveel mogelijk contractinformatie te achterhalen van actuele aanbestedingen, aanbestedingen in uitvoering (bij jou of de concurrent) en aanbestedingen waar je in het verleden aan hebt gewerkt of hebt uitgevoerd. Achterhaal per tender de startdatum, de einddatum, het aantal optionele verlengingen en de vervaltermijnen. Deze informatie is nodig om je forecast te maken en maximaal invloed te kunnen uitoefenen in de Beïnvloedingsfase.

5 Takeaways voor bidmanagers

  • Je wilt als bidmanager geen kansen missen, maar het aantal tenders neemt toe en de concurrentie professionaliseert, waardoor het steeds belangrijker is om je tijd efficiënt te besteden. Een goed tenderproces helpt hierbij.
  • Door inzicht te hebben in wanneer welke tenders op de markt komen en wanneer contracttermijnen verlopen, kun je de stap zetten van reactief naar proactief tendermanagement.
  • De Bidcycle methodiek helpt je om grip te krijgen op tendermanagement, je proces te professionaliseren en het optimaal in te richten zodat je de kans op gunning vergroot, minder tijd verspilt, beter voorbereid bent op de toekomst en de concurrentie slimmer af bent.
  • De Bidcycle methodiek bestaat uit drie fasen — beïnvloeden, voorbereiden en tenderen — waarmee je het complete tenderproces van A tot Z inricht en per fase de juiste stappen doorloopt om maximaal te scoren bij tenders. Lees dit whitepaper voor meer inzicht in de 3 fases.
  • Een start maken met de implementatie van de Bidcycle methodiek is eenvoudig. Door een aantal belangrijke zaken, zoals de scope, de bronnen, de actuele tenders en de contractinformatie, inzichtelijk te maken kun je de eerste stappen zetten naar succesvol, proactief en efficiënt tendermanagement.
    Lees deze 3 blogs over de 3 fases van dec: Beïnvloeden, Voorbereiden en Tenderen.

Wil je meer weten over de Bidcycle en meer tenders winnen? 

TenderApp heeft een webinar waarin de Bidcylce Methodiek en de database van TenderApp werd besproken. Wil jij het webinar terugkijken? 

Bekijk hier het webinar

Lees ons gratis whitepaper: In 3 stappen meer succes bij tenders