De Bidcycle methodiek helpt je om je tenderproces efficiënt in te richten. Zo zet je de stap reactief naar proactief tendermanagement.
Met de Bidcycle methodiek krijg je grip op tendermanagement en krijg je meer tijd voor de zaken je leuk en nuttig vindt. Zoals tenders die gaan komen, het evalueren met je team, het verzamelen van feedback bij inkopers en het optimaliseren van je offertedocumenten. Hiermee voorkom je dat je de avond voor de deadline in de stress zit.
Minder tijd kwijt zijn aan randzaken en meer tijd besteden aan procesoptimalisatie en tender forecast, dat is wat veel bidmanagers het liefst zouden willen. En dat kan ook!
De Bidcycle geeft handvatten om bid management vorm te geven en binnen de organisatie draagvlak voor tenderen te creëren. Een succesvol tenderproces vermindert (tijd)verspilling en vergroot de kans op gunning. Met de Bidcycle kun je jouw organisatie zo inrichten dat je maximaal scoort bij tenders. Sterker nog, wij geloven dat het adopteren van de Bidcycle methodiek en invulling geven aan elk onderdeel ervan, je op een level van succes brengen dat moeilijk te evenaren is voor de concurrentie.
De Bidcycle is een strategie waarmee bedrijven meer aanbestedingen winnen. Door nog voor publicatie contact op te nemen met de aanbestedende dienst wordt informatie verzameld die tijdens het inschrijven wordt benut om een passendere inschrijving op te stellen.
De Bidcycle methodiek is ontwikkeld vanuit jarenlange ervaring bij het inschrijven op aanbestedingen. De Bidcycle geeft aan hoe de hele organisatie kan bijdragen aan het winnen van meer tenders. Onze jarenlange ervaring leert dat binnen veel organisaties de samenwerking tussen sales, bidmanagement en projectmanagement niet optimaal is. Hierdoor gaat er veel tijd en geld verloren.
Ga maar eens na hoeveel mensen binnen jouw organisatie TenderNed volgen. Of hoeveel kansen er aangedragen worden die door jouw of je team al waren gesignaleerd.
Met deze methodiek zorg je niet alleen voor een efficiënt tenderproces, het helpt je ook om de werkwijze te communiceren binnen je organisatie wat uiteindelijk de samenwerking verbetert.
De BidCycle kent 3 grote fases:
We lopen ze stuk voor stuk even langs:
De beïnvloedingsfase reikt vanaf het moment van contractondertekening tot het moment dat je de scope hebt bepaald voor toekomstige tenders waarop je gaat inschrijven. Waar de fases Voorbereiden en Tenderen een looptijd van enkele weken tot enkele maanden hebben, duurt de Beïnvloedingsfase vaak één of meerdere jaren.
Dit is afhankelijk van de looptijd van het contract en de optie jaren, hier valt in de kern weinig over te zeggen. Kerstpakketten en relatiegeschenken kunnen bijvoorbeeld jaarlijks worden aanbesteed, waardoor je elk jaar opnieuw zou moeten inschrijven om kans te maken.
Er zijn ook aanbestedende diensten die kiezen voor een overeenkomst voor meerdere jaren. Soms kiest men voor een overeenkomst met één partij of een raamovereenkomst met meerdere leveranciers die jaarlijks via een minicompetitie moeten “offreren” voor de gunning.
De beïnvloedingsfase is de fase waarin je de meeste invloed kunt uitoefenen, er is immers nog geen aanbesteding gepubliceerd. Wanneer dit wel het geval is mag er formeel enkel gesproken worden tussen inkoper en inschrijver(s) via de nota van inlichtingen.
Aan de andere kant is dit ook de fase waar je het lastigst grip op krijgt. De vergaarde informatie en signalen moeten bij de juiste personen terecht komen. Dat vraagt een nauwe samenwerking tussen sales en projectmanagement. Er zijn dus veel mensen betrokken. Binnen sales en accountmanagement is er ook nog eens het nodige verloop onder medewerkers, wat het extra uitdagend maakt.
Je wilt zo vroeg mogelijk weten waar er plannen zijn voor het opnieuw op de markt brengen van tenders. Als het contracten zijn die al in uitvoering zijn bij jouw onderneming, is de kans groot dat dit signaal vroegtijdig opgevangen wordt in je organisatie. Ook hebben bedrijven vaak een lijstje met tenders die weleens op de markt zouden kunnen komen. Nu is het zaak dat deze informatie bij de bidmanager terecht komt.
In samenwerking met sales kan nu de eerste stap worden gezet naar het succesvol binnenhalen van de tender. Je organisatie kan al contact opnemen met de betreffende inkoper. In het gesprek kan je aangeven dat er in de nieuwe uitvraag nieuwe specificaties worden opgenomen die passen bij de producten of diensten die jouw organisatie biedt. Ook kan je navragen wat belangrijke eisen zijn voor de aanbestedende partij. Daar kan je later met je inschrijving op inspelen.
In de tweede fase, de voorbereidingsfase, selecteer je welke tenders voor jou kansrijk zijn. Je bent vooral bezig met het signaleren van tenders, beslissen of jouw organisatie de opdracht aan kan en het formuleren van de strategie voor de inschrijving. Het is van belang dat jouw organisatie bepaalt waar de focus op zal liggen. Als de focus niet duidelijk is, is het lastig om goede besluiten te nemen. Ook gaat er tijd verloren aan het analyseren van uitvragen die uiteindelijk toch geen kansen blijken te zijn. Of erger nog: je investeert samen met je team in een inschrijving die je op een later moment moet stopzetten.
Nu de voorbereidingen erop zitten en de eerste aanzet is gemaakt, gaat het inhoudelijke werk beginnen: het daadwerkelijke tenderen. In deze fase creëer je de inhoudelijke documenten. Er zijn veel verschillende tenderprocedures, maar in de praktijk bestaan de meeste tenders uit een kwaliteits- en een prijsonderdeel en een formeel deel waarbij het belangrijk is om aan de vormvereisten te voldoen. In de tenderfase dien je de inschrijving in en lever je, vaak op verzoek, de bewijsstukken. Eindig je als de gegunde partij dan volgt er een contractondertekening.
De Bidcycle werkt als een vliegwiel. Afhankelijk van de mate van verzet kan het lastig zijn om een vliegwiel goed draaiend te krijgen maar als het eenmaal draait is het moeilijk af te remmen en blijft de rotatie gelijkmatig. Er zijn drie factoren die het momentum bepalen:
Deze factoren en het momentum zijn ook van toepassing op de Bidcycle. Succesvolle teams hebben een strategie bij elke factor.
De snelheid van je Bidcycle wordt verhoogd door meer kracht uit te oefenen op de plaatsen waar dit het grootste effect heeft. Het bewerken van het marktpotentieel en het selecteren van relevante tenders.
Aangezien je allerlei soorten kracht rondom je Bidcycle uitoefent, moet je ervoor zorgen dat de investeringen (in tijd, geld of resources) die je doet niet tegen elkaar inwerken. Een goede samenwerking tussen relatiebeheer en sales maakt dat je tijdig op de hoogte bent van een aankomende aanbesteding. En: een duidelijke scope helpt je om te investeren op de tenders met een hoge scoringskans.
Je kunt wrijving verminderen door inefficiënties tussen de verschillende afdelingen en disciplines weg te nemen. Het maakt niet uit hoe groot je organisatie is. Disciplines als relatiebeheer, support, contractbeheer, sales en bidmanagement moeten zo vloeiend mogelijk samenwerken. Dit vergroot de kans op verlenging van bestaande contracten en de invloed op toekomstige tenders.
Naarmate je de snelheid verhoogt en de frictie vermindert, creëer je meer gunningen en neemt de klanttevredenheid toe. De Bidcycle groeit in gewicht: het aantal opdrachten neemt toe, je organisatie en ervaring groeien. Je hebt betere referenties en metrics en je scoort hoger op geschreven stukken. De Bidcycle methodiek helpt bidmanagers om continu te groeien en te verbeteren.
Wie zijn er binnen jou organisatie nodig om besluiten te nemen over jouw tenders? Maak een lijstje van betrokkenen en beschrijf de rol en functie van elke betrokkene. Deze mensen zijn hoogstwaarschijnlijk nodig om de scope te bepalen en zijn op de een of andere manier betrokken bij een go/no-go besluit.
Zorg voor een duidelijk kader, zodat je weet welke tenderkansen er voor jouw organisatie van belang zijn. Een goed tenderproces start met een goede scope en een duidelijke focus. Maak een omschrijving van de opdrachten waar je op wilt focussen. Denk daarbij aan het soort opdrachten, de omvang en bijvoorbeeld de regio waarbinnen deze opdrachten uitgevoerd moeten worden. Het helpt om daarnaast een lijstje te maken van zaken waarop je zeker niet wilt focussen.
Maak een overzicht van alle bronnen die je binnen de organisatie momenteel gebruikt om tenders op te zoeken en te vinden. Leg daarbij ook vast welke medewerkers er een inlogaccount hebben op de verschillende bronnen, zoals bijvoorbeeld TenderNed en Negometrix. Je wilt een nulpunt bepalen. Dit is belangrijk om resultaten te meten en te bepalen welke medewerkers je bijvoorbeeld wel of niet moet informeren over het nieuwe te volgen tenderproces.
Om invulling te geven aan de beïnvloedingsfase is het belangrijk om inzichtelijk te maken welke tenders momenteel in uitvoering zijn. Daarmee bedoelen we alle lopende opdrachten uit eerdere aanbestedingen. Allereerst opdrachten waarbij jouw organisatie op dit moment (een van) de leverancier(s) is. Noteer hierbij ook de contracten waar je in andere vormen bij betrokken bent, bijvoorbeeld als onderaannemer of via een wachtkamerconstructie. En opdrachten die je graag zou willen, maar die nu bij de concurrent zijn ondergebracht.
Probeer zoveel mogelijk contractinformatie te achterhalen van actuele aanbestedingen, aanbestedingen in uitvoering (bij jou of de concurrent) en aanbestedingen waar je in het verleden aan hebt gewerkt of hebt uitgevoerd. Achterhaal per tender de startdatum, de einddatum, het aantal optionele verlengingen en de vervaltermijnen. Deze informatie is nodig om je forecast te maken en maximaal invloed te kunnen uitoefenen in de Beïnvloedingsfase.
TenderApp heeft een webinar waarin de Bidcylce Methodiek en de database van TenderApp werd besproken. Wil jij het webinar terugkijken?
