Met proactief tendermanagement krijg je meer omzet en continuïteit voor jouw onderneming. Je zal minder gaan inschrijven en meer gaan scoren! “Hoe dan?”; zal je denken. Na het lezen van dit blog weet je hoe.

Hoe kan je dan beter scoren op inschrijvingen? Proactief tendermanagement geeft je een voorsprong, omdat je weet wat de aanbestedende dienst echt nodig heeft. Je schat beter in of jouw bedrijf kans maakt om de tender te winnen. Als je inschrijft, sluit jouw content nauwer aan bij de wensen en doelen van de inkoper en de aanbestedende dienst. Met als resultaat: meer winnen!  En dus meer omzet en continuïteit voor jouw onderneming.

Verschil tussen reactief en proactief tendermanagement

Reactief tenderen is wachten tot de tender gepubliceerd isMaar wat is proactief dan precies? Laten we beginnen met de wijze waarop bedrijven tenderen nu aanpakken.
Ze wachten af tot een tender is gepubliceerd en proberen dan een succesvolle inschrijving te doen. Dat is reactief tendermanagement.

Proactief tenderen is uitkijken naar nieuwe tenders nog voor ze gepubliceerd zijn.


Proactief tendermanagement begint lang voordat de tender op de markt is. Door in de loop van een paar jaar kansen te spotten, contact te leggen met de inkoper, creëer je meer inzicht in de behoefte van de inkoper. Zo ben je al voorbereid op het moment dat de tender gepubliceerd wordt.

Wil je ook weten welke tenders eraan komen?

Bekijk de tool van TenderApp


Waarom is proactief tendermanagement beter dan reactief tendermanagement?

1. Proactief tendermanagement helpt je meer tenders winnen

Bedrijven, die proactief zijn in tendermanagement, schrijven over het algemeen minder in en winnen meer. Door de voorkennis die je verzamelt in het voortraject, kan je beter afwegen of een gepubliceerde tenders ook daadwerkelijk een kans is voor jouw onderneming. Past deze klant bij je? Past je dienstverlening of product bij de vraag van de klant? Zijn ze gecharmeerd van onze werkwijze?

Win meer tendersKortom: hoeveel kans hebben we eigenlijk op de gunning van de tender? De antwoorden op deze vragen haal je moeilijk uit de aanbestedingsdocumenten. Veel marktconsultaties zijn schriftelijk en inschrijvers zijn wat terughoudend met het delen van informatie om zo de concurrent niet “slimmer” te maken. Bij reactief tenderen moet je het doen met de geschreven stukken.

De proactieve bidmanager heeft al persoonlijk kennis gemaakt en meerdere keren contact gehad.  Met wat wat hij weet uit die gesprekken, kan hij betere beslissingen nemen tijdens de go/no-go en in het inschrijfproces daarna.

2. Bespaar geld door gerichter in te schrijven op tenders

Stop met inschrijven op tenders waarbij je weinig kans maakt. Een inschrijving kost organisaties naar schatting € 10.000 tot € 15.000. Tel eens op hoeveel tijd er gaat zitten in het signaleren van aanbestedingen, het bijhouden van lijstjes, het beslissen go / no-go. En in de stap daarna: het samenbrengen van een bidteam, het vragen stellen, calculeren, schrijven en redigeren van teksten.

Sales representatives houden overleg over tenders.Maar daarmee ben je er nog niet: de tijd die sales besteedt aan een inschrijving, besteden ze niet aan andere acties die ook omzet genereren. Sommige ondernemingen moeten capaciteit “reserveren” voor het geval een tender daadwerkelijk gegund wordt. Vergis je niet, inschrijven op tenders kost organisaties veel geld.

Maar goed, zonder inschrijven haal je je doelen niet. Daarom is het winst als je selectiever kan inschrijven en beter scoort op de inschrijvingen die je wel oppakt. Elke tender waar  je minder op inschrijft, maakt resources vrij. De vrijgekomen resources zet je in voor de Beïnvloedingsfase of voor de aanschaf van tools die je ondersteunen in het tenderproces.

Maar: Is het niet duurder om alvast aan tafel zitten, terwijl tender misschien niet eens komt?

Van veel aanbestedingen weet je dat ze komen. De aanbestedingswet is “de stok achter de deur”. Contracten moeten opnieuw ingekocht worden wanneer de looptijd erop zit. Aanbestedingen van de overheid kennen meestal een looptijd van 4 jaar met daarbij opties voor 1 of 2 jaar verlenging. Elk contract kent dus een aantal vervaldata namelijk: initieel, optioneel en definitief. Eenmalige leveringen en infra-projecten hebben geen vervaldata en zijn dus niet te forecasten.

Hoe kan het dan dat een contract al vervallen is, maar dat er nog geen nieuwe tender is gepubliceerd? Dit heeft te maken met prioriteit en capaciteit. De meeste overheden hanteren een inkoopkalender om de inkoopprocedures te spreiden. Deze inkoopkalender geeft meer duidelijkheid over het daadwerkelijk publiceren van de nieuwe tender waar jij op wilt inschrijven.

Maak alvast contact met proactief tendermanagement.Inkopers blijven in zo’n geval tijdelijk inkopen bij de huidige leverancier, maar er zal gestart moeten worden met het opnieuw uitzetten van de tender. Zorg ervoor dat je al in contact bent, wie weet krijg je zo enig inzicht in de inkoopkalender van de inkoper.

Verder: Houd er bij het opstellen van je forecast rekening mee dat sommige afspraken (op korte termijn) niet tot een tender of sales opportunity komen. Maar op de lange termijn weet je dat er aanbestedingen komen en dan heeft zeker zin om tijd te steken in contact. Die tijd haal je weer in als je met de inschrijving bezig bent. En omdat je al begonnen bent met voorbereidingen, verlaagt dit de tijdsdruk tijdens het inschrijven.

Maar: Mag je wettelijk gezien wel contact opnemen?

Dat contact leggen, initiatief nemen, is wat TenderApp bedoelt met de beïnvloedingsfase in de Bidcycle methodiek. De inkopers worden niet benaderd tijdens de inschrijving, maar voordat de aanbesteding op de markt is. Dat mag wettelijk gezien. Maar zitten inkopers ook te wachten op de belletjes van je sales? Dat heeft TenderApp in deze blog uitgezocht. In dit artikel lees je hoe ze reageren en krijg je 6 tips van inkopers. Doe er je voordeel mee!

Robert van der Heeft heeft goede ervaringen met proactief tenderen.

Werkt proactief tendermanagement in de praktijk?

Oké, proactief tendermanagement klinkt goed in theorie. Maar werkt het echt zo in de praktijk? Clafis Ingenieus heeft het geprobeerd. Ze formuleerden een droomklant en gingen deze benaderen voor dat er een tender op de markt was… Robert van der Heeft van Clafis Ingenieus zegt daarover: “Voorheen schoten we met hagel op tenders, nu zijn we scherpschutters." Lees of bekijk deze video hoe zijn organisatie profiteert van proactief tendermanagement.

Oké, hoe kan ik mijn tender proactief gaan managen?

Om succesvol de stap te zetten,van reactief naar proactief tendermanagement, kennen we twee onmisbare factoren: een goed proces zoals de BidCycle methodiek en een tool die je vertelt welke tenders eraan komen. Een raamovereenkomst van 4 jaar geeft je 1460 dagen de tijd om je voor te bereiden en invloed uit te oefenen op het bestek. TenderForecast, een onderdeel van de software van TenderApp, helpt je om te zien wanneer contracten aflopen. TenderApp heeft het lastige uitzoek werk voor je gedaan: makkelijk, compleet, snel en stukken goedkoper.

Gratis whitepaper: Succesvol tendermanagement met de Bidcycle

 

Gratis whitepaper Succesvol Tendermanagement met de Bidcycle

Om tot een goed proces te komen, bieden we je dit whitepaper aan, met de succesvolle BidCycle Methodiek, die je helpt om een goed proces neer te zetten. Zo weet je zeker dat je toewerkt naar een beter resultaat uit je tender-inspanningen.

Geef mij het gratis whitepaper!

 

Schrijf je nu voor meer blogs