Begint jullie tenderproces op het moment waarop de aanbesteding gepubliceerd is? Dan mis je de belangrijkste fases. De fases waarin je het meeste invloed kunt uitoefenen, zitten voor dat de tender gepubliceerd is. We gaan verder met fase 2: voorbereiden. Lees in dit artikel hoe dat werkt...

Bij proactief tendermanagement ben je al met de tender bezig voordat hij op de markt is. Door in een vroeg stadium actief contact te leggen, krijg je meer inzicht in de behoefte van de inkoper. En daar kun je invloed op uitoefenen.

Wie meer succes wil hebben bij aanbestedingen, moet een strategisch goed tenderproces. Proactief tendermanagement, zoals met de Bidcycle, blijkt succesvol in de praktijk. De Bidcycle is een methodiek die je helpt focus te bepalen en met meer succes in te schrijven. In deze blogserie leggen we de drie fases van de Bidcycle uit. Deze keer zoomen we in op fase 2: voorbereiden.

Wat houdt de voorbereidingsfase in?

De eerste fase van de Bidcycle eindigt bij het bepalen van de scope voor jouw organisatie. De scope is jouw meetlat om te bepalen welke tenders de moeite waard zijn. De tweede fase, de voorbereiding, omvat het signaleren van tenders, beslissen of je daadwerkelijk gaat inschrijven en het formuleren van de strategie voor de inschrijving. Zo ga je alleen een tender in als er een goede kans is dat je wint!

Het belang van deze fase binnen de Bidcycle

Sprinter leaving starting blocks on the running track. Explosive start.De voorbereidingsfase draait om: eerst denken, dan doen. Een atleet gaat ook niet rennen, elke keer wanneer hij een startschot hoort. Hij kiest zijn wedstrijden zorgvuldig. Hij zorgt dat hij de baan kent. Hij schat zijn tegenstanders in en weet op welke punten hij ze voorbij kan streven.

Wil je als bidmanager succesvol aanbesteden? Zorg dan dat je een topatleet bent in de voorbereiding. Het is volstrekt zinloos om aan een inschrijving te beginnen als je niet zeker weet of je de juiste wedstrijd loopt. Past de tender binnen jullie scope? Kun je voldoen aan alle eisen? Is precies duidelijk wat er gevraagd wordt?  

Wat mis je als je de fase van Beïnvloeden hebt overgeslagen?

Stap je pas in, op het moment dat de tender gepubliceerd is? Dan heb je de beïnvloedingsfase gemist. Je kunt geen contact meer opnemen met de inkopende partij. Communiceren kan nu alleen nog via de officiële weg: via de Nota van Inlichtingen. Voor een strategische aanpak van de tender is het een gemis. Wat je nog kunt meepakken, van de beïnvloedingsfase, is het bepalen van de scope. Stel samen met de stakeholders vast wat de scope van jullie organisatie is. Zodat je vanuit een duidelijk vertrekpunt kunt gaan selecteren en voorbereiden. Zorg ook dat er draagvlak is voor de scope. Dit voorkomt dat je bij elke tenderbespreking in tijd verspillende discussies terechtkomt over de basis.

Bidcycle in kader-1-1-1Welke stappen doorloop je in de Voorbereidingsfase?

  1. Kansen identificeren: Zet alle potentiële kansen op een rij. Neem naast de overheidsaanbestedingen ook de commerciële tenders (RFI’s en RFP’s) op in het overzicht, zodat je goed zicht hebt op de workload.
  2. Selectie tenders: Maak een shortlist van tenders die aansluiten op je scope.
  3. Analyse uitvraag: Neem de eisen en wensen in de uitvraag goed door. Voldoe je aan alle eisen? Kijk ook naar de aan te leveren informatie en check de uitsluitingsgronden. Soms kun je overal een check bij zetten, maar mis je de gevraagde bedrijfsomvang. Of je kunt slechts een onderdeel van de gevraagde diensten leveren. Overweeg dan of je een combinatie kunt vormen met een ander bedrijf.
  4. Afwijzen of pre-bid: Bepaal of het zinvol is om de tender aan de stakeholders voor te leggen. Noteer je motivatie. Dat is handige informatie voor als je later vragen krijgt, of voor eigen analyses.
  5. Pre-bid DMU: In een meeting met de stakeholders bepaal je gezamenlijk of het zinvol is om in te schrijven. Rechtvaardigt de kans op de opdracht, de investering van het inschrijfproces? Dit is een belangrijk moment om draagvlak te verkrijgen voor de benodigde resources.
  6. Go/no-go: De beslissing: ga je wel of niet inschrijven? Leg je motivatie vast. Is het een go? Bepaal dan wat er nodig is voor een succesvolle aanbesteding. Wie gaan er aan meewerken, hoeveel uren kunnen er aan besteed worden, wat is er verder nodig? Moet er al capaciteit gereserveerd worden voor als de aanbesteding gegund wordt?
  7. Winstrategie: Bepaal samen welke strategie je gaat hanteren om deze tender tot een succes te maken. Op welke onderdelen kun je scoren? Welke concurrentie verwacht je? Bij voorkeur bespreek je de strategie met de Decision Making Unit (DMU). Zo maak je gebruik van de kennis in de organisatie en creëer je gezamenlijk draagvlak voor de gekozen strategie.
  8. Projectbriefing team: Bepaal met het tenderteam de rollen, taken en planning. Maak ook afspraken over de communicatie.
  9. Prijsstrategie: Bepaal in de voorbereidingsfase ook de prijsformule en de marge. Wacht hier niet te lang mee, want je hebt nu nog de mogelijkheid om vragen te stellen via de Nota van Inlichtingen. Kom je later zaken tegen die onduidelijk zijn, dan kun je alleen nog maar gissen.

Kost het niet veel te veel tijd, al die voorbereidingen?business man on laptop with a positive attitude over a white background

Het kan zo verleidelijk zijn om maar gewoon aan de slag te gaan. Dan staat er alvast wat op papier, zodat je  het gevoel hebt dat je productief bent. Let op: trap niet in die valkuil. De tijd die je steekt in een goede voorbereiding, verdient zich later met gemak weer terug. Omdat je met een goed doordacht plan van start gaat, dat gedragen wordt door de organisatie. Of omdat je voorkomt dat je halverwege het inschrijvingsproces moet concluderen dat de tender toch niet goed aansluit.

Weten wat er van je verwacht wordt

Een leraar deelt aan zijn leerlingen een A4'tje uit met opdrachten. Bovenaan het papier staat dat ze eerst alles moeten lezen, voordat ze aan de slag gaan. IJverig starten de leerlingen met lezen. Iedereen wil als eerste klaar zijn. De eerste leerlingen beginnen al met het uitvoeren van de opdrachten. Ze tekenen figuurtjes, maken ingewikkelde rekensommen en gaan op hun stoel staan. Maar er zijn ook een paar leerlingen die eerst rustig alles doorlezen en daarna niets anders doen dan hun onbeschreven papier weer inleveren. Kun je al raden wat de laatste opdracht was? ‘Bedankt voor het lezen, lever je papier maar weer in.’

Wat je hiervan kunt leren, is dat het loont om eerst goed te weten wat er verwacht wordt. Lees zorgvuldig, denk na, maak een plan. En ga dan pas van start.

Tijd besparen doe je met een goed systeem

Tijd besparen doe je dus niet door de voorbereiding af te raffelen. Maar er zijn twee manieren waarop je wel tijd kunt besparen. 

  1. Besteed het verzamelen van tenders uit
    Hoeveel tijd kost het je wekelijks om alle tenders op de verschillende informatiekanalen te verzamelen? Om alle documenten te downloaden en wijzigingen bij te houden? Wist je dat je dat niet hoeft te doen? TenderApp brengt het voor je samen in een gebruiksvriendelijk overzicht, waarin je makkelijk kunt selecteren en documenten in één keer kunt downloaden. Medewerkers van TenderApp schrijven zelfs een handige samenvatting, zodat je eerste selectie snel gemaakt is. En dat zonder vertraging, want elke tender staat binnen 24 uur op TenderApp. In een interview met Volker Wessels Telecom geeft Manager Sales Peter Jan Kamst zelfs aan dat het ze 80% minder tijd kost om tenders te vinden.
  1. Zorg voor een centraal overzicht
    Als tendermanager ben je vaak een vraagbaak voor collega’s. Is de Nota van Inlichtingen al gepubliceerd? Heb je de gewijzigde versie van het programma van eisen? Schrijven we al in op die ene tender, want ik ben benaderd door iemand voor een samenwerking. Waarschijnlijk word je regelmatig onderbroken in je werk met dit soort vragen. Je tackelt die vragen met een goed overzicht, waarin iedereen gemakkelijk informatie op kan zoeken. Bovendien heb je dan meteen een betrouwbaar en waardevol naslagwerk, waarin je keuzes vastlegt en motiveert. Bij TenderApp zit dit er allemaal in en maken we het zo gebruiksvriendelijk mogelijk.

De cruciale fase voor succesvol tendermanagement?

Midsection of businesswoman with binders at officeDe Bidcycle methode is krachtig door de combinatie van de drie fases. Wil je echt succesvol zijn met tenders, dan zijn ze alle drie van belang. Maar, een voorbereiding vormt wel de basis voor een kansrijke inschrijving. Zorg dus dat je deze fase efficiënt inricht. Het geeft je rust en overzicht. Daardoor kun jij je richten op het kiezen van de juiste tenders en het maken van een sterk plan van aanpak voor de inschrijffase.

Hoe gaat het hierna verder?

Wanneer het voorbereidende werk is gedaan, start het daadwerkelijk inschrijven in fase 3: tenderen. Het komt nu aan op een goede samenwerking binnen het team met een efficiënt ingericht proces. Dit is cruciaal, als je niet de avond voor de deadline nog gestrest achter je laptop wilt zitten. Check alle stappen van een soepele tenderfase in de laatste blog van deze serie: Succesvol tendermanagement begint met Bidcycle-fase 3: Tenderen

 Ben je benieuwd naar het vervolg,  schrijf je onderaan deze pagina in op onze updates. 

Gratis whitepaper Succesvol Tendermanagement met de Bidcycle

book-mockup WP- Succesvol tendermanagement met de Bidcycle V1.1 wit

Alle informatie over de BidCycle Methodiek overzichtelijk bij elkaar? Het staat in onze gratis whitepaper. Lees het eens rustig door en deel het makkelijk met je collega’s.

Geef mij het gratis whitepaper!

 

Schrijf je in voor updates