Meer grip op je bidmanagement? Begin met de Bidcycle!

Inhoudsopgave

Wat is bid management
Het verschil tussen accountmanagement en bid management
De Bidcycle methodiek
Visie TenderApp op bid management
Bid management: de lange termijnstrategie
Samen sparren over jouw bidmanagementstrategie?

Wat is bid management?

Het tijdperk waarin je tenders kon ‘kopen’ door met de laagste prijs in te schrijven is voorbij. Het heeft plaatsgemaakt voor een inkoopbeleid dat gericht is op het inkopen van de beste kwaliteit voor de beste prijs. Het winnen van tenders vergt daardoor meer inzicht, meer focus en een goede bidmanagementstrategie. Maar bid management omvat meer dan alleen het inschrijven op tenders. De Bidcylce methodiek is een bidmanagementfilosofie die draait om continu bid management waar verschillende disciplines binnen de organisatie bij betrokken zijn. Het zorgt ervoor dat tenders voorspelbaarder worden en brengt je organisatie van reactief naar proactief bid management. Zo borg je succes voor de lange termijn.

Bedrijven die bid management inzetten hebben als doelstelling om te groeien. Of dit nu is door het verwerven van nieuwe klanten of door bestaande klanten te behouden. Maar maak je nog wel kans met je product of dienst in een markt waar alle inschrijvers elkaar kennen? En wat als er specificaties terugkomen in de aanbestedingsdocumenten waaraan je niet (makkelijk) kunt voldoen? Inkopers en budgethouders moeten tenslotte steeds vaker rekening houden met allerlei politieke doelstellingen die terug moeten komen in tenders, zoals duurzaamheid, social return of circulariteit.

Formuleren van specificaties bij een tender

Tegelijkertijd is de trend ingezet dat potentiële klanten veel meer zelf op onderzoek uitgaan als ze een probleem, vraag of behoefte hebben. Met alle online data die beschikbaar is, kan de klant ook makkelijk zijn eigen weg zoeken. Wees hier dus op voorbereid! Heb jij jouw website ingericht om inkopers te informeren over de mogelijkheden en te helpen bij het formuleren van de juiste specificaties? Hoe komen inkopers/budgethouders met je in contact? En wat doe jij om aan tafel te komen? Wanneer jouw organisatie pas betrokken raakt op het moment dat de specificaties zijn geformuleerd, of erger nog, de tender is gepubliceerd, neemt jouw invloed af tot nihil. Zorg dat je weet wat er speelt, informeer en vergroot je kans op gunning.

Wanneer we naar de Bidcycle kijken zien we dat accountmanagement een belangrijke rol speelt binnen de beïnvloedingsfase. De processtappen uitvoeren en bewerken zijn belangrijk voor de accountmanager want je moet grip houden op de klant/relatie. Het lijkt makkelijk, maar wanneer je bedenkt dat een tender slechts 40 dagen in de markt is (tijd tussen publiceren en indienen) en de totale looptijd van de opdracht vaak 1460 dagen betreft, heb je vrij veel tijd om de klant/relatie uit het oog te verliezen.

Het verschil tussen accountmanagement en bid management

Binnen accountmanagement organiseren we onze resources zo dat de relatie tussen de klant en het bedrijf zo goed mogelijk is. Het doel: tevreden en loyale klanten die bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Bij veel bedrijven maken sales, relatiebeheer en (soms zelfs) service onderdeel uit van accountmanagement.

Binnen Nationale en Europese aanbestedingen krijgt accountmanagement een andere rol. Accountmanagement is een onderdeel van bid management. Bij aanbestedingen is de gunfactor veel minder van belang. Zijn overheden dan niet loyaal? Jawel, maar zodra het huidige contract expireert wordt er een nieuwe tender uitgeschreven. Want er is nu eenmaal wetgeving die voorschrijft dat de markt gelijke kansen moet hebben om in te schrijven en dat gunning transparant plaatsvindt. Je zal dus opnieuw je best moeten doen om de bestaande klant te behouden.

Hoe zorgt je er nu voor dat je accountmanagement bijdraagt aan de bidmanagementstrategie? Dat leggen we hieronderuit aan de hand van de Bidcycle methodiek.

De Bidcycle methodiek

De Bidcycle methodiek draait om het creëren van voorsprong door steeds in contact te zijn met huidige en potentiële klanten. Beïnvloeding zorgt voor een positieve impact op toekomstige tenders. Zowel bij nieuwe als je huidige klanten. Het draait er om dat je steeds weet welke tenders er gaan komen en dat je weet waar de behoefte van de budgethouder/inkoper ligt.

1. Het begint bij inzicht

Direct beschikken over de juiste data is hierin cruciaal. Want hoe kun je meer tenders winnen als je iedere keer veel tijd kwijt bent met het verzamelen van informatie om te bepalen of een aanbesteding überhaupt een match is? Of wanneer je geen forecast hebt om op te sturen? Het liefst wil je inzicht hebben in alle beschikbare data zodat je tijdig kunt bepalen of je er energie in moet stoppen en daarmee de kans op scoren vergroot.

2. De 3 fases van de Bidcycle

Beïnvloeden
De basis van een goede bidmanagementstrategie is het onderzoeken van de markt en het bepalen van de scope. Je wil je kostbare resources alleen inzetten op de tenders die bij je passen. De projecten waarop je waarde kunt toevoegen en een hoge scoringskans hebt. Leer uit het verleden en gebruik het voor de toekomst. Om maximaal invloed uit te kunnen oefenen op een tender, moet je weten wat er speelt. Creëer daarom inzicht in de markt. Lees hier meer.

Voorbereiden
Als je de scope van jouw organisatie hebt bepaald, ga je door naar de volgende fase: de voorbereidingsfase. Deze fase kan grofweg ingedeeld worden in het signaleren van kansen, beslissen of de kans binnen de scope van jouw organisatie valt en het formuleren van de strategie voor de inschrijving. Schiet niet blind op alle kansen. Een goede voorbereiding is het halve werk. Lees hier meer.

Tenderen
Creëer je offerte en dien hem in. Nu de voorbereidingen erop zitten, gaat het inhoudelijke werk beginnen: tenderen. In deze fase worden de inhoudelijke documenten gecreëerd. Er zijn veel verschillende tenderprocedures, maar in de praktijk bestaan de meeste tenders uit een kwaliteitsonderdeel en een prijsonderdeel (die ieder uiteraard aan de vormvereisten moeten voldoen). Lees hier meer.

De relatie tussen sales, tendermanagement en projectmanagement

De activiteiten Beïnvloeden, Voorbereiden en Tenderen zijn alleen succesvol als de disciplines sales, tendermanagement en projectmanagement nauw samenwerken. Voornamelijk deze afdelingen binnen een organisatie zorgen ervoor dat je bedrijf continu bezig is met het bouwen aan relaties met budgethouders/inkopers, het inschrijven op tenders en het correct uitvoeren van gewonnen tenders. Als één van de onderdelen binnen de Bidcycle niet goed functioneert, zal de kans op gunning bij de (potentiële) klant niet optimaal zijn. De volgende voorbeelden laten dat zien.

Voorbeeld 1:
Je hebt ruim 3 jaar geleden een aanbesteding gewonnen. Het contract is in uitvoering, de omzet uit de opdracht is al jaren goed en de opdrachtgever lijkt positief. Echter, het contract heeft een looptijd van 4 jaar en ineens wordt je verrast door een nieuwe aanbesteding. Wat blijkt: uitvoering (projectmanagement) wist hiervan maar heeft sales en tendermanagement niet op de hoogte gebracht. Je hebt een kans laten liggen om mee te praten over de nieuwe aanbesteding. Het contact met de budgethouder/inkoper was blijkbaar onvoldoende.

Voorbeeld 2:
Sales heeft samen met tendermanagement een aanbesteding weten te winnen en met een goed gevoel wordt de opdracht overgedragen naar uitvoering (projectmanagement). Wat blijkt: er zijn zaken beloofd die niet kunnen worden waargemaakt en er is onvoldoende capaciteit om de planning te realiseren. Je wordt in gebreke gesteld en er volgt een nieuwe tender. Er was onvoldoende samenwerking tussen sales, tendermanagement en projectmanagement.

Bij een goede aansluiting van de 3 fases wordt een effectief vliegwiel gecreëerd waardoor je bedrijf blijft groeien. Het maakt je onstopbaar succesvol in bid management.

Visie TenderApp op bid management

TenderApp helpt ondernemers om grip te krijgen op bid management. Het is het platform waar je alle informatie – inclusief bijbehorende documenten – over tenders, gunningen, betrokken partijen en jurisprudentie op één centrale plek tot je beschikking hebt.

De softwaretools die TenderApp bouwt sluiten aan bij de Bidcycle. Het zijn tools voor succesvoller bid management. Het helpt je beïnvloeden, efficiënter werken, beter te score en biedt je veel gemak.

Bid management: de lange termijnstrategie

Bid management is geen korte termijnstrategie. Om succesvol te zijn met de Bidcycle moet je in de eerste periode heel veel inzetten op het vergaren van inzicht. Denk hierbij aan inzicht in contractdata, potentiële kansen, ‘oude’ tenders, concurrentie, etc. Deze inzichten in combinatie met een goede afstemming tussen sales, tendermanagement en projectmanagement gaan ervoor zorgen dat je meer invloed kan uitoefenen op tenders die gaan komen. Dit proces heeft tijd nodig.

Het implementeren van de Bidcycle gaat niet vanzelf en zal alleen succes hebben door steeds te blijven werken aan optimalisatie. Stap voor stap. Begin bij een hoog abstractie niveau en verdiep. Hierdoor krijgen de verschillende fases invulling, gaan de disciplines nauwer samenwerken en kunnen alle activiteiten invulling krijgen. Je zal merken dat:

- de bidmanagementstrategie succes kent.
- Je hebt een betere relatie met inkopers/budgethouders,
- je winratio neemt toe
- en, niet geheel onbelangrijk, je medewerkers zijn blijer.

Samen sparren over jouw bidmanagementstrategie?

Plan een demo in en laat je inspireren!