Blog

Hoe je onstopbaar succesvol wordt in bidmanagement

Wil je een hogere hitrate? Wil je meer grip op je bidmanagement? Met de succesvolle BidCycle-methodiek van TenderApp win je meer tenders. Met meer kennis vooraf, een betere selectie en een beter bid ga je meer tenders winnen. Lees hier hoe dat werkt.


De Bidcycle helpt organisaties om bid management vorm te geven. Een succesvol tenderproces beperkt (tijd)verspilling en vergroot de kans op gunning. Met de Bidcycle kun je jouw organisatie zo inrichten dat je maximaal scoort bij tenders. Sterker nog: het adopteren van de Bidcycle Methodiek en elk onderdeel daadwerkelijk invulling geven brengt je op een level van succes dat moeilijk te evenaren is door de concurrentie.

Een perfecte samenwerking tussen sales, tendermanagement en projectmanagement

Succesvol inschrijven op tenders gaat veel verder dan alleen het indienen van een complete offerte, goed scorende stukken of een scherpe prijs. Wanneer je als organisatie wil excelleren op bid management is het van belang dat je de organisatie zo inricht dat een naadloze samenwerking ontstaat tussen de disciplines sales, tendermanagement en projectmanagement.

Ik hoor je denken: sales en tendermanagement zijn me duidelijk, maar wat verstaan we onder projectmanagement? Hieronder verstaan we binnen de Bidcycle methodiek alle activiteiten rond de daadwerkelijke uitvoering van een contract.  

Wat kan projectmanagement toevoegen aan tendermanagement?

Je wilt zo vroeg mogelijk weten waar er plannen zijn voor het opnieuw op de markt brengen van tenders. Als het contracten zijn die al in uitvoering zijn bij jouw onderneming, is de kans groot dat dit signaal vroegtijdig opgevangen wordt in je organisatie. Nu is het zaak dat deze informatie bij de bidmanager terecht komt. In samenwerking met Sales kan dan de eerste stap worden gezet naar het succesvol binnenhalen van de tender. Je organisatie kan al contact opnemen met de betreffende inkoper. In het gesprek kan je opperen dat er in de nieuwe uitvraag specificaties worden opgenomen die passen bij de producten of diensten die jouw organisatie biedt.

kennis van de inkoper benutten

De medewerkers die werk doen voor de klant die opnieuw gaat aanbesteden zijn erg waardevol. Zorg ervoor dat deze mensen betrokken zijn en maak ze onderdeel van je bidteam. Dit zal een positieve invloed hebben op je score. Wacht niet met het bijschakelen van deze mensen totdat de tender daadwerkelijk op de markt komt. Je laat dan namelijk kennis over de  verhoudingen binnen de organisatie van de inkoper, en wie je in het voortraject moet “bewerken”, onbenut.

Voor contracten die nooit eerder zijn gepubliceerd of die worden uitgevoerd door je concurrenten is het lastig om te weten wie je kan contacten. Het is een absolute must dat er contact is tussen jouw organisatie en de betreffende inkoper voordat het contract op de markt komt.

Weten welke tenders gaan komen

Om dit te kunnen doen is het belangrijk dat je beschikt over goede data. Data waarop je kunt sturen. Het is van belang dat je een forecast maakt van tenders die gepubliceerd gaan worden en dat je inzicht hebt in de inkopers die mogelijk betrokken gaan zijn bij de tender. Hoe je dit doet leggen we in een ander stuk uit.

De samenwerking tussen tendermanagement en projectmanagement is niet alleen van belang op het moment dat er een nieuwe tender aan zit te komen. Het is minstens zo belangrijk dat tijdens de uitvoering van een contract een goede monitoring plaatsvindt van de in de tenderfase gemaakte contractafspraken.

Nog te vaak zien we dat de maatwerkaanpassingen (in bijvoorbeeld de SLA of je implementatieplan) die zijn overeengekomen tijdens de gunningsfase niet goed worden vertaald in de uitvoering. Door dit goed te doen en dit als bidmanager te monitoren kunnen veel problemen worden voorkomen. We kunnen dus concluderen dat het voor organisaties die onstopbaar succesvol willen zijn op het gebied van bid management het van belang is dat er een perfecte samenwerking is tussen sales, tendermanagement en projectmanagement.

 verhoog je efficientie van je tenderproces 5 tips voor bidmanagers 2

Gebruik de Bidcycle als groeimodel 

De Bidcycle werkt als een vliegwiel. Afhankelijk van de mate van verzet kan het lastig zijn om een vliegwiel goed draaiend te krijgen maar als het eenmaal draait is het moeilijk af te remmen en blijft de rotatie gelijkmatig. Er zijn drie factoren die het momentum bepalen:  

  1. De snelheid waarmee het draait
  2. De mate van wrijving

  3. Het gewicht

Deze factoren en het momentum zijn ook van toepassing op de Bidcycle. Succesvolle teams hebben een strategie bij elke factor. 

De snelheid van je Bidcycle wordt verhoogd door meer kracht uit te oefenen op de plaatsen waar dit het grootste effect heeft. Het bewerken van het marktpotentieel en het selecteren van relevante tenders. 

vergroot de kans op verlenging contract

Aangezien je allerlei soorten kracht rondom je Bidcycle uitoefent, moet je ervoor zorgen dat de investeringen (in tijd, geld of resources) die je doet niet tegen elkaar inwerken. Een goede samenwerking tussen relatiebeheer en sales draagt er bijvoorbeeld aan bij dat je tijdig op de hoogte bent van een aankomende aanbesteding. Een ander voorbeeld: een duidelijke scope helpt je om te investeren op de tenders met een hoge scoringskans.  

Je kunt wrijving verminderen door inefficiënties tussen de verschillende afdelingen en disciplines weg te nemen. Het maakt niet uit hoe groot je organisatie is, disciplines als relatiebeheer, support, contractbeheer, sales en bidmanagement moeten zo vloeiend mogelijk samenwerken. Dit vergroot de kans op verlenging van bestaande contracten en de invloed op toekomstige tenders. 

Naarmate je de snelheid verhoogt en de frictie vermindert, creëer je meer gunningen en neemt de klanttevredenheid toe. De Bidcycle groeit in gewicht: het aantal opdrachten neemt toe, je organisatie en ervaring groeien. Je hebt betere referenties en metrics en je scoort hoger op geschreven stukken.  De Bidcycle methodiek helpt bidmanagers om continu te groeien en te verbeteren.

Zet de stap naar een succesvol en efficiënt tenderproces. 

In dit whitepaper gaan we dieper in op het tenderproces. Je leest hoe je in 3 stappen naar een succesvol en efficiënt tenderproces komt. We geven je tips en je ontvangt concrete handvatten om hier morgen mee aan de slag te gaan. Download het whitepaper hier en zet de stap naar een succesvol en efficiënt tenderproces. 

Meer kennis. Meer kans.

Toegang tot informatie vergroot je kennis. Kennis die je kunt gebruiken om het tender proces te beïnvloeden en aanbiedingen optimaal voor te bereiden. Het resultaat? Succesvol(ler) tender management. TenderApp biedt je de sleutel tot alle informatie over openbare aanbestedingen én de tools om je grip op het totale tender proces te vergroten. Het helpt je om slimmer en efficiënter meer aanbestedingen te winnen.