Onderhands aanbesteden: hoe werkt het en hoe kun je succesvol meedoen?

Onderhands aanbesteden kan soms aanvoelen als een mysterie. Wanneer mag je precies onderhands aanbesteden? En waarom kiezen voor deze aanpak in plaats van een openbare aanbesteding? In deze blog nemen we je mee in de wereld van onderhandse aanbestedingen. Van de basisprincipes tot de voordelen voor zowel aanbestedende diensten als ondernemers. Zo leer je hoe je je kansen kunt vergroten om geselecteerd te worden voor dit type aanbesteding.

Inhoudsopgave

• Wat is onderhands aanbesteden?
• Wanneer wordt er onderhands aangekocht?
• Enkelvoudig onderhands aanbesteden
• Meervoudig onderhands aanbesteden
• Onderhandse aanbestedingen in TenderApp?
• Proactief tenderen: hoe val je op?
• Voordelen van onderhands aanbesteden?
• Conclusie

Wat is onderhands aanbesteden?

Een onderhandse aanbesteding is een procedure waarbij een aanbestedende dienst (bijvoorbeeld een gemeente of overheidsinstantie) zelf bepaalt welke partijen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Anders dan bij een openbare aanbesteding, waar iedere geschikte partij mag inschrijven, wordt er bij een onderhandse aanbesteding een selecte groep inschrijvers gekozen.

Dit roept direct vragen op:

• Wanneer mag de aanbestedende dienst onderhands aanbesteden?
• Hoe kun je als ondernemer op de radar komen bij zo'n onderhandse aanbesteding?
• Wat zijn de regels en drempelwaarden?

Laten we deze vragen stap voor stap behandelen.

Wanneer wordt er onderhands aangekocht?

Bij onderhandse aanbestedingen spelen drempelwaarden een cruciale rol. De Europese drempelwaarden bepalen of een opdracht Europees moet worden aanbesteed. In Nederland geldt dat wanneer de geraamde waarde van een opdracht onder deze drempel blijft, er ruimte is voor onderhandse of nationale procedures. Welke van deze procedures gevolgd worden en hoe hiermee moet wordt omgegaan, is afhankelijk van grensbedragen en andere regelgeving. Deze informatie vindt de inkoper in het inkoopbeleid van de aanbestedende dienst.

Bij het opstellen van de inkooprichtlijnen moet rekening zijn gehouden met de Gids Proportionaliteit: alle eisen, voorwaarden en criteria die worden opgesteld moeten in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Voor elke procedure onder de Europese drempel zijn er grensbedragen vastgelegd:

Drempelwaarden (vanaf 1 januari 2024):

Enkelvoudig onderhands aanbesteden

• Leveringen en diensten: Tot €50.000
• Werken: Tot €150.000

Meervoudig onderhands aanbesteden

• Leveringen en diensten: Tot €221.000 voor decentrale overheden en €143.000 voor centrale overheden
• Werken: Tot €1.500.000

Let op: Boven deze drempelwaarden gelden Europese aanbestedingsregels en de drempel voor werken ligt momenteel op €5.350.000

Enkelvoudig onderhands aanbesteden: een-op-een gunning

Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding wordt er slechts één partij gevraagd om een offerte uit te brengen. Deze manier van gunnen wordt ook wel ‘gunning uit de hand’ of onderhands gunnen’ genoemd. Dit kan alleen gebeuren wanneer de geraamde waarde van de opdracht onder de bovengenoemde drempelbedragen ligt.

De aanbestedende dienst kiest vaak een bekende partij uit. Als ondernemer kun je je afvragen hoe je deel kunt uitmaken van zo'n netwerk. Een goede relatie opbouwen met de aanbestedende partij voordat er überhaupt een aanbesteding komt, is cruciaal.

Tip: Zorg dat je bedrijf en producten bekend zijn bij de aanbestedende dienst. Neem contact op, presenteer je expertise en zorg dat je een vertrouwensband opbouwt.

Maak gebruik van je onderhandelingspositie

Wordt je een enkelvoudige onderhandse aanbesteding gegund? Profiteer dan van je onderhandelingspositie. Aangezien je als enige gekozen bent, heb je ruimte om te onderhandelen over de voorwaarden. Vraag je af wat redelijk is om in deze situatie te bespreken en waar je voordeel kunt behalen. Zorg er echter voor dat je dit professioneel en zorgvuldig aanpakt om de relatie met de opdrachtgever goed te houden.

Meervoudig onderhands aanbesteden: uitnodiging van meerdere partijen

Een meervoudig onderhandse aanbesteding verschilt van een enkelvoudige doordat er meerdere partijen (meestal drie tot vijf) worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Deze procedure wordt gebruikt voor opdrachten met een hogere waard.

Bij deze procedure gelden meer regels. De aanbestedende dienst moet zorgen voor een eerlijke behandeling van alle inschrijvers en alle keuzes moeten goed gemotiveerd worden. Er wordt gegund op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit betekent dat niet alleen de prijs, maar ook de kwaliteit en duurzaamheid een rol spelen.

Hoe weet je of een aanbesteding meervoudig onderhands is?

Eigenlijk is deze manier van aanbesteden niet veel anders dan een openbare aanbesteding. Het verschil is dat het achter gesloten deuren gebeurt. De aanbestedende dienst publiceert de aanbesteding op publicatiebronnen zoals Tenderned of Mercell, net zoals dat bij een openbare aanbesteding gebeurt, maar maakt deze alleen zichtbaar voor de genodigden. Die krijgen vervolgens een uitnodiging met een link erin. Weet je niet zeker of de aanbesteding waaraan je mee doet onderhands is of openbaar? Dit is hoe je het verschil ziet. 

Onderhandse aanbestedingen in TenderApp?

In TenderApp zie je in principe geen onderhandse aanbestedingen, omdat deze dus niet openbaar bekendgemaakt worden. Maar een aantal Nederlandse gemeentes maakt de meervoudig onderhandse aanbestedingen tóch bekend op hun eigen website. Ze nodigden bij deze aanbestedingen 3 partijen zelf uit, en laten 2 plekken beschikbaar voor ondernemers die ze nog niet kennen. Via een formulier op hun website kun je dan alsnog meedoen! Deze aanbestedingen kun je wel vinden in TenderApp. 

Tip: Doe je mee aan een onderhandse aanbesteding en maak je gebruik van TenderApp? Voeg deze aanbesteding toe aan je TenderManagement overzicht als eigen tender.

Proactief tenderen: hoe val je op?

Je vraagt je misschien af: "Hoe word ik als ondernemer uitgenodigd voor een meervoudige onderhandse aanbesteding?" De sleutel ligt in proactief tenderen. Dit betekent dat je als ondernemer vooruit denkt en al in gesprek gaat met inkopers en eventuele adviseurs voordat er überhaupt een aanbesteding is gepubliceerd.

Tip: Gebruik methodes zoals onze Bidcycle® methodiek om actief relaties op te bouwen en vroegtijdig in beeld te komen bij aanbestedende diensten.

Voordelen van onderhands aanbesteden

Onderhands aanbesteden heeft verschillende voordelen, zowel voor de aanbestedende dienst als voor de inschrijvende partijen:

Voordelen voor ondernemers

• Minder concurrentie: Er zijn minder inschrijvers, wat betekent dat je kans op succes groter is als je eenmaal bent uitgenodigd.
• Direct contact: De omgang tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verloopt vaak soepeler doordat er een meer persoonlijke relatie is.

Voordelen voor de aanbestedende dienst

• Snellere procedures: Doordat er geen verplichting is om de Europese minimumtermijnen te volgen, kan het proces sneller afgerond worden.
• Lagere kosten: Kortere termijnen en minder administratieve lasten betekenen dat een aanbesteding minder kostbaar is.
• Meer vrijheid: De aanbestedende dienst heeft meer flexibiliteit om eigen procedures op te stellen
• Snellere beoordeling: Het kleine aantal inschrijvers zorgt voor een simpele en snelle beoordeling.

Let op: Als je wordt uitgenodigd voor een onderhandse aanbesteding, zorg er dan voor dat je goed voorbereid bent en een sterke offerte neerlegt. Dit is je kans om een waardevolle overheidsopdracht binnen te halen.

Conclusie: hoe vergroot je jouw kans op een onderhandse aanbesteding?

Om succesvol te zijn bij onderhandse aanbestedingen, is het belangrijk om zichtbaar te zijn bij aanbestedende diensten. Hier zijn een paar praktische tips om je kansen te vergroten:

• Zorg dat je bedrijf al vroegtijdig bekend is bij potentiële opdrachtgevers.
• Bouw relaties op en blijf in contact met inkopers en eventuele adviseurs.
• Volg actief de markt en wees op de hoogte van aankomende aanbestedingen.

Wil je meer leren over hoe je succesvol kunt zijn bij onderhandse aanbestedingen? Plan dan een demo. Wij laten je graag zien hoe onze verrijkte data je helpt om sneller en effectiever te tenderen!