In bidmanagement is een goede voorbereiding écht het halve werk!
door Josien Tiehuis op 3 maart 2021
Tijdens het tenderproces zijn er meerdere momenten waarop je als bidmanager voor een belangrijke keuze komt te staan. Sommige keuzes kunnen ver strekkende gevolgen voor jouw organisatie hebben.
Meedoen aan de ene tender kan betekenen dat er geen capaciteit beschikbaar is om een andere tender op te pakken die later op de markt komt. Daarom wil je met een goede voorbereiding voorkomen dat je vanwege gebrek aan capaciteit tenders moet laten lopen die eigenlijk jouw voorkeur hebben.
Goede voorbereiding zorgt ervoor dat je sneller de juiste keuzes maakt en efficiënter werkt. Bovendien bespaar je kostbare voorbereidingstijd bij andere tenders waardoor je meer tijd overhoudt.
Voorbereiden is fase 2 van de Bidcylce®. Benieuwd naar fase 1 en 3 om je gehele tenderproces onder handen te nemen? Bekijk dan vooral de Bidcycle® pagina of download het whitepaper.
Zorg voor een juiste focusstrategie
Je doet mee aan een tender om te winnen. Daarom wil je weten bij welke tenders je de meeste kans maakt om je daarop te focussen. Je wilt immers voorkomen dat je tijd en moeite steekt in de verkeerde tenders. Om je keuze tot inschrijving goed te onderbouwen heb je een focusstrategie nodig waarin je bepaalt welke tenders interessant zijn voor je organisatie en welke niet. Daarnaast is het handig om een analyse te maken van je kansen. Bij huidige klanten heb je in de meeste gevallen wel zicht op je kansen om tot een goed onderbouwde keuze te komen. Bij potentiële nieuwe klanten is de afweging complexer.
Houd de concurrentie in de gaten
Om een goede keuze te maken wil je niet alleen weten welke tenders er nu in uitvoering zijn, maar ook welke tenders je wanneer nog kan verwachten. Zo beschik je op het moment van publicatie over voldoende capaciteit om op die gewilde tender in te schrijven. Van je eigen contracten weet je uiteraard wanneer je de nieuwe aanbesteding mag verwachten, maar hoe houd je zicht op voor jouw organisatie interessante aflopende contracten van je concurrenten. Met behulp van TenderForecast van TenderApp signaleer je relevante tenders en weet je precies welke interessante tenders wanneer op de markt komen. Vergeet niet om commerciële tenders mee te nemen in je overzicht, want ook deze kosten tijd. Zorg dat je duidelijk hebt op welke tenders je in wilt schrijven en welke prioriteit hebben.
Analyseer kansen
Voor een goede onderbouwing analyseer je je kansen en wil je weten wat eventuele uitdagingen zijn. Je kijkt naar de concurrentie, hoeveel andere partijen verwacht je dat er inschrijven. En zijn er onderwerpen waarin de concurrentie sterker staat dan jij. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er een focus ligt op SROI, als je daar veel ervaring mee hebt sta je sterker dan wanneer dit gebied nieuw is. Bekijk of er kosten gemaakt moeten worden om aan de wensen en eisen te voldoen en of deze kosten opwegen tegen de opbrengst. Vergeet niet om meteen te kijken of je wel aan de referentie-eisen voldoet. Het is zonde als je gedurende het traject tot de conclusie komt dat je de inschrijving moet staken.
Leg je afwegingen en keuzes vast
Maak het jezelf makkelijk door je afwegingen en beslissingen te documenteren; zo weet je over een aantal jaren precies waarom je wel of niet heb ingeschreven op een tender en hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Op die manier bespaar je in de toekomst voorbereidingstijd. Uiteraard is het dan wel zaak dat je onderzoekt of je afwegingen nog relevant zijn. Bijvoorbeeld als het gaat om certificaten, het kan natuurlijk zo zijn dat je daar nu wel aan voldoet of dat deze juist vernieuwd moeten worden.
Ben je benieuwd welke relevante tenders in jouw vakgebied het overwegen waard zijn en welke tenders je concurrent gegund heeft gekregen?
Stel een winststrategie op
De beslissing is genomen en jullie gaan inschrijven! Het is dan zaak om een goede winstrategie te vormen. Hoe ga jij ervoor zorgen dat je de winnende tender schrijft en wat is daarvoor nodig?
Om te beginnen bij de kwaliteitsaspecten zijn er een aantal zaken van belang:
- Wat is de doelstelling van de aanbestedende dienst?
- Welke vragen worden er gesteld en hoe worden deze vragen beoordeeld?
- En hoe beantwoord je vragen zo, dat je de hoogste score haalt; Wordt er gevraagd om goede concrete voorbeelden? Is het hebben van een proactieve houding doorslaggevend? Wil de aanbestedende dienst dat je hen maximaal ontzorgt? Of ligt de focus op duurzame alternatieven?
Kijk hierbij ook naar jouw eigen organisatie en analyseer wat je sterktepunten zijn.
Vind de vraag achter de vraag
De eerste stap is om te achterhalen wat de achterliggende vraag van een tender is; wat is de vraag achter de vraag?! Je wilt weten waarom bepaalde vragen gesteld zijn om zo het achterliggende probleem te identificeren en je beantwoording daarop toe te spitsen. Kijk daarvoor naar terugkerende thema’s, welke onderwerpen komen terug en waarom. Bijvoorbeeld, als er veel wordt gevraagd over flexibiliteit, op en afschalen tijdens de werkzaamheden en vervanging bij ziekte kan het zijn dat de aanbestedende dienst op dit moment problemen met de huidige leverancier ondervindt op dit gebied. Het is altijd handig om zo veel mogelijk te weten te komen van de huidige leverancier en het huidige contract. Zo kun je inspelen op zaken die zij hebben laten liggen in de voorgaande jaren.
Stel een winnend team samen
Met het juiste team behaal je de beste resultaten. Daarom kijk je wat er nodig is voor deze tender en dat leg je naast de kwaliteiten en ervaring van je medewerkers. Op basis hiervan maak je een selectie en stel je je team samen. Het team moet weten welke afwegingen zijn gemaakt, waarom je op deze tender inschrijft. En wat de aandachtspunten zijn, welke strategie je gebruikt om te winnen. Geef hen inzicht in de keuzes die eerder gemaakt zijn. Zo kom je samen tot de invulling van de inschrijving en door de duidelijke taakverdeling weet iedereen wat hem of haar te doen staat.
Bepaal de prijsstrategie
De invloed die je prijs op de winkansen heeft verschilt per tender. Per aanbesteding zul je dus iedere keer opnieuw een prijsstrategie moeten opstellen. Bepaal je prijzen en bekijk welke ruimte je hebt. Het is belangrijk om goed te weten waar je, indien nodig, concessies kan doen voor het beste resultaat. Blijf hierbij wel kritisch en realistisch. Een hoge prestatienorm kan ten koste van je medewerkers gaan en daar moet je als organisatie wel achter staan. Houd daarbij de kwaliteitseisen in de gaten zodat je prijzen in lijn zijn met de wensen van de aanbestedende dienst. Loop de prijsbladen na om te kijken wat verschillende prijzen doen met het uiteindelijke resultaat zodat je de prijsformules duidelijk hebt. Het kan voorkomen dat je fouten ontdekt in de prijsbladen en je hierover vragen moet stellen in de nota.
Ga goed voorbereid fase 3 van de Bidcycle® in
Doorloop alle stappen uit de voorbereidingsfase, fase 2 van de Bidcycle® om goed voorbereid fase 3, het tenderen, in te gaan. Dankzij je goede voorbereidingen heb je je strategie duidelijk uitgewerkt en weet je waar je kansen en focus liggen. Met duidelijke documentatie van alle genomen beslissingen en de afwegingen die daarbij zijn gemaakt, bespaar je bovendien kostbare tijd in de voorbereiding bij toekomstige inschrijvingen.
- januari 2025 (2)
- november 2024 (2)
- oktober 2024 (1)
- september 2024 (1)
- maart 2024 (1)
- februari 2024 (1)
- januari 2024 (1)
- december 2023 (1)
- oktober 2023 (1)
- juli 2023 (1)
- juni 2023 (2)
- mei 2023 (3)
- april 2023 (1)
- februari 2023 (1)
- december 2022 (1)
- oktober 2022 (2)
- september 2022 (1)
- mei 2022 (1)
- maart 2022 (1)
- februari 2022 (1)
- januari 2022 (2)
- december 2021 (1)
- november 2021 (2)
- oktober 2021 (1)
- september 2021 (1)
- juli 2021 (2)
- juni 2021 (1)
- april 2021 (3)
- maart 2021 (6)
- februari 2021 (4)
- januari 2021 (2)
- november 2020 (3)
- oktober 2020 (2)
- september 2020 (2)
- augustus 2020 (1)
- juni 2020 (1)
- mei 2020 (3)
- april 2020 (3)
- maart 2020 (2)
- februari 2020 (4)
- januari 2020 (4)
- december 2019 (2)
- november 2019 (1)
- oktober 2019 (2)
- september 2019 (1)
- augustus 2019 (3)
- juli 2019 (1)
- juni 2019 (2)
- mei 2019 (4)
- april 2019 (1)
- maart 2019 (2)
- februari 2019 (2)
- januari 2019 (1)