Blog

Verhoog de efficiëntie van je tenderproces: 5 tips voor bidmanagers

Een deadline die al verlopen is, een tender die openstaat bij een bedrijf waarmee je geen enkele relatie hebt, de verkeerde mensen uit je salesteam aan tafel schuiven of pas overgaan tot actie wanneer de tender al gepubliceerd is. 

Grote kans dat een van deze redenen ervoor zorgt dat tenders aan je neus voorbij vliegen. Wat jij nodig hebt is een efficiënt tenderproces.

verhoog je efficientie van je tenderproces 5 tips voor bidmanagers 2Een effectieve methode voor het inschrijven op tenders is de Bidcycle Methodiek®. Deze methodiek bestaat uit drie fases: Beïnvloeden, Voorbereiden en Tenderen. Aan de hand van deze fasen geven we je vijf tips hoe jij de efficiëntie van het tenderproces kan vergroten en op die manier je kansen toenemen.

 

Tip 1: Wees voorbereid op aankomende tenderpublicaties

Wanneer je wordt overvallen door een tender die wordt gepubliceerd, ben je eigenlijk al te laat. Door goede forecasting kan je beter anticiperen op komende publicaties. Je weet dan namelijk precies welke contracten wanneer aflopen. Dat geldt voor je eigen contracten, maar ook van die van je concurrenten. Zodra je deze informatie voorhanden hebt, kan je starten met beïnvloeden.

Je kunt in TenderApp tot wel twaalf maanden voor het verlopen van de initiële contractduur inzien welke aanbestedingen binnen afzienbare tijd weer gepubliceerd worden. Hierdoor kun je vooraf al invloed uitoefenen en ervoor zorgen dat je met de juiste persoon aan tafel komt. De kans is groter dat je huidige tenders worden verlengd en dat tenders die je de vorige keer net niet won, nu wél binnenhaalt. Lees ook ons eerdere artikel hoe je je optimaal voorbereidt op een naderende tender.

Tip 2: Stoom je tenderteam klaar

Neem de tijd voor het samenstellen van je optimale tenderteam. Bepaal ook wie de kernrollen het beste kunnen vervullen. Zo stap je met meer vertrouwen het aanbestedingsproces in.

Is een tender aan je neus voorbijgegaan? Grote kans dat dat kwam omdat je tenderteam niet optimaal was voorbereid. Goede voorbereiding is het halve werk. In ons geval: méér dan het halve werk. Doordat je met TenderApp ruim van te voren inzicht krijgt in welke contracten gaan aflopen en doordat je inzicht krijgt in eerdere gunningsinformatie, kan je team zich beter inlezen en dus voorbereiden.

Whitepaper: Verhoog in 5 stappen je hitrate


Tip 3: Bepaal op welke tenders je wilt inschrijven (en welke niet...)

Dagelijks worden er talloze tenders gepubliceerd op verschillende platformen. Behoorlijk overweldigend en intensief als je alles moet bijhouden en vervolgens in het wilde weg begint met inschrijven. Neem de tijd om samen met je team goed gefundeerd te besluiten al dan niet niet in te schrijven op een tender.

Factoren die hierbij van belang zijn, zijn onder andere de kwaliteit én kwantiteit van de te verwachten concurrentie. Hoe minder concurrentie, hoe groter de winkans. Heb je een grote opdracht in het vizier waarop veel concurrenten zich willen inschrijven? Zoek dan ook eens kleinere aanbestedingen in hetzelfde werkveld die tegelijkertijd met de grote opdracht lopen. Zo vergroot je je winkansen met dezelfde investering.

TenderApp beschikt over de meest uitgebreide database als het aankomt op gunningsinformatie. Onder de WOB zijn aanbestedende diensten verplicht de informatie te openbaren, maar doen dit lang niet altijd. Onze collega's vragen deze informatie pro-actief op en houden dit bij in TenderInsight. Zo kun je zoeken op je concurrenten en precies inzien welke tenders zij gegund hebben gekregen.

Tip 4: Gebruik uitsluitend verrijkte tenderdata

Tijd om te tenderen. De tender wordt gepubliceerd en je wilt zoveel mogelijk informatie verzamelen. Deze tenders zijn vaak uitgebreid en brengen een hele lap aan informatie met zich mee. Niet erg efficiënt voor jouw tenderproces.

Bij TenderApp zorgen we dat binnen 24 uur na publicatie de tenders, inclusief verrijkte tenderdata, aan onze database worden toegevoegd. Zo worden er matching tags toegevoegd, waardoor je zeer accuraat middels uitgebreide zoekprofielen kunt signaleren.

Ook wordt aan de originele data wordt een handmatig samengestelde korte beschrijving toegevoegd met daarin de belangrijkste informatie om snel een weloverwogen go/no-go beslissing te nemen.

In de korte omschrijving zijn opgenomen:

Verhoog de efficiëntie van je tenderproces 5 tips voor bidmanagers featured.docx
  • een samenvattende zin
  • de scope van werkzaamheden
  • de omvang of totale waarde van de opdracht
  • contractinformatie zoals de looptijd
  • eventuele extra opmerkingen van TenderApp.

Met de korte beschrijving kun je sneller de relevantie en waarde van een tenderpublicatie inschatten en houd je meer tijd over om je inschrijving samen te stellen. 

Tip 5: Gebruik TenderApp voor een efficiënter tenderproces

Onze belangrijkste tip? TenderApp gebruiken. We snappen dat deze tip misschien niet helemaal objectief klinkt, maar keer op keer horen we van onze gebruikers dat ze door het gebruik van TenderApp daadwerkelijk meer aanbestedingen winnen. Lees ter illustratie ook het klantverhaal van Bidmanager Paul Scholten, werkzaam bij Lenovo.

Naast dat je bovenstaande tips kunt automatiseren binnen TenderApp, kun je het tenderproces verder optimaliseren door TenderManagement te gebruiken. Geef je tenderproces in TenderManagement vorm en wijs taken aan teamleden toe. Hierdoor krijg je helder overzicht van de voortgang van het totale tenderproces van signalering tot inschrijving.

Tot slot wordt onze database aangevuld met tags, waarvan bewezen is dat deze doeltreffender signaleren dan de CPV-codes van de overheid. Zo zijn eerder gepubliceerde aanbestedingen, inclusief de orginiele tenderdocumenten, gemakkelijker in onze complete database, samengesteld uit 16 bronnen, te vinden en loop je nooit meer een belangrijke tender mis. Kortom: meer overzicht en een efficiëntere werkwijze.

En is die ene tender dan toch aan je neus voorbij gegaan? Wij vragen gunningsinformatie op en koppelen deze aan de KVK-database. Zo weet je welke organisatie de tender heeft gewonnen. Het is bovendien mogelijk om o.a. je concurrent of specifieke aanbestedende diensten te volgen. Hiermee start je in de toekomst goed geïnformeerd aan ieder tenderproces. 

Benieuwd wat TenderApp voor jou kan betekenen? Plan dan snel een vrijblijvende online demo.

Plan een demo