Inschrijven op aanbestedingen, waarom dat juist nu interessant is!

Heeft je bedrijf het zwaar omdat opdrachten wegvallen vanwege de coronacrisis? Door de coronacrisis zijn er steeds meer bedrijven die hun salesplannen aanpassen en tóch gaan inschrijven op aanbestedingen. Lees hier de voordelen hiervan. En een paar tips.

Voor veel organisaties staat het inschrijven op aanbestedingen niet hoog op de prioriteitenlijst. Vaak wordt gedacht dat overheidsopdrachten enkel voor grote bedrijven interessant zijn en dat de inschrijving vooral veel tijd en geld kost. Maar corona heeft het bedrijfsleven op z’n kop gezet: sales heeft ineens tijd over. Er zijn minder afspraken op locatie en in veel branches loopt het aantal opdrachten terug. Daarom is dit hét moment om die tenders te heroverwegen. We zetten de redenen voor je op een rijtje!

Tenderen tijdens de coronacrisis

Tijdens de eerste golf van de coronacrisis schoot de schrik er bij een aantal bedrijven dik in. Door de onzekerheid werden plannen geparkeerd, opdrachten stilgezet en was de verwachting dat ook het aantal gepubliceerde tenders minder zouden worden. Natuurlijk hangt een en ander ook af van de sector of branche waarin je werkt. Tenders bleven tijdens de eerste corona golf goed doorlopen. Intussen daalt het aantal tenders iets t.o.v. vorig jaar. Toch blijven naar verhouding veel meer aanbestedingen op de markt komen dan dat er reguliere opdrachten beschikbaar zijn. Voor een groot aantal diensten is de overheid immers verplicht eens in de zoveel tijd een tender uit te schrijven. Zo krijg jij telkens opnieuw de kans om een bepaald project naar je toe te trekken.

Tenderen is NU interessant

De overheid koopt jaarlijks voor miljarden aan producten en diensten in. Deze opdrachten zet zij professioneel in de markt door middel van het uitschrijven van tenders. Met een tender wordt de vraag en het aanbod namelijk beter op elkaar afgestemd doordat ‘de markt’ (concurrentie) zijn werk doet. Maar waarom ga je hier als organisatie aan meedoen?

• Winnen van een tender levert veel omzet op

  Natuurlijk kost het meedoen aan een tender tijd en goede voorbereiding. Wellicht heeft je salesteam hier vanwege het coronavirus nu meer tijd voor. Als je de tender wint, kan je zelfs in coronatijd de gestelde omzet draaien.
  
  

• Het is makkelijker om tenders te vinden

  Met onze TenderApp heb je toegang tot een complete database waarin je tenders vindt die voor jouw bedrijf interessant zijn. Je hoeft niet 10 platforms langs met verschillende logins en onlogische opmaak. In TenderApp zie je meteen een handgemaakte samenvatting met daarbij de belangrijkste eisen. Zo weet je snel of jij de dienst of het product kan leveren.
  
  Meer weten over TenderApp?

• Stabiele basis

  In diverse branches zijn de tenders vaak een meerjarencontract. Bijvoorbeeld de aanbesteding voor de schoonmaak van gebouwen. Wanneer je een tender wint, heb je een vaste omzet voor een bepaalde periode. Vaak ontvang je een raamovereenkomst van minimaal vierjaar, met kans op verlenging. Dit betekent dat je voor minimaal vier jaar weet waar je aan toe bent. En misschien wel zes jaar. Dat is natuurlijk altijd fijn, maar zeker in deze snel veranderende tijd!
  
  

• Elke organisatie maakt kans op winst

  De aanname dat kleinere organisaties geen kans maken om overheidsopdrachten binnen te halen is onterecht. Vooral lokale overheden gunnen de opdrachten namelijk bij voorkeur aan kleinere lokale organisaties. Natuurlijk is het inschrijven op aanbestedingen voor mkb’ers wel een grotere belasting. Des te belangrijker dat je een slimme tenderstrategie toepast, zoals de Bidcycle! (zie laatste alinea)
  
  

• Stabielere markt

  Een groot deel van de tendermarkt is heel stabiel: overheden zijn wettelijk verplicht de werken of diensten aan te besteden. Deze opdrachten zullen blijven komen. Als je de kennis in huis hebt om tenders te winnen, is er altijd een markt voor je bedrijf. Wie niet waagt…
  
  

 Zo vergroot je de kans dat je een tender wint

Oké, je bent geïnteresseerd om te gaan inschrijven op aanbestedingen. Maar hoe zorg je dat jouw organisatie als winnaar uit de bus komt? We helpen je graag op weg met de volgende tips:

•  Wees selectief op welke tenders je inschrijft

  De grootste valkuil, tijdens het tenderen, is dat je je organisatie inschrijft voor een onhaalbare opdracht. Bijvoorbeeld; omdat je niet aan alle gestelde eisen voldoet of het te bieden product /dienst nog teveel afwijkt van je huidige inventaris. Bekijk daarom de voorwaarden en je concurrenten kritisch. Met de handzame samenvatting onze TenderApp zie je of de tender past. Ook geeft TenderApp inzicht in wat aanbestedende concurrenten doen. Als ze altijd bepaalde tenders winnen, is jouw winkans kleiner. Zo is het eenvoudig tactisch te kiezen voor de tender waarbij je de grootste kans maakt. Handig, toch?
  

• Stel vragen aan de opdrachtgever

  Vooraf kun je informatieve vragen stellen om te ontdekken wat echt belangrijk is voor de aanbestedende partij. Ook kan je aangeven welke specifieke diensten of vaardigheden jij levert. Misschien vragen ze daar naar in de tender. Achteraf is het sowieso goed om vragen te stellen wanneer je de tender niet hebt gewonnen. Vraag altijd naar de redenen, zodat je hiervan kunt leren voor de volgende keer. Stel altijd van tevoren én achteraf vragen.

• Voldoe aan alle informatie die gevraagd wordt

  Zorg dat je je papieren op orde hebt. Basisinformatie die vrijwel altijd wordt gevraagd is een inschrijving van de Kamer van Koophandel, een bewijs dat je bedrijf niet in staat van faillissement verkeert en niet met de rechterlijke macht in aanraking is geweest, verklaringen van de Belastingdienst en het UWV, een bankgarantie en jaarrekeningen. Maak in je dossier duidelijk waar alle informatie staat en voorkom dat de opdrachtgever lang naar informatie moet zoeken. Let op de details, afwijken van een voorgeschreven regelafstand, fonttype, gesloten of open envelop etc. kan het verschil maken in het winnen of verliezen van een tender.

• Maak gebruik van een externe tender-deskundige

  Zelfs als je uitgebreide ervaring hebt met tenderen is het goed om een externe specialist in te schakelen. Dan heb je een fijne sparringspartner, die alles controleert en je door het tenderproces heen helpt. Schakel bijvoorbeeld een van onze partners in. 

• Verstuur je tenderinschrijving op tijd

  Dat je je inschrijving op tijd moet inleveren, ligt misschien voor de hand, maar het is wel erg belangrijk. Een te laat ingestuurde inschrijving of een inschrijving waarin informatie ontbreekt wordt namelijk niet meegenomen in het proces. Zelfs als dat maar een minuut afwijkt van de deadline. En dat zou pas echt zonde zijn!

De kans dat de concurrentie toeneemt vanwege de crisis, is aannemelijk. Naast de bovenstaande tips wordt een ijzersterke strategie voor het tenderen belangrijker dan ooit.  

Succesvolle strategie voor elk tenderproces

In de praktijk zien we vaak dat er veel tijd en geld verloren gaat aan het zoeken van de juiste tenderkansen en een niet optimale samenwerking tussen sales, bidmanagement en projectmanagement. Met de combinatie TenderApp en het toepassen van de Bidcycle methodiek verhoog je de efficiëntie van je tenderproces én je uiteindelijke kans om een tender te winnen.

Met de methodiek zet je overzichtelijke stappen in dé drie fases van een tenderproces: de beïnvloedingsfase, voorbereidingsfase en tenderfase. Zo neem je onder andere van te voren contact op met de aanbestedende dienst(en) die de tenders uitzetten. Dit zorgt dat je meer informatie krijgt dan wat er in de papieren staat. Deze informatie helpt je ook bij het bepalen of de tender interessant voor je organisatie is, maar ook bij het opstellen van een ijzersterke inschrijving. Met de methodiek krijg je meer grip op je tendermanagement en vergroot je je kans op gunning aanzienlijk!

Wil je meer weten over de Bidcycle? Download het whitepaper Bidcycle: