"Mijn werk? Elke dag 30 tenders samenvatten."

Channa en haar collega’s leveren per dag zo'n 30 handzame beschrijvingen. “We willen dat onze klanten binnen 5 minuten kunnen bepalen of de tender een kans voor hen is.“

Elke dag wordt voor alle openbare tenders in Nederland een handzame beschrijving geleverd. Dit handwerk verschijnt vervolgens in de database van Tenderapp, hooguit 24 uur na publicatie van de tender.

Zodra Channa binnenkomt, bekijkt ze het overzicht van nieuwe tenders. Er zijn in Nederland 10 verschillende platformen waarop dagelijks gemiddeld 30 tenders worden gepubliceerd: Negometrix, CTM Solution, Aanbestedingskalender, Tenderned, Commerce-hub, Ariba, EPO, United Nations (UNGM), NSPA (Nato) en TED Europa.

Een speciaal systeem scant al deze platformen en haalt de hele dag door nieuwe tenders binnen. Vervolgens heeft het team van Channa 24 uur de tijd om alle tenders te verwerken, zodat de klanten van TenderApp elke gepubliceerde tender binnen een dag kunnen zien.

Wanneer ze er eentje uitpikt, komt haar naam er bij te staan. De verwerkingstijd per tender is ongeveer 30 tot 45 minuten. Soms sneller, dit heeft vooral te maken met de complexiteit van de uitvraag. “Het uitvoeren van maaiwerkzaamheden” of “Het leveren van vrachtwagens” zijn eenvoudige opdrachten, dit versnelt het proces.

“Waarom we een beschrijving van elke tender maken? Omdat we willen dat onze klanten binnen 5 minuten kunnen bepalen of de tender al dan niet een kans voor hen is. Wij weten welke informatie je daarvoor nodig hebt en nemen het zoekwerk uit handen.”  

Daarnaast helpt het wanneer er een adviseur betrokken is bij de tender. Zij weten wat inschrijvers willen weten en nodig hebben, waardoor de kans op onduidelijkheid of vergeten documenten relatief klein is. 

Uiteraard duurt het soms ook wat langer. Bijvoorbeeld bij de tenders van De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Ze zijn meestal in het Engels geschreven en wat minder concreet dan bovengenoemde voorbeelden. In zo'n geval overlegt Channa soms met een collega of het hele team. 

Beschrijving van tenders

Channa leest de tender zorgvuldig door en maakt een beschrijving. Deze korte tekst heeft steeds dezelfde opbouw: een samenvattende zin, de scope van werkzaamheden, de omvang of totale waarde van de opdracht, contractinformatie zoals de looptijd en eventuele extra opmerkingen van TenderApp. 

Tags kiezen voor tenders

Na het samenvatten krijgt elke tender de juiste tags, zodat de tender goed vindbaar is. Bij ingewikkelde aanbestedingen overlegt Channa regelmatig met het team. Kan de klant deze aanbesteding met de gekozen tag vinden? Soms blijkt de tender zo uniek dat er een nieuwe tag gemaakt moet worden. Wanneer dit gebeurd, worden de klanten hiervan op de hoogte gebracht. 

Alle basisinformatie op één plek

Voordat de tender in de TenderIntelligence database geplaatst wordt, is deze altijd handmatig verrijkt. Niet alleen middels de korte beschrijving, maar ook door een overzicht van basisinformatie toe te voegen. Dit samen is alles wat een ondernemer nodig heeft om te kunnen beoordelen of deze tender geschikt voor hem is. 

De gegevens van de contactpersoon ziet TenderApp ook als basisinformatie, deze heb je namelijk nodig in de Beïnvloedingsfase. Draai gewoon het nummer wanneer je vragen hebt, je kunt hier lezen hoe inkopers reageren op je telefoontje.

E-mails

Naast het verwerken van alle tenders, moeten er ook aanpassingen doorgevoerd worden. TenderApp ontvangt tientallen mails per dag die op dezelfde dag nog worden verwerkt. Dat kan van alles zijn: herinneringen van inschrijfdata, gewijzigde sluitingsdata en aangepaste nota’s van inlichtingen.
Al deze nieuwe informatie is binnen 24 uur toegevoegd in TenderApp en zichtbaar voor onze klanten. 

Wie is de gegunde partij?

Het is altijd interessant om te weten wie een tender gewonnen heeft, zeker wanneer het je concurrent betreft. Toch wordt dit niet altijd openbaar gemaakt. Channa en het team nemen regelmatig contact op met aanbestedende diensten om daar achter te komen. Zodra het bekend is, wordt de naam toegevoegd bij de tender in TenderApp. 

Niets missen

TenderApp is compleet: alle tenders zitten erin. Een extra systeem zorgt ervoor dat alle nieuwe publicaties vrijwel direct bij de medewerkers van TenderApp binnenkomen. Aan het einde van elke dag wordt dit systeem door een collega van Channa gecontroleerd. 

“Om zeker te weten dat we geen tenders missen, telt mijn collega Marlot elke dag alle gepubliceerde tenders van de 10 bronnen bij elkaar op en checkt dit aantal met onze verwerkte tenders in TenderApp. We vullen het systeem aan met ons menselijk inzicht.”

Wil je weten wat we nog meer doen om tenders en jouw concurrenten in de gaten te houden?

Eenduidige werkwijze

Om ervoor te zorgen dat het hele team de tenders op dezelfde manier verwerkt, moet er onderling veel gecommuniceerd worden. Er zijn altijd verbeteringen mogelijk, maar dan moet wel het hele team daar 100% in meegaan.

“Wekelijks hebben we teambesprekingen over onze werkwijzen, om ervoor te zorgen dat we extreem op 1 lijn blijven. De database van TenderApp is een eenheid waarin elke tender exact hetzelfde opgebouwd is. Wanneer de lezer een tender aanklikt, moet hij met zijn ogen dicht de plek van de beschrijving of de looptijd aan kunnen wijzen.” 

Een team van 6

TenderApp heeft een team van 6 personen op de verwerking van de tenders gezet. Dit lijkt veel, maar het is absoluut nodig. Alle tenders op één platform en daarbij op exact dezelfde wijze opgebouwd  is uniek en vergt veel handwerk. Het is onmogelijk om dit automatisch te laten verlopen zonder af te doen aan de hoge kwaliteit en betrouwbaarheid die de database nu heeft. 

“Soms vind je de looptijd van een opdracht op pagina 3, soms vind je het helemaal niet. Er zijn geen regels omtrent de opbouw van een tender, iedereen doet dit op zijn eigen manier. Wij maken het ons eigen, vragen missende informatie op en maken er een overzichtelijk geheel van.  Er bestaat geen automatisch systeem wat al dat werk kan overnemen."

Alle andere aanbestedingsplatformen zijn gericht op de aanbestedende dienst. De inschrijver moet daarbij veel moeite doen om te vinden wat hij nodig heeft.

‘Wij doen dat werk voor je. Wij verwerken alle benodigde informatie steeds op dezelfde manier en denken vanuit de ondernemers. Onze klanten kunnen daardoor in één oogopslag zien welke tenders voor hen interessant zijn. Orde scheppen is onze kracht."

Nu je weet wat Channa doet, weet je ook wat jij nu niet meer hoeft te doen. Wil je nog succesvoller worden bij het inschrijven op aanbestedingen? Lees dan over onze BidCycle-methode.