Clafis: van reactief naar strategisch tendermanagement

Startsituatie voor TenderApp 

Toen Clafis met TenderApp in aanraking kwam, was er behoefte aan meer overzicht en meer structuur in het tenderproces. Zoals Robert het omschrijft, zocht Clafis naar een manier om eenvoudig inzicht te krijgen in vragen als:

• Welke tenders zijn er?

• Wat komt eraan?

• Welke contracten lopen er al bij klanten?

• Hoe kunnen we deze informatie makkelijk delen met collega’s?

De behoefte was dus niet alleen operationeel, maar ook strategisch: beter zicht krijgen op de markt en op de klanten die voor Clafis belangrijk zijn.

De uitdaging

De grootste uitdaging voor Clafis zat in het voorkomen van reactief tenderen.

Wanneer je pas in actie komt zodra een aanbesteding gepubliceerd is, ben je vaak te laat om nog echt invloed uit te oefenen. Dan ontbreekt de tijd om klantkennis op te bouwen, de vraag achter de vraag te begrijpen en je propositie goed aan te laten sluiten op wat een opdrachtgever nodig heeft.

Dat leidt al snel tot een aanpak waarbij je breed reageert op kansen, zonder heldere focus. Zoals Robert het treffend zegt:

“Als je reactief tendert en geen duidelijke visie hebt voor wie je wil gaan, dan is het eigenlijk schieten met hagel. En we willen gewoon scherpschutters zijn.”

Voor Clafis was het dus belangrijk om verder terug in het proces te gaan: minder reageren op wat al op de markt staat, en meer werken aan strategisch tendermanagement aan de voorkant.

Onze oplossing

Met TenderApp kreeg Clafis één centrale plek om inzicht te krijgen in aanbestedingen die eraan komen, in lopende contracten en in strategische klanten die gevolgd moeten worden.

TenderApp hielp Clafis om:

• overzicht te creëren in relevante tenders;

• belangrijke klanten structureel te volgen;

• een eigen tenderkalender op te bouwen;

• kennis over klanten en contracten organisatiebreed toegankelijk te maken.

Vanuit die basis kon Clafis de volgende stap zetten: niet alleen signaleren, maar ook de BIT Cycle-methode omarmen om het tenderproces strategischer in te richten.

Dat betekent concreet dat Clafis nu steeds verder teruggaat in de klantreis, om al een half jaar tot een jaar vóór publicatie in gesprek te zijn met klanten en beter voorbereid aan een aanbesteding te beginnen.

Clafis: van reactief naar strategisch tendermanagement

Het resultaat

De impact van deze aanpak werd al snel zichtbaar.

Door eerder in het proces klantkennis op te bouwen, kon Clafis beter begrijpen wat er bij opdrachtgevers speelde en die inzichten vertalen naar sterkere inschrijvingen. In plaats van alleen te reageren op de formele uitvraag, kon het team beter inspelen op de onderliggende behoefte van de klant.

Dat leverde niet alleen meer focus op, maar ook concreet resultaat. Een mooi voorbeeld daarvan is Vitens, waar Clafis via TenderApp eerder zicht kreeg op de kans en deze wist te verzilveren.

Daarnaast merkte Clafis dat de kwaliteit van inschrijvingen omhoogging. Door marktkennis en klantkennis beter te ontsluiten, werd het mogelijk om antwoorden veel scherper aan te laten sluiten op de werkelijke zorg of uitdaging van de opdrachtgever.

Zoals Robert beschrijft:

 “Als je die vertaling goed maakt, zet je een oplossing neer die de klant maximaal helpt. En dat zie je terug in de beoordeling." 

Toekomstperspectief

Voor Clafis zit de echte waarde niet alleen in beter inzicht in tenders van vandaag, maar vooral in de mogelijkheid om structureel proactiever te werken.

De ambitie is helder:

• klanten eerder volgen;

• contracten en aanbestedingscycli beter begrijpen;

• ruim voor publicatie al relaties opbouwen;

• steeds verder naar voren bewegen in het commerciële proces.

TenderApp is daarmee niet alleen een tool om kansen te signaleren, maar ook een fundament voor strategisch tendermanagement.

 “Ga het gebruiken vooral in eerste instantie. Kijk wat je ermee kan. Maar omarm heel snel die bidcycle. Want juist die stap maakt het verschil tussen reactief tenderen en echt aan de voorkant zitten."