Overheidsorganisaties hebben een aanbestedingsplicht wanneer een opdracht een drempelbedrag overstijgt. Doordat overheden gefinancierd worden met gemeenschapsgeld, hebben zij een plicht een transparant inkoopbeleid te hanteren. Door een aanbesteding te publiceren wordt de concurrentie tussen partijen onderling gestimuleerd én krijgen ze dezelfde kansen om de aanbesteding te winnen. Maar hoe signaleer je nu de meest trefzekere kansen én zorg je bovendien dat je deze ook gegund krijgt?
Inschrijven op aanbestedingen in het MKB
Voor sommige organisaties is het inschrijven op aanbestedingen (of tenders) onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden, maar als midden- of kleinbedrijf zit je misschien al gebakken voor de komende jaren als je één aanbesteding wint. Niet gek dus dat je je op iedere aanbesteding inschrijft. Je spreidt je winkansen en niet geschoten is altijd mis. Toch?!
Dit is niet de manier waarmee je succesvol aanbestedingen binnenhaalt. Door op iedere aanbesteding in te schrijven schuilt het gevaar dat je geen focus hebt en daarmee geen enkele aanbesteding wint. Dit proces slurpt dan zoveel tijd, geld en energie op dat het verre van rendabel is. En dat is het tegenovergestelde van wat je wilt bereiken.
We vertellen je daarom hoe je de voor jouw organisatie meest relevante aanbestedingen zoekt, vindt én meer kans maakt om ze daadwerkelijk gegund te krijgen.
Stap 1: Identificeer kansen in plaats van mogelijkheden
Voorbereiding is het halve werk. Het is verstandig om, voordat je gericht naar aanbestedingen gaat zoeken, de scope van je onderneming vast te leggen. Door een interne- en marktanalyse weet je precies wanneer aanbestedingen interessant zijn. Zo verklein je de visvijver, maar focus je op een beter resultaat.
Zodra de scope is bepaald, ga je gericht naar aanbestedingen zoeken. Gebruik hierbij de slimme filters in TenderApp om tijd te besparen. Met de functionaliteit TenderSignalering ontvang je dagelijks signaleringsmails wanneer er tenders zijn gepubliceerd die voldoen aan jouw gedetailleerde zoekcriteria. In TenderForecast bouw je een pipeline van komende relevante tenderpublicaties.
Door deze twee TenderApp tools te gebruiken weet je zeker dat je alleen de juiste en meest kansrijke openbare aanbestedingen signaleert, zonder er actief naar te hoeven zoeken.
Tip1: Ontdek trends met TenderInsights en TenderIntelligence
Signaleer je een bepaalde trend? Wellicht ligt daar een mooie kans voor je. Als voorbeeld: je werkt regelmatig voor gemeenten en hebt gehoord over Rapid Circular Contracting (RCC), waarin geen voorbestemde eindoplossing wordt aanbesteed, maar een samenwerkingscontract. Je wilt weten of dit toeval is, of dat meer gemeenten dit hanteren in hun aanbestedingsproces.
Met TenderIntelligence zoek je eenvoudig op ‘RCC’ bij specifieke aanbestedende diensten, in dit geval ‘Gemeenten’. Zo zie je in een overzicht welke gemeenten een dergelijke aanbesteding heeft openstaan of doorlopen.
In TenderInsight kun je zoeken op inschrijvers (waaronder je concurrenten), aanbestedende diensten en adviseurs. Door de aanbestedingsdocumenten van bijvoorbeeld aan je concurrent gegunde tenders te scannen, signaleer je eenvoudig nieuwe trends. Vraagt iedere opdrachtgever om een specifiek ISO-certificaat dat jij niet in bezit hebt? Dan weet je wat je te doen staat.
Stap 2: Bouw relaties op nog voordat de tender is gepubliceerd
Ga je pas in actiemodus op het moment dat een tender wordt gepubliceerd? Dan ben je vaak al te laat. Wanneer andere partijen al voor de publicatie in contact zijn getreden met de aanbestedende dienst hebben zij een voorsprong. De partij heeft immers al de kans gehad om producten/diensten bij de inkoper onder de aandacht te brengen. Hierdoor kan de uiteindelijke aanbesteding geschreven zijn naar de kenmerken van de partij of dienst/product. Een netwerk opbouwen en relaties versterken is daarom essentieel.
Verdiep je dus niet alleen in gepubliceerde tenders, maar kijk ook naar historische tenders die in het verleden aan je neus voorbij gingen. Met TenderForecast bouw je een overzicht van historische tenderpublicaties die voldoen aan je eerder opgestelde scope. Twaalf maanden voor de (initiële) contractduur afloopt verschijnen ze automatisch in je forecast, inclusief de mogelijke verlengingen. Het is ook mogelijk te filteren op definitieve einddatum. Grote kans dat de aanbestedende partij de tender binnenkort opnieuw publiceert. Zo kun je je alvast voorbereiden en voor de publicatie contact leggen of de relatie versterken met de desbetreffende inkoper. Voor het gemak zijn de tenderdocumenten, gunningsinformatie en eventuele aantekeningen van de eerdere publicatiein TenderApp eenvoudig beschikbaar.
Zorg dus dat je, voordat je op zoek gaat naar actuele kansen, al vooronderzoek hebt gedaan. Dat kan eenvoudig met de verrijkte data in TenderApp.
Tip 2: Maak gebruik van historische tenderdata in TenderApp
Grote kans dat de aanbestedende partij niet voor het eerst een tender publiceert. Je wilt weten wat er eerder is aanbesteed in je branche, wat de vorige keer de doorslaggevende factor was en wie de tender gegund werd. Deze informatie zoek je middels zoekcriteria in TenderIntelligence. Vervolgens bouw je eenvoudig je eigen TenderForecast met historische tenderdata, met daarin de oorspronkelijke aanbestedingsdocumenten, gunningsinformatie en contracttermijnen. Zo heb je alle informatie op een plek die jou munitie geeft om die tender sneller binnen te halen.
Stap 3: Selecteer de meest kansrijke tenders
Dagelijks zijn wij bij TenderApp druk bezig alle Nederlandse openbare aanbestedingen uit zeventien (!) bronnen in ons platform te plaatsen, inclusief samenvatting, verrijkte data en alle bijbehorende documenten en deadlines. Binnen 24 uur vind je als gebruiker van TenderApp de tender in je overzicht en hoef je, dankzij de samenvatting, niet eerst honderden pagina’s aan informatie in het bestek door te spitten. Het is dus eenvoudig om snel kansen te identificeren en interessante tenders te selecteren om op in te gaan schrijven. Dat geeft jou als gebruiker een voorsprong op de concurrent die geen TenderApp gebruikt.
In een eerdere stap heb je al marktonderzoek uitgevoerd. Je kent de trends binnen die specifieke sector en hebt bepaald op welke behoeften je gaat inspelen. Dit samen heeft geresulteerd in je scope. Met deze randvoorwaarden voor je tenderselectie stel je een shortlist op met huidige en toekomstige aanbestedingen die het best voldoen aan de combinatie van je scope en en je product of dienst.
Tip 3: Een goed zoekprofiel opstellen
In TenderApp kun je zoekprofielen op verschillende criteria bouwen. Denk hierbij aan (type) aanbestedende diensten, type procedure, locaties, zoekwoorden en matching tags. Matching tags zijn onze bewezen tegenhanger van door de inkoper gehanteerde (foutgevoelige) CPV codes. Alle bevindingen uit stap 1 t/m 3 vertaal je terug naar je zoekprofiel. Op basis van alle verzamelde informatie bepaal je welke aanbestedingen het best voldoen aan de combinatie tussen de behoeften van de potentiële opdrachtgevers in combinatie met je product of dienst. Zo houdt je je zoekprofiel altijd scherp en up to date.
Wanneer je je zoekprofielen scherp hebt en er dagelijks een shortlist met signaleringen wordt gemaild, betekent dit nog niet dat je automatisch op alle tenders je gaat inschrijven. Ook het eisenpakket van de aanbestedende dienst kan je nog doen besluiten dat deze tender toch niet goed bij de onderneming past.
Stap 4: Analyseer de uitvraag
Tot slot kijk je kritisch naar de uitvraag. Kan jij voldoen aan het pakket van eisen? Heb je bijvoorbeeld alle benodigde certificeringen? Bekijk ook de uitsluitingsgronden aandachtig. Wees zeker dat je kunt voldoen aan de eisen van de aanbestedende dienst. Met de handmatig samengestelde samenvatting in TenderApp zetten we alle benodigde informatie voor je op een rijtje.
Je hebt nu al het voorwerk gedaan voor je bid/no-bid beslissing. Het is nu tijd om met de stakeholders om tafel te gaan. Alle keuzes zijn goed gefundeerd en gedocumenteerd, waardoor je ongetwijfeld snel en efficiënt een beslissing kunt maken
Heb je behoefte aan een gedetailleerd stappenplan om de ultieme inschrijving samen te stellen en de kans op gunning te vergroten? Lees daarvoor ons whitepaper.
